V súčasnosti čoraz viac progresívnych mladých podnikateľov dosahuje svoje príjmy online z jedného počítača, pričom sa môžu nachádzať kdekoľvek. Títo podnikatelia často cestujú nielen za zákazkami, ale aj pre zmenu miesta či hľadanie inšpirácie. No “našiť” na takýto výlet oficiálnu pracovnú cestu - a teda aj daňový náklad podnikateľa - je ošemetnou otázkou. Súčasné pravidlá pre pracovné cesty totiž vychádzajú ešte zo starých spôsobov života či práce a je celkom namieste ich inovovať. Okrem iného tak trochu blokujú moderné podnikanie napríklad nadmerným dokladovaním, pojmom “pravidelné pracovisko” či celkovou zamotanosťou predpisov a pravidiel. Nasledujúci článok by mohol byť nakopnutím pre “refrešnutie” vnímania nových foriem pracovných ciest podnikateľov v 21. storočí.
Základná definícia pracovnej cesty a daňové výdavky
Začnime zľahka. Zamestnanec, resp. SZČO - v prípade SZČO sú daňovými výdavkami (definícia je v zákone o dani z príjmov): “výdavky vynaložené v súvislosti s činnosťou vykonávanou v inom mieste, ako je miesto, v ktorom činnosť pravidelne vykonáva“. Čiže opäť tu figuruje nejaké to bežné pravidelné miesto (či už oficiálne miesto podnikania alebo napr. nahlásená prevádzkáreň): ak podnikateľ pracuje v ňom, resp. z neho, nie je na pracovnej ceste. V oboch prípadoch sa vyskytuje nejaký bod ako stále či pravidelné miesto práce. Pracovnou cestou je práca mimo tohto miesta. Za túto patrí živnostníkovi/zamestnancovi/spoločníkovi/konateľovi cestovná náhrada, ktorá okrem vynaložených výdavkov - napr. cestovné či ubytovanie - obsahuje napr. stravné.
Tip: špecifickým prípadom zamestnanca je konateľ či iný štatutár obchodnej spoločnosti. Síce podľa pracovného práva zamestnancom nie je, na účely cestovných náhrad sa považuje za zamestnanca.
Dokladovanie a praktické aspekty pracovných ciest
Daňový náklad - resp. každý účtovný prípad vo firme - je potrebné zdokladovať, čiže ku každému z nich mať nejaký doklad, ktorý dokazuje, že predmetný úkon sa uskutočnil. To isté platí aj pre pracovné cesty: z každého pracovného stretnutia v rámci cesty je potrebné doniesť čosi hmatateľné, čo dokazuje, že “obchod” sa stal: zmluvu, objednávku, faktúru, vstupenku na konferenciu a pod. Dokonca sa v praxi hovorí aj o podpise človeka, s ktorým cestujúci “sedel”, resp. rokoval/stretol sa. Pri dlhších cestách sa hovorí aj pláne či harmonograme obchodných stretnutí a napokon aj o správe z pracovnej cesty, ktorú zamestnanec v podstate podáva ex post ako odpočet v zmysle “vybavil som”.
Z praxe: poznám veľa podnikateľov, ktorí toho pomerne veľa “prejazdí” - tj uplatnia si ako výdavok pracovné cesty samého seba (či už ako SZČO alebo ako konateľa/spoločníka eseročky) súkromným autom. Evidujú si jazdy, ich pomerne všeobecný účel (akvizícia klientov), miesta cieľového rokovania, prejazdené kilometre, prepočet, náhrady. Nepíšu správy každej takejto cesty (“Kto by to preboha písal”) ani nemajú podpisy osôb, “s ktorými jednali” (“bolo by to pomerne trápne si také niečo pýtať”). A vlastne majú pravdu. Ak ide na neštandardnú pracovnú cestu, trvá dlhšie, je komplikovanejšia, OK, spíšem si plán + správu z pracovnej cesty. No ak idem na pracovnú cestu každý druhý deň, tak naozaj: kto by to písal. A navyše by to bolo len kopírovanie šablón s niekoľkými zmenenými údajmi - tj zbytočná byrokracia, verím, že úradníci nechcú zbytočnú kopu papierov “len aby bola”.
Prípadová štúdia: Týždňovky a definícia pravidelného pracoviska
No a ten podpis. SZČO má trvalé bydlisko - ako aj miesto podnikania - v Čiernej nad Tisou. Má 1 klienta/odberateľa, za ktorým chodí každý týždeň do Bratislavy - inak povedané, “pracuje na živnosť” a chodí na týždňovky. Má záujem uplatniť si v daňových nákladoch každotýždňovú cestu tam aj späť - teda hlavne cestovné a stravné. Skôr nie. V tomto prípade sa totiž jeho miestom pravidelného výkonu činnosti/práce stáva práve Bratislava (a možnými pracovnými cestami sú cesty z Bratislavy). Áno, za prácou cestuje a peniaze z jeho vrecka ho naozaj to stoja, no de facto je v porovnateľnej situácii, ako zamestnanec v trvalom pomere, ktorý si cestu do práce uplatniť ako daňový náklad nemôže (druhá vec je, že si nemôže uplatniť vlastne žiadne daňové náklady).
V súvislosti s uplatňovaním daňových výdavkov musí byť v súlade s ustanovením §19 ods. 2 písm. e) zákona o dani z príjmov splnená podmienka, že daňovník musí činnosť vykonávať v inom mieste, ako je miesto, v ktorom svoju činnosť pravidelne vykonáva. Len ak je splnená táto podmienka, môže si podnikateľ uplatniť výdavky podľa citovaného ustanovenia zákona. Pojem miesto pravidelného vykonávania činnosti zákon o dani z príjmov priamo nedefinuje. Takýmto miestom môže byť napr.
Možné riešenie: uplatniť si pracovné cesty do Bratislavy menej pravidelne, resp. na menej dní, ako je klasický pracovný týždeň. Napr. prvý novembrový týždeň bude na pracovnej cesty z Čiernej nad Tisou do Bratislavy od utorka do štvrtka, druhý zas iba v pondelok a utorok, tretí vôbec. Alebo mať jednoducho viac klientov vo viacerých mestách po celom Slovensku a ako svoju hlavnú kanceláriu deklarovať Čiernu nad Tisou (napr. internetovým pripojením).
Dlhodobý prenájom bytu ako daňový náklad
Variácia predchádzajúceho bodu: SZČO prípadne zamestnanec firmy resp. spoločník/konateľ na pracovných cestách nespí v hoteli - na viac dní by to bolo drahšie, preto je lepšie prenajať si byt za pár stoviek. Odpoveď znie: áno. Síce to priamo v zákone (zákonoch) nie je takto presne napísané (ako mnoho iného, prirodzene) - a teda nie je to zakázané či limitované. Uvedené však dokonca priznáva aj samotná Finančná správa vo svojich celkom kvalitne vypracovaných odpovediach na situácie. Aj pre prípad cestujúcich zamestnancov a rovnako aj pre konateľov (otázka č. 4 a otázka č. [odkaz na relevantnú časť dokumentu alebo zdroj, ak je k dispozícii]).
Prípad firmy z Banskej Bystrice a Bratislavy
Firma má svoje sídlo v Banskej Bystrici, tam má aj kanceláriu, kde sa stretáva a pracuje celý tím. Vedenie však usúdilo, že jeden zo zamestnancov - nazvime ho “koordinátor” - urobí viac svojej práce, ak sa bude väčšinu mesiaca zdržovať v Bratislave ako hlavnom a hlavne obchodne celkom atraktívnom meste: tam sídli väčšina existujúcich ako aj potenciálnych klientov, tam sa dejú konferencie a iné podnikateľské podujatia, kde vie reprezentovať firmu, networkovať, získavať kontakty a neskôr aj klientelu. Spoločnosť teda z firemných peňazí dlhodobo prenajme byt, z ktorého bude “koordinátor” pracovať (áno, na veľkú časť práce dnes stačí sedačka, počítač a internet), odtiaľ bude chodiť na pracovné rokovania a podujatia a samozrejme bude v ňom aj bývať. Je takýto byt nákladom firmy? Je to vôbec pracovná cesta alebo treba “nastaviť” iný režim?
Možným riešením je uplatniť v nákladoch firmy pracovné cesty “koordinátora” z Banskej Bystrice do Bratislavy a späť - ak teda chodí v pondelok tam a napr. v piatok späť. Patrili by mu cestovné náhrady v zložení cestovné (súkromné auto alebo autobus), stravné na každý pracovný deň, firma by si v nákladoch uplatnila byt (mimo cestovných náhrad, teda priamo ako náklad platený firmou).
A teraz trochu podrobnejšie zo zákona o cestovných náhradách: miest výkonu práce môže dohodnúť zamestnávateľ so zamestnancom aj viac, no tzv. “pravidelné pracovisko” - tj miesto, kde sa začínajú jeho pracovné cesty a ktoré je určené na účely výpočtu náhrad za pracovné cesty zamestnanca - iba jedno. V pracovnej zmluve (resp. dodatku) je teda možné dohodnúť s “koordinátorom” 2 miesta výkonu práce (Banskú Bystricu a Bratislavu), no ako pravidelné pracovisko na účely pracovných ciest sa určí Bratislava. Prípadné cesty z Banskej Bystrice do Bratislavy nebudú pracovnými cestami zamestnanca a nepatria mu za ne teda ani náhrady. Na pracovné cesty bude “štartovať” z pravidelného pracoviska, tj z Bratislavy (napr. na konferenciu do Prahy či stretnutie s klienta v Dunajskej Strede), lebo odtiaľ na ne aj v skutočnosti chodí.
Ten je ako daňový náklad podľa všetkého obhájiteľný - spĺňa základnú definíciu a neodporuje žiadnemu zákonnému obmedzeniu. Možným problémom je, či zamestnancovi tým, že byt používa aj na bývanie, nevzniká nepeňažný príjem, ktorý mu musí firma zohľadniť vo výplate a samozrejme zdaniť + “zodvodniť”. Čo je teda komplikácia: aj administratívna a rovnako aj daňová, keďže sa tak eliminuje efekt z daňového výdavku za prenájom bytu plateného firmou. Odpoveď či tento nepeňažný príjem zohľadniť alebo nie, osobne neviem: konzultantka na infolinke Finančnej správy nám jednoznačne tvrdila, že áno, pričom sumou príjmu je celé nájomné (čo by pre firmu vôbec nedávalo zmysel), k dispozícii máme inú odpoveď, podľa ktorej je nepeňažným príjmom, iba ak firma “zaplatí nájomné za zamestnanca” (čo v tomto prípade nie je celkom pravda).
Moderné formy práce a potreba zmeny legislatívy
Áno, uvedená situácia je jedna z mnohých, ktorá by si zaslúžila zjednodušiť - podnikatelia, firmy a ich tímy dnes bežne pracujú či pôsobia na viacerých miestach, z podnikateľského hľadiska je to celkom prirodzené a uvedené výdavky skutočne využívajú na biznis. Tradičné vnímanie pracovnej cesty - čomu zodpovedá aj terminológia na tlačivách cestovných príkazov, dokonca aj tých, ktoré sú zabudované v ekonomických softvéroch - je takéto: pracovník alebo podnikateľ opustí svoje “pravidelné pracovisko”, aby dočasne - na jeden či viac dní - išiel vybaviť nejaký obchod. Uzatvoriť kontrakt. Nakúpiť tovar. Stretnúť sa účtovníkom, právnikom či marketingovou agentúrou. Uvedené platilo sto rokov. Doba sa však zmenila.
Podnikatelia necestujú len za získaním obchodu či vybavením čohosi drobného a nevyhnutného, pričom svoje základné podnikanie môžu vykonávať len priamo v závode či jednej kamennej kancelárii. Náklady na cestovanie a pobyty v zahraničí sa v porovnaní s minulosťou radikálne znížili a navyše je dnes vďaka internetu možné pracovať odkiaľkoľvek. Preto sa často stane, že slovenský podnikateľ pracuje často z pláže v Thajsku či Bali alebo coworkingu v start-upovom Berlíne. Nešiel nič vybaviť. Iba si dočasne, prípadne trvalo presunul svoju kanceláriu: trebárs aj na pláž. Alebo na miesto, kam sa to iným typom inšpirácie len tak hemží: kolegovia z celého sveta, nadšenci, vzdelanie, networking, nápady, nové spolupráce a spätná väzba.
Poznám podnikateľov, ktorí si takýto trip do nákladov dávajú. A bez toho, aby museli od niekoho zháňať trápny podpis, že s ním na tej pláži aj podnikateľsky rokovali. A osobne by som bol rád, keby takýto typ “novej” pracovnej cesty bol jednoducho prijatý a daňovo uznaný: na takéto miesta chodia podnikatelia skutočne tvoriť či sa networkovať (rozumej: spoznávať sa, nadväzovať kontakty, nové spolupráce, získavať tipy), ide teda o náklad vynaložený na účelom dosiahnutia, udržania či zabezpečenia príjmov. Coworkingy, cestovanie za inšpiráciou či digitálni nomádi sú modernými trendmi resp. častým štýlom práce, no v tradičnom vnímaní pracovnej cesty - podľa zákona o dani z príjmov či podľa zákona o cestovných náhradách - nefigurujú. Jednoducho v čase, keď tieto zákony slovenskí úradníci písali, neexistovali.
Mimochom, za hlbokou prácou v kvalitnom nerušivom prostredí netreba možno chodiť až tak ďaleko. Český podnikateľský poradca a zakladateľ skvelého portálu navolnenoze.cz Robert Vlach založil nedávno práve takú tú od sveta odrezanú chatu pre tvorivých profesionálov na voľnej nohe, kam sa môžu prísť ponoriť do hlbokej práce a pracovať na kreatívnejších projektoch vyžadujúcich nerušenie. Tzv. “Hluboká práce”.
Digitálni nomádi a ich špecifický status
Samostatnou podkategóriou sú digitálni nomádi. Stručne: online freelanceri či podnikatelia, ktorí sú na cestách vlastne stále. Jeden mesiac v Thajsku, druhý v Nemecku, tretí niekde v Afrike. Tam - dočasne - žijú, odtiaľ poskytujú svoje služby či riadia svoj biznis. Aktuálne je digitálne nomádstvo celkom sexi. Tými mediálne známejšími, ktorí o svojom životno-pracovnom štýle aj veľa píšu, sú napr. [tu by bolo vhodné doplniť mená známych digitálnych nomádov, ak sú relevantné].
A nomádi vs. pracovné cesty. V ich prípade si už však aj ja myslím, že ich výlety nie sú a nemôžu byť pracovnou cestou, ale jednoducho životným štýlom, ktorý má svoju cenu. Pravidelným pracoviskom je jeden mesiac jedno mesto, ďalší mesiac zas iné miesto.
Pobyt v zahraničí deklarovať ako výkon práce v zahraničí - v tom prípade nejde o pracovnú cestu, len presunutie pracoviska mimo SR. V tomto prípade zamestnancovi/spoločníkovi patrí náhrada (a teda do nákladov firmy) ide cestovné do konkrétneho “miesta výkonu práce v zahraničí” a späť a prípadné náklady súvisiace s prácou (kancelária, coworking, energie). Paušálne stravné a osobné ubytovanie nie.
Krátkodobé pobyty - napr. pár dní či týždeň - si uplatniť ako pracovnú cestu (zamestnanca aj SZČO). V tomto prípade zamestnancovi patrí aj stravné (ľudovo “diéty”), ktoré v prípade exotických krajín dosahujú aj niekoľko desiatok EUR mesačne, ubytovanie a prípadne iné súvisiace náklady.
Krátkodobé pobyty v zahraničí rozdeliť na pracovnú cestu a osobný výlet - napr. za 7 dní v Thajsku, počas ktorých sa SZČO stretol s dodávateľom textilu na jeho výrobky, si 1-2 rokovania uplatniť ako pracovnú cestu (a teda do nákladov zaúčtovať stravné + ubytovanie), zvyšok deklarovať ako osobný výlet.
Platby za coworking a ich daňová uznateľnosť
Ešte čosi ku coworkingom a platbe za ne. Častá otázka: “Môžem si platbu za coworking uplatniť v daňových nákladoch?” Áno, ak preukážeš, že si coworking ako zdieľanú kanceláriu využil a zaplatil za neho, minimálne dokladom, na ktorom je využitie služieb coworkingu príp. prenájom kancelárie uvedené.
Coworkingy ako zdieľané kancelárie však často prevádzkujú občianske združenia a pobyt v zdieľanom kancelárskom priestore nefakturujú ako “nájomné”, ale z dôvodu legálneho nezdaňovania ako členské. Pozor: členské je daňovým nákladom, iba ak je členstvo v danej neziskovke povinné alebo ide o členstvo nepovinné a prípadná neziskovka je zriadená na ochranu záujmov člena.
Podeľte sa v komentároch, pomôžete tak iným.
Autor: Ing. Peter FurmaníkFanúšik podnikania a jednoduchého, motivačného a priateľského podnikateľského prostredia. Nastavovač, vysvetľovač, autor a bloger so záľubou v poľudšťovaní jazyka podnikateľských zákonov.
Dodatkové informácie k daňovým výdavkom a prenájmu nehnuteľností
Ak prenajímanú nehnuteľnosť daňovník nezaradí do obchodného majetku, môže si ako daňový výdavok uplatniť len výdavky na riadnu prevádzku nehnuteľnosti, ako sú napr. výdavky na energie vrátane výdavkov na ostatné služby a zaplatené preddavky do fondu prevádzky, opráv a údržby tvoreného podľa zákona č. 182/1993 Z.z. výdavky, ktorými sú úhrady vlastníka bytu a nebytového priestoru za služby poskytované za výkon povinnej správy bytového domu vykonávanú podľa § 6 a nasl. zákona č. úhrady vlastníka bytu a nebytového priestoru za výkon činnosti zástupcu vlastníkov bytov a nebytových priestorov vykonávanú podľa § 8a ods. 5 zákona č. Do daňových výdavkov si v takomto prípade nemôže zahrnúť napr.
Otázka č. [Číslo otázky z pôvodného textu]: Daňovník s príjmami zo závislej činnosti (zamestnanec) získal v príslušnom zdaňovacom období za prenájom nehnuteľnosti 3 200 eur. Za energie zaplatil 1 200 eur. Nehnuteľnosť nemal zaradenú v obchodnom majetku. Iné zdaniteľné príjmy daňovník nemal. V uvedenom prípade daňovník podá daňové priznanie k dani z príjmov typu B, kde uvedie príjmy zo závislej činnosti (V. oddiel) a tiež príjmy z prenájmu (VI. oddiel). K príjmom z prenájmu si uplatní oslobodenie v sume 500 eur a do daňového priznania uvedie zdaniteľné príjmy z prenájmu v sume 2 700 eur. Nakoľko celkové príjmy z prenájmu daňovník znížil o oslobodené príjmy v sume 500 eur (v pomere 2 700 : 3 200), musí v rovnakom pomere znížiť aj výdavky za uhradené energie.
Otázka č. [Číslo otázky z pôvodného textu]: Daňovník dosahuje príjmy z prenájmu nehnuteľnosti podľa § 6 ods. 3 zákona o dani z príjmov. Nehnuteľnosť nemá vloženú vo svojom obchodnom majetku. Ak vlastník nehnuteľnosti vykoná v súvislosti s dosahovaním príjmov podľa § 6 ods. 3 zákona o dani z príjmov na prenajímanej nehnuteľnosti opravu alebo technické zhodnotenie, pričom prenajímanú nehnuteľnosť nemá vloženú vo svojom obchodnom majetku, sú takto vynaložené výdavky výdavkami na jeho osobnú potrebu, a to v súlade s § 21 ods. 1 písm. i) zákona o dani z príjmov. Tieto výdavky si bude môcť daňovník uplatniť až v prípade, keď z predaja predmetnej nehnuteľnosti dosiahne zdaniteľný príjem podľa § 8 ods. 1 písm. b) zákona o dani z príjmov. Preukázateľne vynaložené výdavky na opravu alebo technické zhodnotenie predávanej nehnuteľnosti si v takomto prípade daňovník uplatní ako výdavok na dosiahnutie príjmov z predaja nehnuteľnosti, a to v súlade s § 8 ods. 5 písm. [Doplniť odkaz na paragraf].
Otázka č. [Číslo otázky z pôvodného textu]: Daňovník prenajíma rodinný dom, kde je k dispozícii internet. Nehnuteľnosť nie je zaradená v obchodnom majetku. V nájomnej zmluve sa dohodol s nájomcom, že súčasťou nájomného bude aj poplatok za využívanie internetu.
Otázka č. [Číslo otázky z pôvodného textu]: Daňovník dosahuje príjmy z prenájmu bytu, ktorý nemá zaradený do obchodného majetku. Uplatňuje si do výdavkov výdavky na dodávku energií.
Nájomné za užívanie bytu je daňovým výdavkom za predpokladu, že je splnená základná podmienka pre uplatnenie daňového výdavku v zmysle § 2 písm. i) zákona č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov, podľa ktorého je daňový výdavok definovaný ako výdavok na dosiahnutie, zabezpečenie a udržanie príjmov preukázateľne vynaložený daňovníkom, zaúčtovaný v účtovníctve daňovníka alebo zaevidovaný v evidencii daňovníka podľa § 6 ods. [Doplniť odkaz na paragraf]. Zákon o dani z príjmov osobitne neupravuje spôsob stanovenia výšky daňových výdavkov na nájomné, ak ich hradí daňovník ako súčasť nákladov na bývanie. V prípade, že by išlo o nájom nebytových priestorov v súlade so zákonom č. 116/1990 Zb. o nájme a podnájme nebytových priestorov v znení neskorších predpisov a nebytové priestory by sa využívali napríklad na kancelárske alebo iné podnikateľské účely, nájomné a náklady spojené s nájmom nebytových priestorov by boli daňovým výdavkom v plnej výške.