Zamestnávanie nových zamestnancov je pre každú firmu kľúčovým krokom k rastu a rozvoju. S týmto procesom však prichádza aj súbor zákonných povinností, ktoré musí zamestnávateľ dodržať. Jednou z najdôležitejších oblastí je správne prihlásenie zamestnanca do zdravotnej poisťovne. Tento článok poskytuje detailný prehľad o tom, ako zamestnávatelia plnia svoje oznamovacie, evidenčné a odvodové povinnosti voči zdravotným poisťovniam, s dôrazom na praktické aspekty a legislatívne požiadavky.
Základné Povinnosti Zamestnávateľa pri Zamestnávaní
Ak zamestnávateľ zamestná fyzickú osobu na základe právneho vzťahu, ktorý zakladá právo na príjem zo závislej činnosti, z ktorého sú povinné platiť preddavky na poistné, stáva sa platiteľom poistného. V takom prípade voči zdravotným poisťovniam, v ktorých sú tieto osoby zdravotne poistené, plní oznamovacie, evidenčné, vykazovacie, odvodové a iné povinnosti predovšetkým podľa § 24 zákona č. 580/2004 Z. z. o zdravotnom poistení, spôsobom podľa vyhlášky Ministerstva zdravotníctva SR č. 159/2018 Z. z. o podrobnostiach o vykazovaní preddavkov na poistné na verejné zdravotné poistenie a o ročnom zúčtovaní poistného a metodického usmernenia Úradu pre dohľad nad zdravotnou starostlivosťou č. 1.
Podľa § 24 písm. k) zákona o zdravotnom poistení je zamestnávateľ povinný oznámiť vznik platiteľa poistného, resp. prihlásiť sa do registra zamestnávateľov do pobočky príslušnej zdravotnej poisťovne, v ktorej je poistený zamestnanec, ktorého začal zamestnávať. Taktiež je povinný oznámiť zmenu údajov zamestnávateľa (zmenu názvu zamestnávateľa, sídla, bydliska, identifikačného čísla, čísla bankového účtu, zmenu dňa, ktorý je určený na výplatu príjmov), a to na predpísanom tlačive do 8 pracovných dní od vzniku tejto skutočnosti.
Elektronická Komunikácia ako Nový Štandard
Od 1. januára 2021 platí povinnosť komunikovať so zdravotnými poisťovňami elektronickou formou. Zasielanie mesačných výkazov, hromadných oznámení alebo nahlásenie iných zmien platiteľa poistného sa realizuje prostredníctvom elektronických pobočiek (ePobočka VšZP, Online pobočka Union). Od rovnakého dátumu majú zamestnávatelia povinnosť hlásiť zmenu platiteľa u poistencov do zdravotnej poisťovne výlučne elektronicky.
Pre túto elektronickú komunikáciu je potrebné, aby zamestnávateľ požiadal o sprístupnenie týchto služieb na webovej stránke konkrétnej zdravotnej poisťovne. Každá zdravotná poisťovňa má zavedený svoj postup na vybavenie a aktiváciu elektronických služieb.
Prihlásenie Zamestnanca do Zdravotnej Poisťovne: Kľúčové Kroky a Lehoty
Zamestnávateľ je v zmysle § 24 písm. c) zákona o zdravotnom poistení povinný prihlásiť zamestnanca do zdravotnej poisťovne do 8 dní odo dňa nástupu zamestnanca do zamestnania. Toto prihlasovanie sa vykonáva na formulári "Oznámenie zamestnávateľa o poistencoch pri zmene platiteľa poistného na verejné zdravotné poistenie". Každá zdravotná poisťovňa vydáva vlastné tlačivo, takže je potrebné použiť tlačivo konkrétnej poisťovne, v ktorej je zamestnanec poistený.
Zamestnanec je povinný zamestnávateľovi oznámiť svoju zdravotnú poisťovňu najneskôr v deň nástupu do zamestnania. Zákon č. 580/2004 Z. z. o zdravotnom poistení ďalej stanovuje ďalšie oznamovacie povinnosti zamestnanca voči zamestnávateľovi, ako napríklad povinnosť oznámiť zmenu zdravotnej poisťovne alebo iné údaje, ktoré sú rozhodujúce pre určenie sadzby poistného.
V tlačive "Oznámenie zamestnávateľa" zamestnávateľ uvádza:
- Meno a priezvisko alebo obchodné meno, rodné číslo (v prípade FO), IČO (v prípade PO), bydlisko (FO) alebo sídlo (PO), iné kontaktné a identifikačné údaje zamestnávateľa.
- Meno a priezvisko zamestnanca, rodné číslo zamestnanca.
- Kód prihlásenia/odhlásenia zamestnanca.
- Dátum platnosti zmeny.
Kódy pre Prihlásenie a Odhlásenie Zamestnanca
Kód pre prihlásenie do zdravotnej poisťovne je dvojmiestny a skladá sa z jedného čísla a jedného písmena.
- Číslo 1 označuje poistenca štátu.
- Číslo 2 označuje zamestnanca.
Za číslom nasleduje písmeno, ktoré označuje konkrétneho poistenca alebo jeho status.
Prehľad písmen a ich význam:
- C: Poistenec štátu, ktorý je napr. vedený v evidencii uchádzačov o zamestnanie.
- O: Osoba na OČR (Ošetrovanie člena rodiny).
- U: Osoba na materskej dovolenke.
- W: Študent doktorandského štúdia v dennej forme štúdia, ak splní stanovené podmienky (vek do 30 rokov, neprekročenie štandardnej dĺžky štúdia, nezískanie VŠ vzdelania III. stupňa).
- D: Zamestnanec zamestnaný na základe dohody o vykonaní práce alebo dohody o pracovnej činnosti.
- P: Zamestnanec s nárokom na odpočítateľnú položku (OP), ktorý sa u toho istého zamestnávateľa považuje za zamestnanca aj z iného dôvodu (napr. konateľ). Kód "2P" sa používa aj v prípade, ak si takáto osoba nepožiadala o uplatnenie OP u zamestnávateľa.
- N: Oznamovanie zmien z titulu čerpania celodenného neplateného voľna zamestnanca.
- R: Prihlásenie zamestnanca, ktorý poberá nepravidelné príjmy, príjmy vyplatené po skončení pracovného pomeru alebo vyplatené počas vynatia z pracovného pomeru.
- Z: Začiatok platnosti napr. pracovnoprávneho pomeru.
- K: Koniec platnosti napr. pracovnoprávneho pomeru.
Osobitné kódy na prihlásenie zamestnancov:
Používajú sa na oznámenie špecifických zmien zamestnávateľa zdravotnej poisťovni. Napríklad "uvolnenie k výkonu verejnej funkcie", "vyslanie do škôl a dlhodobých kurzov", "vyšetrovacia väzba a výkon trestu" a iné.
Príklady Praktického Uplatnenia Kódov
Príklad 1: Zamestnanec má uzatvorenú pracovnú zmluvu na trvalý pracovný pomer s nástupom do zamestnania dňa 1.8.2021. Zamestnávateľ ho prihlási kódom "2P" (zamestnanec s nárokom na OP). Dňa 20.8.2021 zamestnávateľ ukončil so zamestnancom pracovný pomer. Zamestnávateľ ho odhlási kódom "2P" s dátumom ukončenia platnosti.
Príklad 2: Zamestnanec čerpá neplatené voľno od 2.8.2021 do 6.8.2021. Zamestnávateľ ho prihlási kódom "2N" na obdobie neplateného voľna.
Príklad 3: Zamestnankyňa nastupuje na materskú dovolenku a materské začína poberať dňa 9.5.2021 do 10.12.2021. Zamestnávateľ ju odhlási kódom "1U" (poistenec štátu - materská dovolenka) s dátumom začiatku poberania materského.
Príklad 4: Zamestnanec má uzatvorenú Dohodu o vykonaní práce na dobu určitú od 1.8.2021 do 31.8.2021. Činnosť, ktorú má vykonávať na túto dohodu, vykonáva však reálne iba v dňoch od 2.8.2021 do 12.8.2021. Zamestnávateľ ho prihlási kódom "2D" (zamestnanec na dohodu) s dátumom začiatku práce a odhlási kódom "2D" s dátumom ukončenia práce.
Ak zamestnávateľ nevie určiť presný dátum výkonu práce (napr. pri dohode o pracovnej činnosti), prihlasuje a odhlasuje zamestnanca kódom "2D" na posledný deň kalendárneho mesiaca, ktorý predchádza mesiacu, v ktorom mu zamestnávateľ príjem vyplatil.
Vymeriavací Základ a Preddavky na Poistné
Minimálny a maximálny vymeriavací základ za zamestnanca alebo zamestnávateľa nie je určený.
- Mesačný výkaz (dávka 514) sa zasiela každý mesiac, ak má zamestnávateľ aspoň jedného zamestnanca poisteného vo VšZP.
- Preddavky na poistné sa vykazujú vo výkaze preddavkov obdobným spôsobom, ako za zamestnanca v pracovnom pomere.
- Pri platbe preddavkov je potrebné uviesť obdobie, za ktoré sa preddavok uhrádza, vo formáte RRRRMM (rok a mesiac).
- Náhrada mzdy z neplatného skončenia pracovného pomeru, vyplatená zamestnávateľom zamestnancovi, bude vymeriavacím základom v mesiaci, v ktorom bola zúčtovaná.
Minimálne preddavky na poistné (platné k 1.1.2023):
- Zamestnanec: 5 % zo sumy životného minima (14,20 eur)
- Zamestnávateľ: 11 % zo sumy životného minima (31,25 eur)
- Minimálny preddavok spolu: 45,45 eur
Minimálne preddavky na poistné (platné k 1.1.2022):
- Zamestnanec: 4 % zo sumy životného minima (10,95 eur)
- Zamestnávateľ: 11 % zo sumy životného minima (30,13 eur)
- Minimálny preddavok spolu: 41,08 eur
Od 1. januára 2013 platí zamestnávateľ odvody na zdravotné poistenie aj z dohôd o pracovnej činnosti a z dohôd o vykonaní práce.
Osobitné Situácie a Výnimky
- Zamestnanec a zároveň práca na dohodu u toho istého zamestnávateľa: Zamestnávateľ ho prihlási ako zamestnanca a vykáže za neho preddavky na poistné iba raz (§ 29b ods. 5 zákona č. 580/2004 Z. z.).
- Zamestnanec a zároveň práca na dohodu u iného zamestnávateľa: V takomto prípade poistenca zamestnávateľ prihlási ako zamestnanca (kód 2P) a u druhého zamestnávateľa ako zamestnanca na dohodu (kód 2D).
- Osoby PN, OČR, na materskej dovolenke: Zamestnávateľ si plní oznamovaciu povinnosť aj za tieto osoby, v prípade, ak tieto údaje nie sú poskytované v zmysle § 24 ods. 2 zákona o zdravotnom poistení iným orgánom (napr. Sociálnou poisťovňou). Zamestnávateľ je naďalej povinný oznámiť začiatok a koniec poberania náhrady príjmu vyplácaného zamestnancom.
Od 1. októbra 2021 novela zákona o zdravotnom poistení zaviedla nové ustanovenie (§ 24 ods. 2), podľa ktorého zamestnávateľ nie je povinný predkladať zdravotnej poisťovni údaje o zmenách platiteľa poistného z dôvodu uvedeného v § 11 ods. 7 písm. c), m) a s), ak táto informácia už bola zdravotnej poisťovni poskytnutá od iného orgánu.
Opravné Oznámenia
Ak zamestnávateľ v oznámení zamestnávateľa o poistencoch pri zmene platiteľa poistného uvedie nesprávne údaje, je povinný ich opraviť. V zmysle § 24 písm. n) zákona o zdravotnom poistení je povinný podať opravné oznámenie aj na základe chybového protokolu zaslaného zdravotnou poisťovňou, a to do 30 dní odo dňa jeho doručenia.
Príjem z Dividend
Príjmy z dividend oznamuje poistenec na tlačive "Oznámenie o príjmoch", z ktorých sa preddavky neplatia.
Dôležitosť Správneho Onboardingu
Správny proces nástupu nového zamestnanca je kľúčový pre jeho rýchlu adaptáciu aj pre splnenie zákonných povinností zamestnávateľa. Okrem prihlásenia do zdravotnej poisťovne musí zamestnávateľ splniť aj oznamovaciu povinnosť voči Sociálnej poisťovni a zabezpečiť dodržiavanie Zákonníka práce, vrátane BOZP školenia. Správne nastavený onboarding nielenže pomáha zamestnancovi rýchlo sa adaptovať, ale tiež znižuje administratívnu záťaž personalistov a minimalizuje riziko chýb a sankcií.
Zamestnávanie prvého zamestnanca prináša špecifické registračné povinnosti v Sociálnej poisťovni a následne v zdravotnej poisťovni. Je dôležité zabezpečiť si prístup k elektronickým službám poisťovní a dodržiavať stanovené lehoty.
Problematika zamestnávania je rozsiahla a zákony, ktoré ju upravujú, majú spolu vyše 1 700 strán. V prípade nejasností alebo zložitých situácií je vhodné zveriť túto agendu do rúk odborníkov, ako sú mzdoví účtovníci, ktorí vám môžu pomôcť s výpočtom miezd, daňovými povinnosťami a povinnosťami voči Sociálnej a zdravotným poisťovniam.
tags: #zamestnanec #musi #byt #prihlaseny #do #zdravotnej