V súčasnosti sa proces podávania návrhov na vklad do katastra nehnuteľností čoraz častejšie presúva do elektronickej podoby. Tento posun prináša nielen zefektívnenie a zrýchlenie administratívnych procesov, ale aj potenciálne úspory na správnych poplatkoch. Pre úspešné absolvovanie elektronického konania je však nevyhnutné dôsledne dbať na dodržiavanie špecifických náležitostí, ktoré sa od elektronických podaní vyžadujú. Tieto požiadavky vychádzajú predovšetkým z platnej legislatívy, ako je Zákon č. 162/1995 Z. z. o katastri nehnuteľností a o zápise vlastníckych a iných vecných práv k nehnuteľnostiam (katastrálny zákon) a Zákon č. 145/1995 Z. z. o správnych poplatkoch, ako aj z relevantných vykonávacích predpisov, napríklad Vyhláška č. 461/2009 Z. z.
Elektronické podanie a jeho základné princípy
Základným predpokladom elektronického podania návrhu na vklad je, že všetky jeho prílohy musia byť vyhotovené v elektronickej podobe. To sa týka dokumentov ako sú kúpna zmluva, darovacia zmluva, geometrický plán, vyhlásenie správcu bytov a nebytových priestorov, dohoda o splnomocnení a iné relevantné dokumenty. Kľúčovou požiadavkou je, aby tieto elektronické dokumenty boli podpísané kvalifikovanými elektronickými podpismi (ďalej len "KEP") všetkých osôb, ktorých sa dané dokumenty týkajú.
V prípade, ak sa v listinnom podaní vyžaduje osvedčený podpis, v elektronickom podaní mu zodpovedá práve KEP, ktorý je navyše opatrený časovou pečiatkou. Táto časová pečiatka je dôležitá preukázateľnosť dátumu podpísania dokumentu, čo je často relevantné z hľadiska platnosti zmlúv a lehôt. Kvalifikované elektronické podpisy, ktoré sú súčasťou elektronického návrhu na vklad, je možné vyhotoviť nielen prostredníctvom Ústredného portálu verejnej správy slovensko.sk, ale aj pomocou externých aplikácií. Tieto podpísané elektronické dokumenty sa následne prikladajú ako prílohy k samotnému podaniu.
Ako elektronicky podpísať PDF dokument
Splnomocnenie v elektronickom konaní
Ak je účastník konania zastúpený splnomocnencom, k návrhu na vklad je nevyhnutné priložiť aj dohodu o splnomocnení. Táto dohoda môže mať dve formy. Prvou je elektronický dokument podpísaný kvalifikovaným elektronickým podpisom splnomocniteľa s časovou pečiatkou a kvalifikovaným elektronickým podpisom splnomocnenca. Druhou možnosťou je dokument v papierovej podobe, ktorý je následne potrebné zaručene konvertovať do elektronickej podoby oprávnenou osobou v súlade so zákonom o e-Governmente. Pre účely elektronického podania často postačuje aj jednostranné plnomocenstvo podpísané splnomocniteľom. Takto vytvorený elektronický dokument sa potom prikladá ako príloha k návrhu na vklad, ktorý podáva splnomocnenec zo svojej elektronickej schránky.
Existujú však aj výnimky. Uvedené pravidlá neplatia v prípade, ak elektronické podanie realizuje advokát a zmluva obsahuje autorizačnú doložku a jeho kvalifikovaný elektronický podpis. Podobne môže elektronické podanie uskutočniť aj notár, ak zmluvu vyhotoví vo forme notárskej zápisnice a opatrí ju kvalifikovaným elektronickým podpisom.
Konverzia dokumentov a ich podanie
Ak návrh na vklad obsahuje aj iné prílohy, ktoré je potrebné konvertovať z listinnej podoby do elektronickej, je možné využiť služby zaručenej konverzie. Prostredníctvom Ústredného portálu verejnej správy slovensko.sk je možné uskutočniť elektronický návrh na vklad aj s prílohami cez službu Všeobecná agenda. Služba "Podanie návrhu na vklad do katastra nehnuteľnosti" je momentálne nedostupná, avšak návrh je možné podať cez spomínanú Všeobecnú agendu.
Proces zaručenej konverzie zabezpečuje transformáciu pôvodného dokumentu v listinnej podobe do dokumentu v elektronickej podobe alebo naopak. Túto službu je možné realizovať na vybraných pracoviskách Slovenskej pošty (IOM pracoviskách) prostredníctvom platobného systému eKolok.
Náležitosti elektronického podania a správne poplatky
Náležitosti elektronického podania sú v podstate rovnaké ako pri písomnom podaní. Pri elektronickom podaní sa zvyčajne podáva jeden rovnopis návrhu a jeden rovnopis príloh. Vlastnoručnému podpisu na listine zodpovedá pri elektronickom podaní práve kvalifikovaný elektronický podpis. Ak má dokument obsahovať úradne overený vlastnoručný podpis, treba pri elektronickom podaní použiť kvalifikovaný elektronický podpis opatrený časovou pečiatkou.
Jednou z najvýznamnejších výhod elektronického podania je možnosť zníženia správnych poplatkov. Ak elektronické podanie spĺňa všetky zákonné náležitosti, výška správnych poplatkov sa znižuje o 50 %. Toto zníženie je motiváciou pre občanov a právnické osoby, aby uprednostňovali elektronickú formu komunikácie s katastrálnymi úradmi.
Možnosti podpísania dokumentov viacerými osobami
V prípade, ak je potrebné prílohy podania podpísať viacerými účastníkmi zmluvy, viacnásobné podpísanie toho istého dokumentu je možné. Na tento účel je potrebné mať nainštalovanú aplikáciu na vytvorenie kvalifikovaného elektronického podpisu, ako je napríklad D.Signer/eIDAS. Najnovšiu verziu spomínanej aplikácie je možné nájsť v sekcii „Na stiahnutie“ na príslušných portáloch. Návody, ako postupovať pri podpisovaní príloh podania viacerými osobami v prostredí elektronických schránok, sú zvyčajne dostupné v sekcii „Návody“.
Proces prijatia a prípadné nedostatky
Prijatie potvrdenia o podaní zo strany Ústredného portálu verejnej správy automaticky neznamená prijatie podania na príslušnom okresnom úrade. V prípade, že elektronické podanie nebude spĺňať zákonné náležitosti, katastrálny odbor okresného úradu takéto podanie síce zaeviduje, ale konanie preruší a bude žiadať o dodatočné doloženie príloh. Ak sa prílohy nedoplnia v elektronickej forme, nárok na znížený správny poplatok zaniká a podanie môže byť vybavené ako listinný návrh, čo znamená stratu výhody elektronického procesu a potenciálne aj vyšší poplatok. Preto je nevyhnutné venovať náležitú pozornosť kontrole všetkých náležitostí pred odoslaním elektronického podania.
Prostredníctvom portálu Elektronických služieb katastra nehnuteľností je možné podať elektronický návrh na vklad aj s prílohami. V súčasnosti je táto služba na portáli síce nedostupná, ale návrh je možné podať cez službu Všeobecná agenda. Dôležité je nezabudnúť, že dokument je potrebné digitalizovať zaručenou konverziou, aby spĺňal legislatívne požiadavky na elektronické podanie.