Využívanie automobilu je pre mnohých podnikateľov nevyhnutnou súčasťou ich činnosti. Často sa stáva, že podnikateľ využíva automobil, ktorý nie je zaradený v jeho obchodnom majetku, ale je v majetku fyzickej osoby - nepodnikateľa alebo iného subjektu. Existuje viacero spôsobov, ako môže podnikateľ využívať automobil v podnikaní, vrátane využívania vlastného automobilu (zaradeného alebo nezaradeného v obchodnom majetku) a prenájmu automobilu. Tento článok sa zameria na situácie, kedy podnikateľ potrebuje prenajať auto, pričom sám nemusí mať živnosť na prenájom vozidiel.
Využívanie vlastného automobilu v podnikaní
Podnikateľ môže využívať v podnikaní vlastný automobil, a to zaradený v obchodnom majetku alebo nezaradený v obchodnom majetku. Za vlastný automobil podnikateľa sa považuje aj automobil v bezpodielovom spoluvlastníctve manželov, a to aj v prípade, že v dokladoch vozidla je zapísaný ako držiteľ druhý manžel.
Prenájom automobilu: Klasický scenár
Ďalšou formou využívania automobilu v podnikaní je prenájom automobilu. Ide o klasický prenájom, po skončení ktorého nájomca vracia automobil prenajímateľovi. Prenajímateľ prenáša na nájomcu právo na používanie predmetu nájmu. V prípade osobných automobilov býva operatívny prenájom dohodnutý obyčajne na krátke obdobie.
Právna úprava nájmu dopravného prostriedku medzi podnikateľskými subjektami
Nájom automobilu medzi podnikateľmi sa riadi ustanoveniami § 630 až § 637 Obchodného zákonníka o nájme dopravného prostriedku. Zmluvou o nájme dopravného prostriedku sa prenajímateľ zaväzuje prenechať nájomcovi dopravný prostriedok na dočasné užívanie a nájomca sa zaväzuje zaplatiť nájomné. Zmluva musí mať vždy písomnú formu.
Možnosti prenájmu motorového vozidla nad rámec bežných autopožičovní
Prenájom motorového vozidla medzi podnikateľmi je možný aj v iných prípadoch, ako je autopožičovňa. Prenájom dopravného prostriedku sa môže realizovať ako jednorazový v prípade voľnej kapacity u jedného podnikateľa a potreby druhého podnikateľa.
Využívanie súkromného automobilu zamestnancom pre pracovné účely
Zamestnávateľ sa môže dohodnúť so zamestnancom na využívaní jeho osobného motorového vozidla na pracovné cesty, na ktoré ho zamestnávateľ vyslal. Môže sa však dohodnúť aj na dlhodobom využívaní jeho osobného automobilu v podnikaní, napr. zamestnanec vo funkcii obchodného zástupcu používa v práci vlastný automobil, za ktorý poberá paušálnu náhradu a náhradu za spotrebované pohonné látky.
Kľúčové náležitosti nájomnej zmluvy na dopravný prostriedok
Nájomná zmluva je neoddeliteľnou súčasťou podnikateľského nájmu dopravných prostriedkov. Jej podstatou je právo nájomcu dočasne užívať predmet nájmu (konkrétny dopravný prostriedok) za podmienok vymedzených v nájomnej zmluve, za čo sa zaväzuje platiť nájomné. Rovnako ako pri byte, či nebytovom priestore aj pri nájme dopravného prostriedku do firmy je potrebná písomná nájomná zmluva. Podnikateľský vzťah pri nájme dopravných prostriedkov nevzniká samotnou dohodou ako je tomu pri iných hnuteľných veciach. Bez písomnej zmluvy neexistuje ani nájom dopravného prostriedku, napríklad auta.
Podstatné náležitosti nájomnej zmluvy:
- Označenie zmluvných strán: Presné určenie prenajímateľa (vlastník vozidla) a nájomcu (užívateľ vozidla).
- Vymedzenie predmetu nájmu: Detailná špecifikácia prenajímaného dopravného prostriedku (typ, značka, model, VIN, rok výroby, prípadné zvláštne označenia).
- Výška nájomného: Dohodnutá odplata za prenájom. Slovenský právny poriadok nepozná bezodplatný nájom, minimálna suma je 1 cent.
- Doba trvania nájmu: Určenie, či ide o nájom na dobu určitú (napr. pol roka, rok, dva) alebo na dobu neurčitú. V prípade, že nájomca užíva hnuteľnú vec aj po uplynutí dohodnutej doby a prenajímateľ to do 30 dní nenamietne na súde, zmluva sa považuje za predĺženú za rovnakých podmienok.
Ďalšie dohodnuté ustanovenia v zmluve:
- Technický stav vozidla: Opis stavu vozidla pri začatí nájmu, vrátane prípadných vád.
- Povinnosti zmluvných strán: Jasné vymedzenie toho, čo nájomca nesmie (napr. prenechať auto do podnájmu bez súhlasu prenajímateľa) a čo môže, ak je to výslovne dohodnuté.
- Zabezpečenie nárokov: Možnosť dohodnúť napríklad zmluvnú pokutu za omeškanie s platbou nájomného alebo za poškodenie prenajatej veci.
- Skončenie nájmu: Určenie podmienok, za ktorých môže prenajímateľ alebo nájomca od zmluvy odstúpiť alebo ju vypovedať.
Odlišnosti nájmu auta od nájmu iných hnuteľných vecí a nehnuteľností
Firemný nájom dopravného prostriedku sa líši od nájmu bytu, nebytového priestoru ale aj od nájmu iných hnuteľných vecí. Základnou odlišnosťou je to, že ide o špecifický samostatný typ obchodnej zmluvy medzi podnikateľmi, ktorá je upravená v § 630 - § 637 Obchodného zákonníka. Naproti tomu, nájom bytu, nebytového priestoru a dokonca aj podnikateľský nájom iných hnuteľných vecí je upravený v Občianskom zákonníku.
Špecifiká platenia nájomného a výpovedné lehoty
Špecifikom pri nájme dopravného prostriedku je aj možnosť zaplatenia nájomného len raz, a to na konci nájmu dopravného prostriedku. To však neplatí v prípade, ak nájom má trvať viac ako tri mesiace. V takomto prípade je nájomca povinný platiť nájomné koncom každého kalendárneho mesiaca, v ktorom užíva dopravný prostriedok.
Ďalším špecifikom je dĺžka výpovednej lehoty. Ak niektorá zo zmluvných strán už nechce pokračovať v nájme, môže zmluvu vypovedať. Výpovedná doba je spravidla 30 dní. Možno sa však dohodnúť na dlhšej výpovednej lehote. Prenajímateľ a nájomca sa môžu však dohodnúť aj na tom, že zmluvu možno ukončiť už samotným doručením výpovede.
Daňové aspekty používania prenajatého automobilu v podnikaní
V súvislosti s používaním automobilu v podnikaní vzniká celý rad výdavkov. Tieto podmienky uznania výdavkov pre daňové účely vyplývajú priamo z definície daňového výdavku v § 2 písm. i) zákona o dani z príjmov. Uplatnené výdavky musia byť riadne zaúčtované v súlade so zásadami a predpismi pre vedenie podvojného a jednoduchého účtovníctva.
Výdavky na spotrebované pohonné látky (PHL) pri prenájme
Ak je automobil prenajatý, výdavky na pohonné látky sú obvykle súčasťou nájomnej zmluvy alebo sú fakturované osobitne. V prípade, že nájomca uhrádza PHL priamo, ich uplatnenie do daňových výdavkov závisí od podmienok dohodnutých v zmluve.
Možnosti uplatnenia výdavkov na PHL:
- Podľa údajov z technického preukazu: Uplatňovanie výdavkov na PHL do daňových výdavkov je založené na prepočte spotreby PHL za každý automobil osobitne na základe spotreby vyplývajúcej z podkladov (dokladov vozidla, individuálnej vnútropodnikovej normy).
- Podľa certifikátu autorizovanej skúšobne: Priamo podľa § 19 ods. 2 písm. a) zákona o dani z príjmov, na základe dokladu - certifikátu, vydaného autorizovanou skúšobňou.
- Paušálne výdavky: Daňovník uplatňuje paušálne výdavky do výšky 80 % z celkového preukázateľného nákupu pohonných látok za príslušné zdaňovacie obdobie a primeraného počtu najazdených kilometrov podľa stavu tachometra na začiatku a na konci príslušného zdaňovacieho obdobia pre každé motorové vozidlo samostatne. Táto možnosť spočíva v zavedení preukazovania spotreby PHL paušálom. Pri tomto spôsobe preukazovania spotreby PHL ide o podstatné zjednodušenie preukazovania týchto výdavkov na účely zákona o dani z príjmov smerované hlavne na fyzické osoby - podnikateľov, a menšie obchodné spoločnosti. Pri tomto spôsobe preukazovania výdavkov na spotrebu PHL nie je potrebné viesť knihu jázd, a tým ani vykonávať prepočet spotreby PHL podľa údajov uvádzaných v technickom preukaze.
Cestovné náhrady a iné výdavky pri prenájme
Ak nájomná zmluva pokrýva aj servis a údržbu vozidla, tieto náklady sú zvyčajne zahrnuté v nájomnom alebo fakturované osobitne. V prípade, že nájomca uhrádza niektoré výdavky priamo, je potrebné si overiť ich daňovú uznateľnosť na základe nájomnej zmluvy a platnej legislatívy.
Zamestnanec má nárok na náhradu cestovných výdavkov za spotrebované pohonné látky podľa § 19 ods. 2 písm. b) zákona o dani z príjmov. V tomto prípade sa postupuje podľa § 7 zákona o cestovných náhradách. Cenu PHL preukazuje zamestnanec dokladom o kúpe PHL, z ktorého je zrejmá súvislosť s pracovnou cestou. Ak zamestnanec preukazuje cenu PHL viacerými dokladmi o kúpe, cena PHL sa môže počítať aritmetickým priemerom preukázaných cien.
Daň z motorových vozidiel pri prenajatom aute
Daň z motorových vozidiel je spravidla povinná platiť osoba, ktorá je zapísaná ako držiteľ alebo prevádzkovateľ vozidla v technickom preukaze. Pri prenajatom aute toto platí v závislosti od toho, kto je uvedený v dokladoch vozidla a ako je to definované v nájomnej zmluve.
Spoločnosť je povinná zaplatiť za automobil používaný v podnikaní daň z motorového vozidla v zmysle § 84 a nasl. zákona o miestnych daniach. Podnikateľka je povinná zaplatiť za automobil používaný v podnikaní daň z motorového vozidla v zmysle § 84 a nasl. zákona o miestnych daniach. Daň z motorového vozidla stačí zaplatiť raz.
Používanie súkromného vozidla na podnikateľské účely a jeho daňové dôsledky
Podnikateľ používa v podnikaní vlastný osobný automobil nezaradený do obchodného majetku. Do daňových výdavkov uplatňuje základnú náhradu a náhradu výdavkov za spotrebované PHL. Keďže sa stal platiteľom DPH, môže si odpočítavať DPH zo spotrebovaných PHL? Uplatňovanie výdavkov na používanie vlastného osobného motorového vozidla do daňových výdavkov upravuje § 19 ods. 2 písm. e) zákona o dani z príjmov. Pri používaní vlastného osobného automobilu v podnikaní daňovník nemá nárok na odpočítanie DPH z PHL. V tomto prípade podnikateľ neuplatňuje do daňových výdavkov spotrebu PHL podľa vystavených dokladov od dodávateľov, ale uplatňuje náhradu za spotrebované pohonné hmoty ako súkromná osoba, ktorá nie je platiteľ DPH.
Paušálne výdavky na PHL pri súkromnom vozidle
Daňovník, ktorý používa pri podnikaní vlastný osobný automobil nezaradený v obchodnom majetku, postupuje pri uplatňovaní výdavkov na PHL do daňových výdavkov podľa § 19 ods. 2 písm. e) ZDP, ktorý paušálne náhrady výdavkov na PHL do daňových výdavkov neumožňuje. Daňovník nemôže pri uplatňovaní výdavkov na PHL do daňových výdavkov uplatňovať paušálne výdavky vo výške 80 % podľa § 19 ods. 2 písm. l) zákona o dani z príjmov.
Prípadové štúdie a ich riešenia
Príklad 1: Prenájom vozidla fyzickou osobou právnickej osobe
Fyzická osoba prenajme svoje vozidlo právnickej osobe (s.r.o.) a v zmluve sa dohodnú, že všetky náklady súvisiace so servisom a udržiavaním vozidla bude znášať právnická osoba. Dohodnú sa tiež na tom, že vozidlo môžu využívať aj zamestnanci firmy.
1) Aký daňový výdavok si môže uplatniť právnická osoba vo svojom účtovníctve? Ide najmä o nájomné, servis vozidla, daň z motorových vozidiel a PHM?Právnická osoba si môže do daňových výdavkov uplatniť nájomné, náklady na servis a údržbu, daň z motorových vozidiel (ak je jej držiteľom/prevádzkovateľom podľa zmluvy) a pohonné látky, ak sú súčasťou nájomného alebo sú fakturované osobitne a súvisia s podnikaním.
Príklad 2: Nájomná zmluva na dopravný prostriedok - neplatnosť bez písomnej formy
Spoločnosť A, s.r.o. sa ústne dohodla so spoločnosťou B, s.r.o., že jej prenajme dopravný prostriedok, automobil zn. Škoda Octavia, rok výroby 2017, VIN: XXXXXXXXXXXX, farba: strieborná, počet km: 100000 a to na obdobie 1 roka. Dohodli sa aj na nájomnom vo výške 150 eur/mesačne. Neuzavreli však písomnú nájomnú zmluvu. Keďže ide o podnikateľský nájom dopravného prostriedku, pri ktorom sa vyžaduje písomná nájomná zmluva, nájomný vzťah medzi spoločnosťou A, s.r.o. a B, s.r.o. nevznikol a nájom automobilu je neplatný.
Príklad 3: Automatické predĺženie nájomnej zmluvy na automobil
A, s.r.o. prenajala spoločnosti B, s.r.o. automobil zn. Škoda Octavia, rok výroby 2017, VIN: XXXXXXXXXXXX, farba: strieborná, počet km: 100000 a to na obdobie 1 roka. Po uplynutí tejto doby B, s.r.o. nevrátila požičaný automobil, ale ho aj naďalej užívala. A, s.r.o. sa neobrátila na súd a nežiadala vydanie prenajatého dopravného prostriedku. Došlo tak k automatickému obnoveniu nájmu dopravného prostriedku, a to opätovne na dobu 1 roka.
Príklad 4: Výpovedná lehota nájomnej zmluvy na auto
Spoločnosť A, s.r.o. uzatvorila so spoločnosťou B, s.r.o., nájomnú zmluvu, na základe ktorej jej prenajala dopravný prostriedok - nákladné auto. Dohodli sa na dobe nájmu 1 rok, s trvaním od 1.10.2018 do 30.9.2019 a že nájom možno vypovedať aj s účinnosťou ku dňu doručenia výpovede. Po čase B, s.r.o. meškala s platením nájomného, preto sa spoločnosť A, s.r.o. rozhodla vypovedať nájomnú zmluvu. Výpoveď zaslala spoločnosti B, s.r.o. dňa 1.4.2019. B, s.r.o. si výpoveď prevzala dňa 10.4.2019. Nájom dopravného prostriedku sa ukončil dňa 10.4.2019 a spoločnosť B, s.r.o. musí v tento deň vrátiť dopravný prostriedok spoločnosti A, s.r.o. Ak by sa spoločnosti nedohodli na tejto kratšej výpovednej lehote, výpoveď by nastala uplynutím 30 dní.
Zhrnutie
Pri prenájme automobilu bez vlastnej živnosti na prenájom je kľúčové mať uzatvorenú písomnú nájomnú zmluvu, ktorá jasne definuje práva a povinnosti oboch strán. Obchodný zákonník poskytuje rámec pre takéto zmluvy a je dôležité dodržať jeho ustanovenia, najmä čo sa týka písomnej formy. Z pohľadu daňových nákladov je dôležité správne zaúčtovanie všetkých výdavkov súvisiacich s prenájmom a ich preukázanie relevantnými dokladmi.