V právnom svete Slovenska a Českej republiky zohráva notárske overenie podpisu dôležitú úlohu, najmä v kontexte katastra nehnuteľností a pri používaní verejných listín v zahraničí. Tento článok poskytuje komplexný pohľad na túto problematiku, s cieľom objasniť proces, jeho význam a súvisiace aspekty v oboch krajinách, pričom sa zameriava na praktické dôsledky pre občanov a právnické osoby.
Potreba Úradného Overenia Podpisu a Listín
V slovenskom právnom systéme je potreba úradného overenia (osvedčenia) podpisu fyzickej osoby na listine zakotvená v zákone. Overenie môže vykonať obecný úrad (matrika) podľa zákona č. 599/2001 Z. z. alebo notár (prípadne ním poverený zamestnanec) podľa zákona č. 323/1992 Zb. V českom právnom systéme je situácia podobná, pričom dochádza k postupnému prechodu zodpovednosti za overovanie listín. Potrebujete v cudzine použiť verejnú listinu vydanú orgánom Českej republiky? Takýto dokument musíte väčšinou nechať včas overiť príslušnými orgánmi. Ověření prokazuje skutečnost, že listina byla vydána nebo ověřena justičním nebo správním orgánem ČR anebo před ním byla podepsána.
Existujú však aj výnimky, kedy sa listiny overovať nemusia. S niektorými štátmi má ČR uzavretú dohodu, ktorá určuje, aké listiny nie je potrebné vôbec overovať. V niektorých prípadoch vám postačí overenie takzvanou apostilnou doložkou. V ostatných prípadoch musíte listinu nechať opatríť vyšším overením (takzvanou superlegalizáciou).
Od 16. 2. 2019 platí v členských štátoch EÚ Nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/1191 zo dňa 6. júla 2016 o podpore voľného pohybu občanov zjednodušením požiadaviek na predkladanie niektorých verejných listín v Európskej únii a o zmene nariadenia (EÚ) č. 1024/2012 (tzv. nariadenie o verejných listinách). Táto právna úprava má v rámci Európskej únie prednosť pred úpravou v dvoch zmluvách a v haagskej Dohode o apostile (č. 45/1999 Zb.). Dotknuté listiny sa od 16. 2. 2019 predkladajú v rámci Európskej únie bez akéhokoľvek ďalšieho overenia.
Najistotnejšou cestou je predbežne sa informovať u zahraničnej inštitúcie, ktorej budete overenú listinu predkladať.
Kto Môže Overiť Podpis na Slovensku?
Na Slovensku môže podpis na listine overiť:
- Obecný úrad (matrika): Poskytuje základné overenie podpisu.
- Notár (alebo ním poverený zamestnanec): Okrem overenia podpisu môže notár vykonávať aj ďalšie úkony spojené s legalizáciou listín.
Proces Overenia Podpisu na Slovensku
Pri overovaní podpisu na Slovensku existujú dva základné scenáre:
- Osoba listinu pred úradom vlastnoručne podpíše: V tomto prípade osoba predloží úradu listinu a vlastnoručne ju podpíše pred prítomným pracovníkom. Je potrebné preukázať sa občianskym preukazom.
- Osoba už listinu vopred podpísala: Ak osoba už listinu podpísala, vyhlási, že podpis na listine uznáva za vlastný. Aj v tomto prípade sa musí preukázať občianskym preukazom.
V oboch prípadoch je potrebný vlastnoručný podpis do osvedčovacej knihy. Na základe tohto podpisu matrika alebo notár osvedčí pravosť podpisu na listine formou tzv. osvedčovacej doložky.
Osvedčovacia Doložka
Osvedčovacia doložka je dôležitou súčasťou procesu overenia podpisu. Táto doložka musí obsahovať zákonné náležitosti, ako napríklad:
- Meno a priezvisko osoby
- Dátum narodenia
- Rodné číslo
- Trvalé bydlisko
- Miesto a dátum osvedčenia
- Poradové číslo, pod ktorým je osvedčenie zapísané
Je dôležité si uvedomiť, že príslušný orgán (matrika alebo notár) neskúma obsah listiny, ale iba totožnosť fyzickej osoby, ktorej podpis sa má na listine overiť.
Rozdiel Medzi Overením Podpisu Matrikou a Notárom na Slovensku
Hoci oba orgány môžu overovať podpisy, existujú určité rozdiely. Notár, na rozdiel od matriky, zodpovedá aj za osvedčovanie listín alebo ich kópií (tzv. vidimácia).
Overenie Podpisu Notárom - Legalizácia
Výhodou osvedčenia podpisu na listine pred notárom je, že overenie legalizácie je možné overiť na webovom sídle komory, či k legalizácii skutočne aj došlo. Okrem toho, podpis listiny, na ktorej sa vykonala legalizácia, je možné zistiť aj v budúcnosti cez Notársky centrálny register overených podpisov. Legalizáciou notár overuje, že fyzická osoba pred ním listinu vlastnoručne podpísala alebo uznala podpis, ktorý sa na listine už nachádza, za vlastný. Legalizácia sa vykonáva pripojením doložky o podpise listiny alebo o uznaní podpisu za vlastný, ktorá sa umiestni priamo na listinu, prípadne sa vyhotoví na samostatný list, ktorý sa pevne pripojí k podpísanej listine.
O overení podpisu neodpovedá notár ani jeho pracovník za obsah listiny ako po právnej, tak po stránke faktickej. Je nutné, aby listina, na ktorej je podpis overovaný, bola už úplná. Nie je napríklad možné vykonať legalizáciu podpisu na úplne prázdny list papiera s tým, že si naň žiadateľ následne doplní text, prípadne overovať podpis na nevyplnenom formulári.
Následne požiadate o tzv. legalizáciu podpisu.
Inštalácia Elektronický podpis dokumentu KEP (Windows)
Technická Jednota Listiny
Pri dokumentoch, ktoré sa skladajú z viacerých listov, je dôležitá ich technická jednota.
Stanovisko Súdov k Technickej Jednote:
- Najvyšší súd SR: Vyžaduje pevné spojenie listov formou zošitia.
- Ústavný súd SR: Nesplnenie technickej jednoty nemá za následok neplatnosť právneho úkonu.
- Správa katastra: Nie je povinná vyžadovať zošitie zmluvy spôsobom, ktorý upravuje notársky poriadok.
Z hľadiska právnej istoty je dôležité, aby zmluvy boli písané tak, aby nemohlo dôjsť k zámene jednotlivých listov po jej podpísaní účastníkmi a aby príslušná zmluva už pred podpísaním listina tvorila technickú jednotu /zviazanie/ jednej listiny a až následne boli podpisy účastníkov na nej osvedčené, čo podľa nášho názoru plne zodpovedá ust. § 46 ods. 2 Obč.
Notárske Služby nad Rámec Overenia Podpisu
Notár poskytuje širokú škálu služieb, ktoré presahujú rámec overovania podpisov. Medzi tieto služby patria:
- Spisovanie a vydávanie notárskych zápisníc: o zmluvách (kúpne, darovacie, zámenné), závetoch a iných právnych úkonoch.
- Osvedčovanie právne významných skutočností: overovanie fotokópií, priebehu valných zhromaždení, vyhlásení o vydržaní.
- Konanie vo veciach notárskych úschov: úschova závetov, listín, peňazí.
- Konanie vo veciach notárskych centrálnych registrov: register závetov, záložných práv, dražieb.
- Činnosť osvedčujúcej osoby: vydávanie výpisov z obchodného registra, zaručená konverzia dokumentov.
- Činnosť súdneho komisára: konanie o dedičstve.
Notárska Úschova
Notárska úschova predstavuje bezpečný spôsob úhrady kúpnej ceny pri prevode nehnuteľností.
Vyššie Overenie Verejných Listín pre Použitie v Zahraničí
Verejné listiny, ktoré sa majú použiť v zahraničí, môžu vyžadovať vyššie overenie (konzulárnu superlegalizáciu) alebo apostil.
Apostil
Apostil je osvedčenie, ktoré vydáva krajský súd alebo Ministerstvo spravodlivosti SR pre listiny, ktoré sa majú použiť v štátoch, ktoré sú zmluvnou stranou Dohovoru o zrušení požiadavky vyššieho overenia zahraničných verejných listín. Verejnú listinu opatrenú apostilom možno použiť bez ďalšieho overenia na území ktorejkoľvek inej zmluvnej strany dohovoru. Teda aj na území Slovenskej republiky, keďže sme k dohovoru pristúpili. Apostil neosvedčuje pravdivosť obsahu verejnej listiny, ku ktorej je pripojená. Apostil sa umiestňuje priamo na listine alebo na jej nadstavení (tzv. "allonge").
Ak je dokument písaný v cudzom jazyku, je potrebné na úradné účely v SR zabezpečiť jeho úradný preklad súdnym prekladateľom (s okrúhlou pečiatkou so štátnym znakom).
Krajiny, ktoré podpísali Dohovor o zrušení požiadavky vyššieho overenia zahraničných verejných listín z 5. októbra 1961 (tzv. Haagsky dohovor): Albánsko, Andorra, Antigua a Barbuda, Argentína, Arménsko, Austrália, Rakúsko, Azerbajdžan, Bahamy, Barbados, Bielorusko, Belgicko, Belize, Bolívia, Bosna a Hercegovina, Botswana, Brazília, Brunei Darussalam, Bulharsko, Burundi, Kapverdy, Kanada, Kapverdské ostrovy, Kajmanské ostrovy, Kolumbia, Cookove ostrovy, Cyprus, Česká republika, Dánsko, Dominika, Dominikánska republika, Ekvádor, Salvador, Estónsko, Eswatini, Fidži, Fínsko, Francúzsko, Grécko, Grenada, Gruzínsko, Nemecko, Hongkong, Maďarsko, Island, India, Indonézia, Írsko, Izrael, Taliansko, Japonsko, Kazachstan, Kiribati, Kuvajt, Kirgizsko, Lotyšsko, Lesotho, Libéria, Lichtenštajnsko, Litva, Luxembursko, Macao, Macedónsko, Malawi, Malajzia, Malta, Marshallove ostrovy, Maurícius, Mexiko, Moldavsko, Monako, Mongolsko, Čierna Hora, Mozambik, Namíbia, Holandsko, Nový Zéland, Nikaragua, Niue, Nórsko, Omán, Panama, Papua-Nová Guinea, Paraguaj, Peru, Filipíny, Poľsko, Portugalsko, Rumunsko, Rusko, Svätý Krištof a Nevis, Svätá Lucia, Svätý Vincent a Grenadiny, Samoa, San Maríno, Svätý Tomáš a Princov ostrov, Saudská Arábia, Senegal, Srbsko, Seychely, Sierra Leone, Singapur, Sint Maarten, Slovensko, Slovinsko, Južná Afrika, Južná Kórea, Španielsko, Srí Lanka, Surinam, Švédsko, Švajčiarsko, Sýria, Taiwan, Tadžikistán, Thajsko, Tonga, Trinidad a Tobago, Tunisko, Turecko, Turkménsko, Tuvalu, Ukrajina, Spojené arabské emiráty, Spojené kráľovstvo, Spojené štáty americké, Uruguaj, Uzbekistan, Vanuatu, Venezuela, Vietnam, Jemen, Zambia, Zimbabwe.
Konzulárna Superlegalizácia
Ak sa má slovenská verejná listina použiť v štáte, ktorý nie je zmluvnou stranou Dohovoru, je potrebné ju overiť krajským súdom alebo Ministerstvom spravodlivosti, následne konzulárnym odborom MZV a EZ SR a nakoniec zastupiteľským úradom daného štátu.
Čo ak sa má overiť podpis v krajine, ktorá nie je zmluvnou stranou Haagskeho dohovoru? Aj keď je takých krajín našťastie málo, postup je komplikovanejší. Odporúčam zabezpečiť na dokumente pečiatku ministerstva zahraničných vecí tej krajiny, v ktorej sa podpis overuje, a následne pravosť pečiatky overiť na príslušnom zastupiteľskom úrade inej krajiny, ktorý je akreditovaný aj pre Slovenskú republiku (iné veľvyslanectvo alebo konzulát).
Overovanie Listín v Českej Republike
V Českej republike prebieha proces overovania listín postupne.
- Do 30. 9. 2021: Listiny vydané alebo overené súdmi a listiny vyhotovené a overené notármi a súdnymi exekútormi overovalo Ministerstvo spravodlivosti ČR.
- Od 1. 10. 2021: Ministerstvo spravodlivosti ČR zabezpečuje vyššie overovanie listín vydaných či overených súdmi, vrátane listín vyhotovených a overených notármi a súdnymi exekútormi. V procese tzv. superlegalizácie.
- Ostatné listiny: vydané alebo overené orgánmi štátnej správy alebo inými orgánmi overuje Ministerstvo zahraničných vecí.
- Od 1. 10. 2021: Nemôže ministerstvo overiť české verejné listiny vydané alebo overené notármi apostilnou doložkou. Overovanie tohto typu listín od uvedeného dátumu vykonáva Notárska komora ČR a regionálne notárske komory.
O overenie môže požiadať ktokoľvek, kto listinu predloží. Priložte potrebný počet kolkových známok (voľne vložte do obálky) a vlastnú listinu, ktorá má byť overená (prípadne listinu už opatrenú predchádzajúcim overením). Náklady na zaslanie overených dokumentov hradí Ministerstvo spravodlivosti.
- Od 1. 9. (rok nie je špecifikovaný): Kolkovú známku zakúpite na všetkých pobočkách Českej pošty poverených predajom kolkových známok.
Dostavíte sa k overeniu osobne, overíme na počkanie až päť listín. Žiadate, ak viac ako päť overení, doporučujeme žiadosť zaslať korešpondenčne. Zákonná lehota na vybavenie žiadosti je tridsať dní od jej obdržania.
Dôležité Upozornenia pre Použitie Dokumentov v Zahraničí
- Jazyková bariéra: Ak je listina vyhotovená v jazyku, ktorý notár alebo jeho pracovník neovládajú, zákon stanoví povinnosť predložiť spolu s touto listinou aj preklad vyhotovený súdnym tlumočníkom.
- Platnosť dokladov: Väčšina cudzích štátov uznáva len matričné doklady, ktoré nie sú staršie ako 6 mesiacov odo dňa ich vydania. Pred samotným overením si radšej na veľvyslanectve overte presné podmienky.
- Právnické osoby: Ak ide o plnú moc, čestné vyhlásenie či iný dokument (napr. prehlásenie, zmluva, obchodná listina, stanovy) právnickej osoby, je po osvedčení podpisu a pečiatky notára potrebné aj potvrdenie od Slovenskej obchodnej a priemyselnej komory o existencii podnikateľského subjektu.
Cenník Notárskych Služieb
Poplatky u notára sú stanovené Vyhláškou Ministerstva spravodlivosti SR 31/1993 Z.z. Základom odmeny je väčšinou cena predmetu notárskeho úkonu. Pri osvedčovaní a niektorých iných úkonoch sú stanovené ceny paušálne.
Notár ako Záruka Nestrannosti
Notár je zárukou nestrannosti a kvalitného výkonu právnickej profesie. Jednou z konzulárnych funkcií podľa Viedenského dohovoru o konzulárnych stykoch (článok 5, písmeno f) je vykonávanie funkcie notára. Táto právomoc spočíva v tom, že zastupiteľský úrad Slovenskej republiky, t.j. veľvyslanectvo alebo generálny konzulát, môže osvedčovať pravosť podpisov, zhodu fotokópií a prekladov pre použitie v Slovenskej republike. Osvedčením pravosti podpisu veľvyslanectvo osvedčuje, že žiadateľ listinu vlastnoručne podpísal alebo že podpis vlastnoručne skôr urobený uznal za vlastný. Žiadateľ je povinný predložiť listinu, na ktorej sa má overiť podpis.
Použitie Dokumentov z Českej Republiky na Slovensku
Možnosť použitia dokumentov vydaných alebo overených orgánmi Českej republiky vo všeobecnosti upravuje zákon č. 270/1995 Z. z. Podľa § 3 ods. 4 zákona o štátnom jazyku: „Fyzická osoba a právnická osoba v úradnom styku s orgánom podľa odseku 1 a v úradnom styku s právnickou osobou podľa odseku 1 používa štátny jazyk, ak tento zákon, osobitný predpis alebo medzinárodná zmluva, ktorá bola vyhlásená spôsobom ustanoveným zákonom, neustanovuje inak.6b) Osoba, ktorej materinským jazykom je jazyk spĺňajúci požiadavku základnej zrozumiteľnosti z hľadiska štátneho jazyka, môže v úradnom styku s orgánom podľa odseku 1 a v úradnom styku s právnickou osobou podľa odseku 1 používať svoj materinský jazyk.
Ako je všeobecne známe, podpis prevodcu nehnuteľnosti (predávajúceho, darcu a pod.) musí byť na zmluve úradne osvedčený. Osvedčenie pravosti podpisu (tzv. legalizácia) je úkon, pri ktorom notár alebo iný oprávnený orgán osvedčuje, že osoba, ktorej podpis sa na listine nachádza, tento podpis vlastnoručne urobila alebo ho uznala za vlastný.
Notárske Overenie Podpisu pre Kataster Nehnuteľností
V kontexte slovenského katastra nehnuteľností je overenie podpisu na zmlvách (napr. kúpnych, darovacích) nevyhnutnosťou. Podpis prevodcu nehnuteľnosti musí byť úradne osvedčený. Tento proces zabezpečuje právnu istotu a predchádza možným sporom.
Zhrnutie Procesov Overenia v Obidvoch Krajinách
Zatiaľ čo Slovensko má jasne definované orgány na overovanie podpisov (matrika, notár), Česká republika prechádza legislatívnymi zmenami v oblasti overovania listín, pričom sa postupne presúva zodpovednosť na notárske komory a ministerstvá. V oboch krajinách platia odlišné pravidlá pre použitie listín v zahraničí, pričom kľúčovú úlohu zohrávajú apostilácia a superlegalizácia. Dôležité je vždy si vopred overiť požiadavky konkrétnej inštitúcie, ktorej bude dokument predkladaný, a to aj s ohľadom na jeho jazyk a vek.
Následne požiadate o tzv. osvedčenie.