Prenájom platený vopred: Ako na to z pohľadu daňových nákladov a účtovníctva

Práca z domu sa stala pre mnohých podnikateľov a živnostníkov bežnou realitou. S týmto trendom však prichádza aj potreba správne riešiť súvisiace náklady, predovšetkým tie, ktoré sa týkajú energií, internetu a iných prevádzkových nákladov domácnosti, ktoré sa zároveň využívajú na podnikanie. V slovenskej legislatíve síce neexistuje priame a jednoznačné pravidlo, ktoré by definovalo, akú časť z týchto nákladov je možné si uplatniť v daňových nákladoch podnikateľa, avšak existujú spôsoby, ako tento problém riešiť. Tento článok sa venuje detailom, ako správne postupovať pri uplatňovaní nákladov súvisiacich s domácou kanceláriou a ako účtovať o preddavkoch na nájomné a kauciách.

Domáca kancelária: Výzva pre daňové náklady

Zákon o dani z príjmov (ani iné podobné predpisy) explicitne neuvádza možnosť uplatniť si náklady súvisiace s domácou kanceláriou. Podnikatelia sa tak musia riadiť základnou definíciou daňového nákladu: všetko, čo podnikateľ vynaložil na dosiahnutie svojich príjmov. V praxi to znamená, že je potrebné tieto náklady dôkladne zdôvodniť a preukázať ich súvislosť s podnikaním.

Klasickou situáciou je, ak podnikateľ, napríklad dizajnér, programátor, účtovník či projektant, vlastní trojizbový byt, v ktorom býva s rodinou, ale jednu izbu má zriadenú ako pracovňu. Prirodzene, chce si do daňových nákladov preniesť časť nákladov súvisiacich s touto domácou pracovňou.

Kľúčom je správne vyčíslenie pomeru:

• Výmera ako kritérium: Najprirodzenejším a najčastejšie používaným kritériom pre vyčíslenie pomeru je výmera. Vypočíta sa podiel plochy domácej kancelárie na celkovej ploche bytu či domu. Tento pomer sa potom aplikuje na celkové náklady súvisiace s nehnuteľnosťou, ako sú nájomné, energie (vykurovanie, elektrina) a podobne.
• Obhajoba pred daňovou kontrolou: Pri daňovej kontrole je dôležité vedieť obhájiť zvolený postup. Odporúča sa konzultovať s odborníkmi alebo sa informovať u správcu dane o preferovaných kritériách. Podľa § 3 Zákona o správe daní, správca dane má povinnosť postupovať v správe daní tak, aby boli minimalizované riziká a zabezpečená objektívnosť. Ak má správca dane iný odborný názor alebo vie kritizovať váš postup, mal by vám v elementárnom probléme poradiť.
• Energií a iné sporné položky: Nie všetky náklady sú jednoznačné. Napríklad, pri energiách ako voda, môže byť ich uplatnenie sporné. Je otázne, či fyzická osoba pracujúca v byte skutočne spotrebuje pomernú časť vody, ktorá sa používa aj na iné účely, ako je sprchovanie. Odporúča sa pri takýchto položkách postupovať obozretne.
• Predaj nehnuteľnosti: Je dôležité vedieť, že pri predaji bytu či domu, na ktorý sa vzťahuje oslobodenie od dane po piatich rokoch, nie je možné uplatniť oslobodenie aj na pomernú časť, ktorá sa používala na podnikanie a bola v nákladoch.

Alternatívne modely a ich špecifiká

1. Dve pracovné priestory:

Bežným modelom je, ak podnikateľ pracuje nielen v kancelárii, ale aj doma (napríklad kvôli potrebe byť online po večeroch, študovať a pod.). V takomto prípade má podnikateľ dva pracovné priestory. Dnes je tiež bežné využívanie coworkingových priestorov alebo práca z iných miest.

2. Juridické a administratívne aspekty:

• Schválenie hygienou: Každý podnikateľský priestor na Slovensku musí byť schválený regionálnym úradom verejného zdravotníctva, vrátane domácej pracovne.
• Zmena účelu užívania: Častým názorom z praxe je, že časť bytu či domu používaná na podnikanie by mala mať zmenený účel užívania z "bývanie" na "podnikanie" na stavebnom úrade. Avšak, názor autora článku je, že táto povinnosť nesúvisí s uznateľnosťou daňového nákladu, ktorý si podnikateľ musí obhájiť samostatne iným postupom.

3. Podnikanie cez eseročku:

Ak podnikateľ funguje cez vlastnú eseročku (spoločnosť s ručením obmedzeným), situácia sa komplikuje. Eseročke ako samostatnému subjektu nie je možné len tak automaticky zahrnúť do nákladov časť nákladov spoločníka.

• Prenájom nehnuteľnosti eseročke: Spoločník ako majiteľ nehnuteľnosti môže prenajať jej časť (alebo celú) svojej eseročke. Týmto spôsobom sa náklady súvisiace s bytom/domom spoločníka dostanú do daňových nákladov eseročky. Zároveň si spoločník môže legálne vybrať peniaze bez platenia odvodov, pretože z príjmov prenajímateľa sa neplatia odvody (ide o pasívne príjmy).
• Registrácia a daňové priznanie prenajímateľa: Spoločník ako prenajímateľ sa musí registrovať na daňovom úrade do konca nasledujúceho mesiaca po uzatvorení nájomnej zmluvy a získať DIČ. Je povinný viesť daňovú evidenciu o príjmoch z prenájmu a súvisiacich daňových výdavkoch.
• Zdaňovanie prenájmu: Zdaniteľným príjmom prenajímateľa je nájomné. Výdavky si môže uplatniť iba skutočné, nie paušálne. Možnosť uplatnenia výdavkov závisí od toho, či je nehnuteľnosť zaradená do obchodného majetku. Ak áno, môže si uplatniť všetky výdavky vrátane odpisov, technického zhodnotenia, poistenia a dane z nehnuteľnosti. Ak nie, uplatní len bežné výdavky (energie, fond opráv, upratovanie).
• Oslobodenie od dane: Z príjmov z prenájmu je ročne oslobodených 500 EUR. Zdaňuje sa teda len rozdiel medzi celkovým ročným nájomným a touto sumou.
• Manželia a spoluvlastníci: Ak nehnuteľnosť vlastnia manželia v bezpodielovom spoluvlastníctve, musia si príjmy a výdavky rozdeliť a podať dve daňové priznania. Pri podielových spoluvlastníkoch je situácia podobná, musia uzavrieť nájomnú zmluvu s eseročkou a podať daňové priznanie obaja.
• Technické zhodnotenie a opravy: Ideálne je, ak opravy a rekonštrukcie idú z prostriedkov a do nákladov prenajímateľa.
• Daň z nehnuteľnosti: Ak sa nehnuteľnosť používa na iný účel ako bývanie, na účely dane z nehnuteľnosti ide o nebytový priestor.
• Transferové oceňovanie: Vzťah Jožko prenajímateľ vs. Jožkova eseročka podlieha transferovému oceňovaniu.
• Pravidelné platenie nájomného: Odporúča sa nastaviť pravidelné mesačné platby nájomného, aby sa predišlo komplikáciám s uplatnením odpisov.

4. Vlastné merače energií:

Jednoduchšie riešenie, najmä ak má eseročka v byte či dome vlastnú výrobnú miestnosť alebo predajňu. Vlastné merače na elektrickú energiu, teplo či vodu a ich fakturácia na eseročku jasne oddelia podnikateľské od nepodnikateľského. Nevýhodou je, že sa takto do nákladov nedostanú iné sumy (napr. časť nájomného). Treba počítať aj s rozdielnymi tarifami energií pre právnické osoby.

5. Kúpa alebo výstavba nehnuteľnosti:

Eseročke (alebo SZČO) sa nemusí nehnuteľnosť len prenajímať, ale môže si ju aj celú kúpiť alebo postaviť. Investovanú sumu si potom môže uplatniť v daňových nákladoch vo forme odpisov.

• Samostatná eseročka na nehnuteľnosť: Odporúča sa pre nehnuteľnosť zriadiť samostatnú eseročku, ktorá ju bude vlastniť. Táto potom prenajíma priestory firme, ktorá v nej pôsobí, alebo fyzickým osobám.
• Klasifikácia priestoru: Dôležité je zvážiť, aká časť plochy sa prenajíma na podnikanie a aká na bývanie. Ak prevažuje podnikanie, nehnuteľnosť sa klasifikuje ako nebytový priestor, čo môže ovplyvniť ceny energií, daň z nehnuteľnosti a iné povinnosti.
• Ďalšie náklady: S.r.o., ktorá nehnuteľnosť vlastní, si môže v nákladoch uplatniť okrem odpisov a energií aj ďalšie náklady ako poistenie, daň z nehnuteľnosti, poplatky za správu, opravy a údržbu, či telekomunikačné služby.
• Predaj nehnuteľnosti: Na takúto nehnuteľnosť sa nevzťahuje oslobodenie pri predaji po 5 rokoch. S.r.o. zdaňuje zisk, ktorý je rozdielom medzi predajnou cenou a zostatkovou cenou.

Účtovanie preddavkov na nájomné a kaucií

Prenájom platený vopred:

Preddavky na nájomné sú platby uhradené prenajímateľovi pred obdobím, na ktoré sa nájomné vzťahuje. Účtovanie týchto preddavkov si vyžaduje časové rozlíšenie nákladov a výnosov, aby boli správne priradené do príslušného účtovného obdobia.

• Časové rozlíšenie: Na zabezpečenie časovej a vecnej súvislosti sa používajú účty z účtovnej skupiny 38 - Časové rozlíšenie nákladov a výnosov.
• Daňová povinnosť pri DPH: Podľa zákona o DPH vzniká daňová povinnosť pri dodaní služby najneskôr posledný deň obdobia, na ktoré sa vzťahuje dohodnutá platba. Ak je platba prijatá vopred, daňová povinnosť vzniká dňom prijatia platby.
• Príklad účtovania: Spoločnosť prenajíma priestory a vystaví faktúru na nájomné za 3 mesiace vopred vo výške 3 000 € bez DPH. Po prijatí platby sa zaúčtuje:
  • 311/384 3 000 € (výnosy budúcich období)
  • 311/343 600 € (DPH)
  • 221/311 3 600 € (prijatá platba)Následne, každý mesiac sa zaúčtuje: 384/602 1 000 € (zúčtovanie výnosov budúcich období).

Kaucia ako zábezpeka:

Kaucia je finančná zábezpeka, ktorú nájomca poskytuje prenajímateľovi na zabezpečenie plnenia zmluvných povinností.

• Druhy zábezpeky: Zábezpeka určená v zmluve (na pokrytie škody) a zábezpeka určená zákonom (napr. v oblasti DPH).
• Účtovanie kaucie: Prijatie platby za zábezpeku sa eviduje ako záväzok. V prípade, že kaucia nie je definovaná na konkrétny účel, nemôže sa o nej účtovať ako o preddavku.
• Kaucia a DPH: Ak je kaucia zábezpeka, nárok na odpočet DPH vzniká až pri vystavení riadnej faktúry na konci nájmu.
• Účtovanie v jednoduchom a podvojnom účtovníctve: V jednoduchom účtovníctve sa kaucia účtuje v knihe záväzkov. V podvojnom účtovníctve sa často používa účet 314 (Poskytnuté preddavky) alebo účty 378/379.

Dôležité upozornenia a legislatívne zmeny

• Obmedzenie hotovostných platieb: Zákon obmedzuje peňažné hotovostné operácie. Pre platby medzi právnickými osobami a fyzickými osobami - podnikateľmi je maximálny limit 5 000 €. Pri nájomných vzťahoch, ak súčet platieb presiahne túto hranicu, musia byť všetky platby uhradené bezhotovostne.
• Zmeny v zákone o dani z príjmov: Novelou zákona o dani z príjmov účinnou od 1.1.2015 došlo k limitovaniu nájomného v daňových výdavkoch týkajúceho sa osobných automobilov s určitou vstupnou cenou.
• Nájomné platené vopred: Pri nájomnej zmluve na dlhšie obdobie (napr. 5 rokov) s mesačným nájomným môže nastať situácia, kedy nájomca zaplatí nájomné až v ďalšom roku, ako bolo účtované v nákladoch. V takom prípade je povinný zvýšiť základ dane o sumu nezaúčtovanú v danom roku a v nasledujúcom roku si tento výdavok uplatní.

Riešenie otázky uplatňovania nákladov súvisiacich s domácou kanceláriou či prenájmom plateným vopred si vyžaduje dôkladné poznanie legislatívy a správne účtovné postupy. Hoci sa to môže zdať zložité, správnym prístupom a zodpovedným evidovaním je možné maximalizovať daňové výhody a predísť prípadným problémom s daňovými kontrolami. Vždy je však vhodné konzultovať špecifické situácie s daňovým poradcom alebo účtovníkom.

tags: #najom #plateny #vopred