Po skončení pracovného pomeru zamestnanca čaká zamestnávateľa nielen proces odovzdania potrebných dokumentov ako zápočtový list, ale aj splnenie dôležitých oznamovacích povinností voči Sociálnej poisťovni. Kľúčovou otázkou, ktorá sa často objavuje v praxi, je práve lehota na odhlásenie zamestnanca zo Sociálnej poisťovne. Táto lehota prešla v posledných rokoch zmenami, ktoré majú za cieľ znížiť administratívnu záťaž a zjednotiť procesy.
Vývoj legislatívy a zmena lehôt
Historicky bola lehota na odhlásenie zamestnanca z registra poistencov v Sociálnej poisťovni extrémne krátka - len jeden deň po skončení pracovnoprávneho vzťahu. Táto jednodňová lehota predstavovala pre mnohých zamestnávateľov značnú výzvu, najmä v prípadoch, keď sa výpovede zasielali poštou. Občasné oneskorenie pri doručení alebo prevzatí zásielky mohlo viesť k nedodržaniu zákonnej lehoty, čo následne mohlo viesť k sankciám zo strany Sociálnej poisťovne.
Vláda SR reagovala na tieto problémy a v rámci snahy o znižovanie administratívnej záťaže prijala legislatívne zmeny. Kľúčovou zmenou bolo nadobudnutie účinnosti zákona č. 266/2017 Z. z., ktorým sa mení a dopĺňa zákon č. 461/2003 Z. z. o sociálnom poistení. Tieto zmeny, ktoré vstúpili do platnosti 1. januára 2018, priniesli zásadné úpravy v lehotách súvisiacich so sociálnym poistením.
Nová osemdňová lehota na odhlásenie zamestnanca
Najvýznamnejšou zmenou pre zamestnávateľov je predĺženie lehoty na odhlásenie zamestnanca z registra poistencov. Kým do konca roka 2017 bola táto lehota stanovená na jeden deň po skončení pracovného pomeru, od 1. januára 2018 sa predĺžila na osem dní. Toto predĺženie znamená, že zamestnávateľ má teraz dostatočný časový priestor na administratívne úkony spojené s ukončením pracovného pomeru a odhlásením zamestnanca bez rizika porušenia zákonnej lehoty.
Táto zmena zároveň zjednotila lehotu na odhlásenie zamestnanca s lehotou na odhlásenie samotného zamestnávateľa zo Sociálnej poisťovne v prípade, ak prestane zamestnávať. Taktiež došlo k zjednoteniu lehoty na prihlásenie zamestnávateľa do registra zamestnávateľov, ktorá sa rovnako predĺžila na osem dní. Pôvodne bol zamestnávateľ povinný prihlásiť sa do registra najneskôr v deň predchádzajúci dňu začatia zamestnávania prvého zamestnanca, čo predstavovalo výrazne kratšiu lehotu ako osem dní, do ktorých sa mohol prihlásiť do konca roka 2017.
Je dôležité poznamenať, že novela zákona o sociálnom poistení nezmenila lehotu na prihlásenie zamestnanca do Sociálnej poisťovne, ktorá zostáva nezmenená - deň pred vznikom poistenia, najneskôr pred začatím výkonu činnosti zamestnanca. Zamestnávatelia si často mýlia túto lehotu s lehotami podľa zákona o nelegálnej práci, ktorý síce toleruje sedemdňovú lehotu na prihlásenie zamestnanca, ale nezmenšuje zodpovednosť zamestnávateľa podľa zákona o sociálnom poistení.
Povinnosti zamestnávateľa pri skončení pracovného pomeru
Po skončení pracovného pomeru zamestnanca má zamestnávateľ radu povinností, ktoré musí splniť voči rôznym inštitúciám. Okrem už spomenutého odhlásenia zo Sociálnej poisťovne je zamestnávateľ povinný:
- Vydať zamestnancovi zápočtový list: Podľa § 75 ods. 2 Zákonníka práce je zamestnávateľ povinný vydať zamestnancovi potvrdenie o zamestnaní (tzv. „zápočtový list“) bez toho, aby ho zamestnanec oň musel žiadať. Tento dokument obsahuje kľúčové informácie o dobe trvania pracovného pomeru, druhu vykonávaných prác, zrážkach zo mzdy, poskytnutej mzde a iných relevantných skutočnostiach rozhodujúcich pre ďalšie sociálne a daňové úkony zamestnanca. V prípade, že zamestnávateľ odmietne vydať zápočtový list, koná v rozpore s predpismi a zamestnanec má právo podať sťažnosť na príslušný inšpektorát práce.
- Predložiť Sociálnej poisťovni evidenčný list dôchodkového poistenia (ELDP): Zamestnávateľ je povinný predložiť Sociálnej poisťovni evidenciu zamestnanca na účely sociálneho poistenia a starobného dôchodkového sporenia. Túto povinnosť si plní na formulári „Evidenčný list dôchodkového poistenia“, ktorý sa predkladá elektronicky prostredníctvom elektronických služieb Sociálnej poisťovne. Lehota na predloženie je v splatnosti poistného a príspevkov za kalendárny mesiac, v ktorom zamestnanec skončil pracovný pomer. Za nesplnenie tejto povinnosti hrozí zamestnávateľovi pokuta až do výšky 16 596,96 eur.
- Odhlásiť zamestnávateľa zo Sociálnej poisťovne: Ak zamestnávateľ po skončení pracovného pomeru s posledným zamestnancom prestane zamestnávať, je povinný odhlásiť sa z registra zamestnávateľov v Sociálnej poisťovni do ôsmich dní odo dňa, kedy už nezamestnáva žiadneho zamestnanca. Odhlásenie sa realizuje prostredníctvom formuláru „Registračný list zamestnávateľa“.
- Oznámiť zánik platiteľa poistného zdravotnej poisťovni: Zamestnávateľ je povinný oznámiť zdravotnej poisťovni zmenu platiteľa poistného najneskôr do ôsmich pracovných dní od skončenia pracovného pomeru. V prípade, že zamestnávateľ skončí pracovné pomery so všetkými zamestnancami a nebude zamestnávať nikoho, je povinný oznámiť zdravotnej poisťovni zánik platiteľa poistného do ôsmich pracovných dní.
- Oznámiť daňovému úradu zánik platiteľa dane: Ak podnikateľ skončí všetky pracovné pomery a nebude už zamestnávať žiadneho zamestnanca, pričom naďalej vykonáva podnikateľskú činnosť, je povinný oznámiť daňovému úradu skutočnosť, že prestal byť platiteľom dane z príjmov zo závislej činnosti. Toto oznámenie je potrebné urobiť do 30 dní odo dňa, kedy táto zmena nastala, a vykonáva sa prostredníctvom formuláru „Žiadosť o registráciu, oznámenie zmien, žiadosť o zrušenie registrácie na daň z príjmov a daň z pridanej hodnoty“.
Možnosti elektronickej komunikácie
Sociálna poisťovňa v snahe o modernizáciu a zefektívnenie procesov umožňuje zamestnávateľom využívať rôzne elektronické formy komunikácie. Prihlasovanie a odhlasovanie zamestnancov, ako aj prihlasovanie a odhlasovanie zamestnávateľa, je možné realizovať nielen prostredníctvom elektronických služieb Sociálnej poisťovne (SES SP), ale aj cez SMS, fax, e-mail a dokonca aj mobilnú aplikáciu. Je však dôležité poznamenať, že akékoľvek elektronické prihlásenie či odhlásenie musí byť potvrdené zaslaním riadneho Registračného listu fyzickej osoby (RLFO) alebo Registračného listu zamestnávateľa (RLZ) cez systém elektronických služieb Sociálnej poisťovne, a to najneskôr do troch dní od vykonania prvotného elektronického úkonu.
Sankcie za nedodržanie povinností
Porušenie oznamovacích a odvodových povinností voči Sociálnej poisťovni nie je bez následkov. Sociálna poisťovňa nevyvodzuje dôsledky voči zamestnancovi, ale voči zamestnávateľovi. V zmysle § 239 zákona o sociálnom poistení môže byť zamestnávateľovi uložená pokuta až do výšky 16 596,96 eur. Okrem pokút môže dôjsť aj k iným sankciám, ktoré môžu negatívne ovplyvniť ekonomickú situáciu zamestnávateľa.
Dôležitosť správneho postupu pre zamestnanca
Hoci hlavné povinnosti po skončení pracovného pomeru nesú zamestnávatelia, zamestnanec by mal byť informovaný o svojich právach a povinnostiach. V prípade, že zamestnávateľ neplní svoje zákonné povinnosti, napríklad neodhlási zamestnanca včas, zamestnanec by mal situáciu riešiť. Môže sa informovať na pobočke Sociálnej poisťovne, či bol riadne odhlásený, a v prípade nedoplatkov či iných problémov môže podať podnet na Sociálnu poisťovňu na uloženie pokuty zamestnávateľovi. Rovnako tak, ak zamestnávateľ odmietne vydať zápočtový list, zamestnanec má právo obrátiť sa na Inšpektorát práce. V prípade nezaplatených miezd je na mieste podať súdnu žalobu.
Je dôležité, aby si zamestnanci pri nástupe do nového zamestnania overili, či boli riadne odhlásení z predchádzajúceho zamestnania a či nový zamestnávateľ začal za nich odvádzať poistné. V prípade poberania dávky v nezamestnanosti je potrebné doložiť všetky potrebné doklady na úrad práce, pričom v niektorých prípadoch môže Sociálna poisťovňa vyplácať dávky preddavkovo.
Dodržiavanie správnych postupov a lehôt pri odhlásení zo Sociálnej poisťovne je kľúčové pre hladký priebeh administratívnych procesov po skončení pracovného pomeru, a to ako pre zamestnávateľa, tak aj pre zamestnanca. Novela zákona o sociálnom poistení z roku 2018 výrazne pomohla zmierniť tlak na zamestnávateľov tým, že predĺžila lehotu na odhlásenie zamestnanca na osem dní, čím sa proces stal menej stresujúcim a náchylným na chyby.