Služobné cesty sú neoddeliteľnou súčasťou pracovného života mnohých zamestnancov a podnikateľov. Bez ohľadu na to, či ide o krátku návštevu klienta v susednom meste, viacdňovú pracovnú cestu po Slovensku alebo vyslanie do zahraničia, s týmito cestami sú spojené aj finančné náklady. Zákon o cestovných náhradách č. 283/2002 Z. z. v znení neskorších predpisov upravuje práva a povinnosti zamestnancov a zamestnávateľov v súvislosti s týmito výdavkami. Kľúčovým dokumentom pre vyčíslenie a preplatenie týchto nákladov je cestovný príkaz.
Čo je pracovná cesta a cestovný príkaz?
Podľa § 2 ods. 1 zákona o cestovných náhradách, pracovná cesta je čas od nástupu zamestnanca na cestu na výkon práce do iného miesta, ako je jeho pravidelné pracovisko, vrátane výkonu práce v tomto mieste do skončenia tejto cesty. Dôležité je rozlišovať pravidelné pracovisko, ktorým je miesto výkonu práce dohodnuté v pracovnej zmluve alebo v inej dohode. Cesta z bydliska zamestnanca do jeho pravidelného pracoviska sa za pracovnú cestu nepovažuje. Cestovný príkaz sa vypĺňa vždy, keď zamestnanec vycestuje na pracovnú cestu - teda ešte pred jej uskutočnením. Slúži ako doklad o tom, kde sa zamestnanec v pracovnej dobe nachádzal, a na základe tohto dokumentu má zamestnanec právo na stravné a ďalšie cestovné náhrady. Zamestnanca nemožno na služobnú cestu vyslať bez jeho súhlasu, ktorý zamestnanec vyjadruje podpisom cestovného príkazu.
Nárok na cestovné náhrady: Kto ich môže dostať?
Nárok na cestovné náhrady podľa slovenského práva má zamestnanec v pracovnom pomere, štátny zamestnanec, člen družstva (ak je pracovný vzťah podmienkou členstva), ako aj dočasne pridelený zamestnanec. Nárok môže vzniknúť aj osobám na základe dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru, ale len v prípade, ak je náhrada cestovného dohodnutá v dohode. Zákon o cestovných náhradách tiež definuje ďalšie osoby, ako sú napríklad zahraniční zamestnanci, rodinní príslušníci zamestnancov v zahraničí, či verejní funkcionári. Konateľ spoločnosti, ktorý nie je v pracovnoprávnom vzťahu so spoločnosťou, má na cestovné náhrady taktiež nárok, pričom za pracovnú cestu sa považuje každá jeho cesta, v rámci ktorej plní funkciu vyplývajúcu z jeho postavenia.
Osobitnou kategóriou sú SZČO (samostatne zárobkovo činné osoby). Tie si môžu do daňových výdavkov uplatniť náklady vynaložené v súvislosti so svojou podnikateľskou činnosťou vykonávanou na inom mieste, ako je miesto pravidelného výkonu podnikania. Pre SZČO platia odlišné pravidlá pre uplatňovanie stravného a cestovných náhrad, pričom je dôležité viesť evidenciu o pracovných cestách.
Výška cestovných náhrad: Čo všetko zahŕňajú?
Cestovné náhrady zahŕňajú kompenzáciu viacerých druhov výdavkov:
- Náhrada cestovných výdavkov: Ide o preukázané náklady na dopravu, ako sú cestovné lístky na verejnú dopravu (autobus, vlak, MHD), letenky, alebo náklady za použitie taxislužby.
- Náhrada za použitie vlastného motorového vozidla (MV): Ak zamestnanec použije na pracovnej ceste vlastné vozidlo, má nárok na náhradu za spotrebované pohonné látky (PHL) a základnú náhradu za každý kilometer jazdy. Výška základnej náhrady závisí od typu vozidla (napr. jednostopové vozidlá, osobné motorové vozidlá). Pri výpočte náhrady za PHL sa používa jednotková cena PHL alebo sa vychádza z údajov v technickom preukaze. Dôležité je tiež dodržiavať ustanovenia týkajúce sa používania MV s prívesným vozíkom či vozidiel na plyn.
- Náhrady ubytovacích výdavkov: Toto je jedna z kľúčových oblastí, ktorú mnohí riešia pri služobných cestách. Zamestnávateľ je povinný uhradiť zamestnancovi preukázané výdavky za ubytovanie. Zamestnanec preukazuje tieto výdavky dokladom v podobe hotelového účtu alebo účtu zo súkromného ubytovacieho zariadenia. Podľa informácií Ministerstva práce, sociálnych vecí a rodiny SR, na ubytovanie nie sú zákonom o cestovných náhradách ustanovené žiadne limity a zamestnávateľ si ich ani nemôže určiť sám, napr. vo svojom internom predpise. V internom predpise však možno vymedziť spôsob ubytovania (napr. hotel do určitej kategórie, ubytovňa, penzión), nie však finančný limit na ubytovanie. Zamestnanec predloží zamestnávateľovi napr. hotelový účet alebo účet zo súkromného ubytovacieho zariadenia.
- Náhrady iných preukázaných výdavkov: Sem patria napríklad poplatky za parkovanie, diaľničné známky, vstupné na služobné podujatia, poplatky za telefónne hovory a podobne.
- Stravné (diéty): Zamestnancovi patrí stravné vo forme paušálnych súm podľa dĺžky pracovnej cesty. Výška stravného sa líši v závislosti od časového pásma (napr. nad 12 hodín, nad 18 hodín) a od toho, či ide o tuzemskú alebo zahraničnú pracovnú cestu. Pri zahraničných pracovných cestách sa stravné vypočítava podľa sadzieb pre jednotlivé krajiny.
Paušalizácia cestovných náhrad
Ustanovenie § 34 ZCN umožňuje, aby podnikateľ cestovné náhrady poskytované podľa ZCN paušalizoval. Tento postup môže zamestnávateľ zvoliť v záujme zjednodušenia a zníženia administratívy. Pri výpočte paušálu sa však musia dodržať ustanovenia § 34 ZCN, podľa ktorého sa pri výpočte paušálu vychádza z priemerných podmienok rozhodujúcich na poskytovanie náhrad zamestnancovi alebo skupine zamestnancov. Zamestnávateľ je povinný paušálnu sumu preskúmať a upraviť, ak sa zmenia podmienky, za ktorých bola určená. Paušálne náhrady je možné stanoviť individuálne pre jedného zamestnanca alebo pre skupinu zamestnancov.
Vyúčtovanie pracovnej cesty
Po skončení pracovnej cesty je zamestnanec povinný predložiť zamestnávateľovi vyúčtovanie pracovnej cesty do 10 dní od jej skončenia. Vyúčtovanie sa vypĺňa spoločne s účtovníkom a zamestnanec k nemu priloží všetky doklady za výdavky spojené s pracovnou cestou, ako sú hotelové účty, cestovné lístky, doklady o nákupe pohonných hmôt a podobne. Pokiaľ bola poskytnutá záloha, tá sa tiež zohľadní vo vyúčtovaní.
Ubytovanie a daňové aspekty
Cestovné náhrady, vrátane náhrad za ubytovanie, sú pre zamestnávateľa daňovo uznaným výdavkom (podľa § 19 ods. 2 písm. d) zákona o dani z príjmov) do výšky, na ktorú vzniká nárok podľa osobitných predpisov, teda podľa Zákona o cestovných náhradách. To znamená, že preukázané výdavky za ubytovanie, ktoré spĺňajú podmienky Zákona o cestovných náhradách a nie sú obmedzené žiadnymi limitmi, si zamestnávateľ môže zahrnúť do svojich daňových výdavkov.
V prípade, že zamestnávateľ zabezpečí ubytovanie pre zamestnanca (napr. prostredníctvom prenájmu bytu), náklady na prenájom a súvisiace prevádzkové výdavky môžu byť tiež uznané za daňové výdavky za splnenia podmienky daňového výdavku podľa § 2 písm. i) ZDP.
Pri SZČO platí, že ak si uplatňujú výdavky na ubytovanie, musia si vybrať zariadenie prevádzkované na základe živnostenského oprávnenia alebo obdobného oprávnenia. Ubytovanie u fyzickej osoby, ktorá nemá oprávnenie na poskytovanie ubytovacích služieb, nie je považované za daňovo uznateľné.
Vytvorenie tuzemského cestovného príkazu
Dôležité aspekty a zmeny
Zákon o cestovných náhradách prešiel viacerými novelami, ktoré prinášajú aktualizácie výšky sadzieb a pravidiel. Napríklad, od 1. marca 2025 platí zvýšená výška základnej náhrady za kilometer pri použití jednostopového vozidla. Je dôležité sledovať aktuálne znenie zákona a prípadné novely, ktoré sa zvyčajne schvaľujú koncom roka pre nasledujúci rok.
V súvislosti s ubytovaním je kľúčové zdôrazniť, že zákon o cestovných náhradách neustanovuje žiadne finančné limity na preukázané výdavky za ubytovanie. Zamestnávateľ si tieto limity nemôže určiť ani vo svojom internom predpise. Môže však vymedziť spôsob ubytovania, napríklad preferovaný typ zariadenia.
Pri vyúčtovaní pracovnej cesty je nevyhnutné predložiť všetky relevantné doklady. V prípade, že zamestnanec stratil doklad o ubytovaní, môže mu zamestnávateľ v súlade s § 35 ods. 1 ZCN poskytnúť náhrady v sume podľa vlastného zváženia, pričom prihliada na podmienky, ktoré určil zamestnancovi pri vyslaní na pracovnú cestu.
Efektívne riadenie cestovných náhrad a správne vypĺňanie cestovných príkazov sú dôležité nielen pre dodržanie zákona, ale aj pre zabezpečenie hladkého chodu firmy a spokojnosť zamestnancov.