Nadobudnutím účinnosti zákona č. 52/2018 Z. z. sa zaviedla významná zmena týkajúca sa zápisu údajov o konečnom užívateľovi výhod (ďalej len „KÚV“) do Obchodného registra. Táto povinnosť, ktorá vstúpila do platnosti 1. novembra 2018, sa týka všetkých právnických osôb, ktoré sú zapisované do Obchodného registra, s výnimkou subjektov verejnej správy a emitentov cenných papierov prijatých na obchodovanie na regulovanom trhu. Cieľom tejto legislatívnej úpravy je zvýšiť transparentnosť obchodných spoločností a predchádzať praniu špinavých peňazí a financovaniu terorizmu, v súlade s európskymi smernicami.
Kto je konečný užívateľ výhod?
Definícia konečného užívateľa výhod je kľúčová pre pochopenie novej legislatívy. Konečný užívateľ výhod je výlučne fyzická osoba, ktorá skutočne ovláda alebo kontroluje právnickú osobu, fyzickú osobu - podnikateľa alebo združenie majetku. Zároveň sa za KÚV považuje aj každá fyzická osoba, v prospech ktorej tieto subjekty vykonávajú svoju činnosť alebo obchod.
Podľa zákona o ochrane pred legalizáciou príjmov z trestnej činnosti a o ochrane pred financovaním terorizmu, je konečným užívateľom výhod osoba, ktorá spĺňa jedno alebo viacero z nasledujúcich kritérií:
- Má priamy alebo nepriamy podiel alebo ich súčet najmenej 25 % na hlasovacích právach v právnickej osobe alebo na jej základnom imaní. Do tohto podielu sa započítavajú aj akcie na doručiteľa.
- Má právo vymenovať, inak ustanoviť alebo odvolať štatutárny orgán, riadiaci orgán, dozorný orgán alebo kontrolný orgán v právnickej osobe alebo akéhokoľvek ich člena.
- Ovláda právnickú osobu iným spôsobom, ako je definované vyššie. Toto môže zahŕňať napríklad kontrolu prostredníctvom zmluvných vzťahov alebo iných mechanizmov.
- Má právo na hospodársky prospech najmenej 25 % z podnikania právnickej osoby alebo z inej jej činnosti.
V prípade, že žiadne z týchto kritérií nie je možné aplikovať, za konečného užívateľa výhod sa považuje vrcholový manažment danej spoločnosti. Týmto vrcholovým manažmentom sa rozumie štatutárny orgán, člen štatutárneho orgánu, prokurista alebo vedúci zamestnanec v priamej riadiacej pôsobnosti štatutárneho orgánu.
Dôležité je tiež poznamenať, že za konečného užívateľa výhod sa považuje aj osoba, ktorá síce sama nespĺňa vyššie uvedené kritériá, ale spoločne s inou osobou (s ktorou koná spoločným postupom alebo v zhode) by aspoň niektoré z týchto kritérií spĺňala. Toto ustanovenie má zabrániť obchádzaniu zákona prostredníctvom rozdeľovania podielov alebo vplyvu medzi viaceré osoby.
Povinnosť zápisu do Obchodného registra
Novela zákona o obchodnom registri č. 530/2003 Z. z. zaviedla povinnosť pre nové právnické osoby, ktoré sa zapisujú do obchodného registra od 1. novembra 2018, oznámiť obchodnému registru údaje o svojom konečnom užívateľovi výhod. Táto povinnosť sa splní vyplnením príslušných políčok vo formulári určenom na zápis subjektu do obchodného registra. V prípade, že tieto údaje nebudú vyplnené, návrh na zápis novej spoločnosti bude odmietnutý.
Pre existujúce právnické osoby, fyzické osoby - podnikatelia ako aj združenia majetku (ďalej len ako „Povinné osoby“) zákon stanovil prechodné obdobie štrnástich mesiacov na doplnenie tohto údaju. Toto obdobie trvalo od 1. novembra 2018 do 31. decembra 2019. Všetky obchodné spoločnosti, ktoré vznikli do 31. októbra 2018, museli do konca roka 2019 zapísať údaje o svojom konečnom užívateľovi výhod do obchodného registra.
Je potrebné zdôrazniť, že tento zápis nenahrádza povinnosť zápisu konečného užívateľa výhod partnera verejného sektora do registra partnerov verejného sektora. Subjekty zapísané v Registri partnerov verejného sektora (RPVS) tak majú duplicitnú povinnosť zapísať KÚV aj do Obchodného registra.
Údaje o konečnom užívateľovi výhod zapísané do obchodného registra sa nezverejňujú. Budú prístupné len vymedzeným orgánom verejnej moci, ako napríklad finančnej polícii, Ministerstvu financií Slovenskej republiky, Národnej banke Slovenska, Národnému bezpečnostnému úradu, súdom a daňovým úradom. Toto opatrenie má zabezpečiť účinný boj proti nelegálnym finančným aktivitám.
Ako zapísať konečného užívateľa výhod do Obchodného registra
Postup zápisu do Obchodného registra
Proces zápisu údajov o konečnom užívateľovi výhod do Obchodného registra sa líši v závislosti od toho, či ide o novozaloženú spoločnosť alebo o existujúcu spoločnosť.
Novozaložené spoločnosti (po 1.11.2018)
Pre novo zapisované spoločnosti je proces integrácie údajov o KÚV do zápisu do obchodného registra pomerne priamočiary. V rámci formulára na zápis do obchodného registra sú už integrované príslušné políčka, ktoré je potrebné vyplniť. Tieto údaje sa následne zapíšu priamo do Obchodného registra spolu s ostatnými informáciami o spoločnosti. Nevyplnenie týchto údajov pri prvozápise povedie k odmietnutiu návrhu na zápis.
Existujúce spoločnosti (do 31.10.2018)
Pre spoločnosti, ktoré boli zapísané do obchodného registra pred 1. novembrom 2018, bola vytvorená nová povinnosť podať návrh na zápis zmeny zapísaných údajov o konečnom užívateľovi výhod. Tento návrh sa podáva na predpísanom formulári, ktorý je prílohou vyhlášky č. 25/2004 Z. z. a je dostupný na stránke Ministerstva spravodlivosti SR.
Postup pre zápis zmeny údajov o KÚV:
- Vyplnenie formulára: Je potrebné vyplniť príslušný formulár, ktorý je dostupný buď v písomnej alebo elektronickej forme. Pri písomnej forme je potrebné začať vyplnením príslušného formuláru. Pri elektronickom podaní je potrebné použiť špecifický softvér a hardvér, vrátane elektronického občianskeho preukazu s aktivovaným certifikátom a aplikácií na elektronické podpisovanie.
- Identifikácia registrového súdu: V návrhu je potrebné uviesť adresu registrového súdu, ktorému bude návrh predložený.
- Údaje o spoločnosti: Vyplní sa obchodné meno spoločnosti a jej sídlo.
- Údaje o konečnom užívateľovi výhod: Vyplnia sa identifikačné údaje konečného užívateľa výhod, ako sú meno, priezvisko, rodné číslo alebo dátum narodenia, adresa trvalého pobytu, štátna príslušnosť a druh a číslo dokladu totožnosti.
- Údaje zakladajúce postavenie KÚV: V tejto časti je potrebné označiť krížikom (Áno/Nie) relevantné kritériá, ktoré zakladajú postavenie konečného užívateľa výhod (napr. priamy či nepriamy podiel, právo vymenovať orgány, iné ovládanie, právo na hospodársky prospech).
- Vyhlásenie o aktuálnosti údajov: Je potrebné vyznačiť, či došlo k zmene v údajoch o KÚV alebo či aktuálne údaje o KÚV platia.
- Potvrdenie totožnosti: V prípade, že návrh podáva splnomocnenec, uvedú sa údaje o tejto osobe.
- Kontrola a odoslanie: Po úplnom vyplnení a vytlačení návrhu (v prípade písomného podania) je potrebné ho podpísať. Pred odoslaním je vhodné spustiť kontrolu chýb. Podanie sa následne doručí registrovému súdu, buď písomne alebo elektronicky.
Elektronické podanie:
Pre elektronické podanie je nevyhnutné mať aktivovanú elektronickú schránku, elektronický občiansky preukaz s čipom a príslušný softvér. Po prihlásení do elektronickej schránky sa nahrajú podpísané dokumenty a odošlú registrovému súdu. Následne prichádzajú do elektronickej schránky potvrdenky o doručení a spracovaní podania.
Lehota na zápis a sankcie
Ako už bolo spomenuté, novozaložené spoločnosti musia konečného užívateľa výhod zapisovať už pri prvozápise firmy do obchodného registra (od 1.11.2018). Existujúce spoločnosti mali na splnenie tejto povinnosti čas do 31. decembra 2019. Zákon zároveň ustanovuje povinnosť priebežne aktualizovať údaje o konečných užívateľoch výhod.
Za nesplnenie povinnosti zapísať KÚV do Obchodného registra hrozia sankcie. Každá spoločnosť, ktorej sa týka povinnosť zapísať konečných užívateľov výhod, môže byť po 31.12.2019 za nesplnenie tejto povinnosti sankcionovaná pokutou až do výšky 3310 Eur.
Poplatky a prax
Dobrou správou je, že zápis konečného užívateľa výhod do Obchodného registra je oslobodený od súdneho poplatku. Na rozdiel od iných zápisov zmien, pri ktorých sa štandardne platí súdny poplatok vo výške 66 € pri podaní v papierovej podobe alebo 33 € pri elektronickom podaní, pri zápise KÚV sa žiadny poplatok neplatí.
Napriek absencii súdneho poplatku je však potrebné zabezpečiť správne vyplnenie tlačiva a súvisiacej dokumentácie. V prípade, že spoločnosť nemá interné kapacity alebo znalosti na zvládnutie tejto administratívnej činnosti, je nevyhnutné obrátiť sa na odborníkov, napríklad advokátsku kanceláriu, čo samozrejme predstavuje dodatočné náklady.
Zmeny v spoločnostiach a výpis z Obchodného registra
Pokiaľ dôjde k zmene údajov spoločnosti (napríklad adresy, obchodného mena) alebo nastane zmena v údajoch osôb, ktoré v spoločnosti vystupujú (konatelia, spoločníci, členovia dozornej rady), je potrebné vykonať zápis zmeny do Obchodného registra. Pri niektorých zmenách je potrebné vykonať zápis aj do Živnostenského registra.
Výpis z Obchodného registra je listina, ktorá preukazuje existenciu spoločnosti a obsahuje aktuálne informácie o jej názve, sídle, predmetoch činnosti, spoločníkoch (akcionároch), štatutárnych orgánoch, základnom imaní a pod.
Dôvody zavedenia povinnosti
Zavedenie povinnosti zápisu konečného užívateľa výhod do Obchodného registra je dôsledkom snahy o zvýšenie transparentnosti a boj proti nelegálnym finančným aktivitám. Toky peňazí pochádzajúcich z nezákonnej činnosti môžu narušiť integritu, stabilitu a povesť finančného sektora a ohroziť vnútorný trh Únie, ako aj medzinárodný rozvoj. Potreba presných a aktuálnych informácií o konečnom užívateľovi výhod je kľúčovým faktorom pri vysledovaní páchateľov trestných činov, ktorí by inak mohli skryť svoju totožnosť za podnikovú štruktúru. Údaje o KÚV majú slúžiť ako zdrojové registre pre centrálny register právnických osôb, podnikateľov a orgánov verejnej moci.