Keď povieme domov, každý z nás si asi predstaví príjemne vyzerajúci dom s udržiavanou predzáhradkou, funkčným výťahom, čistým schodišťom a príjemne vyhriatym bytom. A ako to vyzerá vo vašom dome? Tak ako si to predstavujete? Alebo bývate v dome, kde si radšej vymeníte na chodbe žiarovku sami ako by ste mali pol roka naháňať správcu aby to zabezpečil? Poznáte svojho správcu? Kedy ste ho videli naposledy? Tieto otázky sa dotýkajú každodenného života mnohých obyvateľov bytových domov a poukazujú na dôležitosť kvalitnej správy budov. V súčasnej dobe, kedy je veľký dôraz kladený na energetickú úsporu v budovách a nezávislosť týchto budov, je vhodné túto efektivitu dosiahnuť pomocou podporných činností. Do týchto podporných činností patria bezpochyby moderné technológie a rozličné modifikácie softvérových riešení.
Vývoj Správy Budov: Od Tradičného Správcu k Facility Managementu
Správa budov sa datuje od čias, kedy bola postavená prvá budova na svete. Budovy potrebujú byť neustále udržiavané a spravované istým typom správcu. V tradičnom ponímaní sa jedná o údržbárske a upratovacie služby, ktoré zvláda aj jeden pracovník. Ak by tento správca alebo subsystém neexistoval, budovy by chátrali a stratili časom veľkú časť svojej životnosti. Postupom času sa služby v rámci správy budov neustále skvalitňovali a rozširovali. Údržba budov tvorí kombináciu všetkých manažérskych a administratívnych činností počas prevádzky danej budovy, tieto činnosti zabezpečujú zachovanie a funkciu budovy. Spomaliť starnutie alebo opotrebenie je možné vykonať technickými zásahmi a taktiež je možné budovu obnoviť alebo zlepšiť jej doterajšie funkcie. Tieto faktory zásadne vplývajú na náklady vynaložené pri správe a údržbe budov a taktiež na dĺžku životného cyklu budovy.
Vznik samotného Facility managementu sa datuje do druhej polovice minulého storočia. Kolískou Facility managementu sú Spojené štáty americké, kde istá skupina projektantov a zároveň prevádzkovateľov stavebných objektov usúdila, že funkcia stavebných objektov sa počas životného cyklu vo fáze užívania môže meniť. Facility management - je to moderná metóda, ktorá riadi podporné činnosti celej organizácie. Slovo ,,Facility,, v preklade znamená budovu, v ktorej sa nachádza zariadenie ale aj služby, ktoré sú poskytované s určitým cieľom. Slovo ,,management,, v preklade znamená riadenie alebo správu. Každý stavebný objekt sa realizuje s vedomím, že jeho účel je už zadefinovaný a je vytvorený pre rôzne subjekty alebo organizácie.
Čo je Facility Management?
Facility management (FM) je aktívne zabezpečovanie, riadenie a koordinácia ľudí, priestoru a procesov. FM je celosvetovo známy a rýchlo sa rozvíjajúci odbor, ktorý sa snaží o zjednotenie chápania a prístupu k výkonu správy budov. Primárnou - hlavnou činnosťou sa rozumie cieľ, kvôli ktorému organizácia vznikla. Sekundárna - podporná činnosť sú všetky ostatné činnosti, ktoré prebiehajú v stavebnom objekte. Avšak tieto podporné činnosti vytvárajú podmienky pre priebeh hlavnej činnosti. Základným cieľom FM je posilniť v organizácii tie procesy, pomocou ktorých pracovníci na svojich pracoviskách podajú najlepšie výkony. Facility management tak pozitívne prispieva k prosperite a ekonomickému rastu organizácie a taktiež k zvyšovaniu konkurencieschopnosti organizácie.
Za všeobecne uznávanú definíciu Facility managementu sa niekedy považuje definícia 3P: Pracovníci, Procesy a Pracoviská. Optimálnym použitím týchto troch zložiek môžu byť vytvorené podmienky, ktoré dokážu skvalitniť a zefektívniť prácu každého pracovníka.
Do oblasti pracoviska patrí správa budov a ostatné služby, ktoré sú spojené s priestorom a podporou zamestnancov spoločnosti. Samotný Facility management nie je o revolúcii, je o skvalitňovaní služieb, taktiež prináša do podporných činností profesionalitu. Prínosy Facility managementu je možné sledovať v dlhodobom horizonte. Medzi prínosy patrí napríklad: zníženie nákladov, lepšie zameranie na ,,core business“, optimálne využitie ,,3P“ nazývané aj prevádzková efektivita, udáva konkrétne, ktoré osoby zabezpečujú komunikáciu a taktiež jednoznačne udáva kvalitu služieb a náklady na ich prevádzku. Z uvedeného grafu, kde graf poukazuje na prínosy Facility managementu je zrejmé, že najväčším prínosom je celkové zníženie nákladov a to až o 49%. Ostatné činnosti majú taktiež prínos no v porovnaní s primárnym cieľom, ktorým je zníženie nákladov sú tieto prínosy oveľa nižšie.
Životný Cyklus Stavby a Potreba Správy
Keďže životný cyklus stavby je neodmysliteľnou súčasťou každého stavebného diela, je na mieste definovať fázy životného cyklu. Životný cyklus stavby je rozdelený do štyroch základných fáz, ktorými sú: fáza pred investičná, investičná, fáza užívania a fáza likvidácie. Tieto fázy sú rozdielne časovo náročné a v každej fáze vznikajú rozdielne finančné náklady. Životný cyklus stavby je možné definovať ako časové obdobie od vzniku myšlienky na stavbu až po jej likvidáciu. Užívanie stavebného diela je z finančného hľadiska najnáročnejšie a tvorí vyše 70% celkových nákladov v životnom cykle stavby. Zatiaľ čo pred investičná a investičná fáza tvorí dokopy iba 23% z celkových nákladov. Poslednou fázou je fáza likvidačná, ktorá tvorí z celkových nákladov 6%.
Vzhľadom na to, že fáza užívania tvorí najväčšiu časť nákladov, je mimoriadne dôležité zamerať sa na efektívnu správu a údržbu budov počas ich prevádzky. Práve tu zohráva kľúčovú úlohu facility management, ktorý sa zameriava na optimalizáciu podporných činností a zabezpečenie dlhodobej funkčnosti a hodnoty nehnuteľnosti.
Kľúčové Aspekty Facility Managementu v Praxi
Správa nehnuteľností - budov je súbor činností, ktoré zaisťujú bezproblémový chod nehnuteľnosti a odstraňujú prekážky, ktoré by zabraňovali jej obyvateľom v užívaní nehnuteľnosti ako takej. Komplexná správa nehnuteľností - budov "pomôže manažmentu vašej firmy, aby sa mohol sústrediť predovšetkým na svoje hlavné činnosti, a tým zvýšiť konkurencieschopnosť a zisk firmy. Kvalitné a efektívne riadenie podporných činností umožňuje práve facility management". Využitie facility managementu môže priniesť optimalizáciu podporných činností, sprehľadnenie nákladov a ich následného zníženia, výrazne vyššieho využitia plôch, inventára, technických prostriedkov, služieb a v neposlednom rade aj pracovníkov, podieľajúcich sa vo firme na podporných činnostiach.
"Stavebný objekt sa realizuje s cieľom vytvoriť priestor, v ktorom sú situované rozličné podnikateľské subjekty. V každom z týchto subjektov prebiehajú primárne a sekundárne činnosti. Primárne alebo hlavné činnosti (core business) sa vykonávajú s cieľom dosiahnuť zisk - prvoradým cieľom manažmentu firmy je preto maximálna efektívnosť hlavnej činnosti. Sekundárne alebo podporné činnosti sú všetky ostatné činnosti, ktoré vytvárajú podmienky na úspešný priebeh hlavnej činnosti. Ide najmä o správu majetku, prevádzku budovy, priestorové plánovanie, upratovanie, stravovanie, informatiku atď." Návratnosť nákladov, ktoré sú spojené so zavedením facility managementu pri riadení podporných činností, je 2 až 3 roky.
Technická Správa a Údržba
Cieľom optimálnej technickej správy budov je odborná starostlivosť o technické zariadenia a stavebné konštrukcie. Obsluhovať kotolňu smie len pracovník, ktorý má platný preukaz kuriča a má skúsenosti s optimalizáciou nastavenia zariadení. Takýchto kuričov je dosť, ale HEURA v rámci obsluhy vašej kotolne zabezpečí aj manažment energetickej efektívnosti budov. Pri technickej správe budovy je dôležitých viacero služieb, ktoré prispievajú k bezproblémovej prevádzke a k celkovej spokojnosti užívateľov. Medzi ne patria preventívne prehliadky, bežná a preventívna údržba, obsluha a kontrola technických zariadení budov (TZB), správa technickej dokumentácie, návrhy a plány opráv a investícií, ale aj energetický management.
Preventívna a Prediktívna Údržba: Správne plánovanie údržby je nevyhnutné pre každého, kto sa chce vyhnúť nepredvídaným výpadkom. Preventívna údržba zahŕňa pravidelné kontroly a servisné zásahy vykonávané podľa pevne stanoveného harmonogramu. Cieľom je zabrániť vzniku problémov, skôr než k nim dôjde. Intervaly nemusia byť stanovené len podľa časového hľadiska, ale aj na základe prevádzkových hodín alebo dát získaných zo senzora či meracieho prístroja. Jedným z moderných a inovatívnych prístupov k údržbe je však prediktívna údržba, ktorá využíva analýzy na zníženie rizika porúch. Tento prístup sa líši od tradičného plánovania údržby, pri ktorom sa činnosti vykonávajú na základe intervalov alebo dosiahnutých prevádzkových hodín. Namiesto toho sa prediktívna údržba spolieha na zber a analýzu údajov s cieľom predpovedať budúce poruchy a problémy. Vďaka prediktívnej údržbe dochádza k zníženiu prevádzkových nákladov.
Zanedbaná údržba a technická správa budov môžu viesť k rôznym poruchám a problémom, ktoré môžu ovplyvniť bezpečnosť, komfort a ekonomickú efektívnosť prevádzky budovy. Medzi najčastejšie poruchy, s ktorými sa v praxi stretávame, patria poruchy elektroinštalácií a elektrických systémov, HVAC systémov, bezpečnostných a požiarnych systémov, výťahov a zdvíhacích zariadení a vodovodných a kanalizačných systémov.
Energetický Management a Udržateľnosť
V súčasnej dobe kedy je veľký dôraz kladený na energetickú úsporu v budovách, je energetický management kľúčovou súčasťou facility managementu. Pokročilé energetické riadiace systémy umožňujú monitorovanie a optimalizáciu spotreby energie, čo vedie k výrazným úsporám a jednoduchšiemu dosahovaniu energetických cieľov. V rámci aktuálnych trendov energetickej hospodárnosti budov a trvalej udržateľnosti sú požadované zelené certifikácie ako LEED, BREEAM alebo WELL.
Inovácie a Technológie vo Facility Managemente
Technologický pokrok, zmeny v reguláciách a rastúce požiadavky na udržateľnosť a energetickú efektívnosť vytvorili nové výzvy pre správu budov. Technologické inovácie, automatizácia a inteligentné systémy výrazne uľahčili množstvo procesov. Moderné systémy správy budov umožňujú centralizované monitorovanie a rýchlejšiu diagnostiku a riešenie problémov. Zozbierané dáta napomáhajú predchádzaniu problémov, skôr než nastanú. Vďaka digitálnym platformám sa komunikácia medzi správcami budov, nájomcami a dodávateľmi výrazne zlepšila. Online aplikácie a portály poskytujú nájomcom jednoduchý prístup k informáciám, hláseniam problémov a sledovaniu stavu ich riešenia.
Investori požadujú implementáciu inteligentných riadiacich systémov, ktoré umožňujú centralizované ovládanie a monitorovanie všetkých technických zariadení v budove. Nevyhnutné sú aplikácie pre zber a analýzu dát v reálnom čase s cieľom optimalizácie prevádzky a údržby budovy. Samozrejmosťou sa stávajú digitálne recepcie, inteligentné kamery, autonómne upratovacie roboty, či systémy na monitorovanie údržby a bezpečnosti. Merať a sledovať je možné takmer všetko - od vnútorného prostredia cez intenzitu osvetlenia až po kontrolu plnosti odpadkového koša.
Najväčšie obavy po nástupe AI prichádzajú v slovenských firmách zo straty pracovných miest. Odborníci sa však zhodujú, že, naopak, umelá inteligencia pomôže s transformáciou pracovných miest, keďže svojou rýchlosťou a detailnosťou odhalí viacero pre človeka niekedy aj neviditeľných chýb.
Rozdiely v Správe Rôznych Typov Budov
Správa polyfunkčných budov je značne odlišná od technickej správy v bytovom dome. Na rozdiel od bytového domu, kde na údržbu technických zariadení zvyčajne postačuje údržbár, pri polyfunkčnej budove sú potrebné špecializované tímy na údržbu rôznych systémov, ako sú chladiace a vykurovacie jednotky, bezpečnostné systémy a výťahy.
Polyfunkčné budovy:
- Majú zložité a rozmanité technické systémy vrátane veľkých HVAC systémov, komplexných bezpečnostných a požiarno-bezpečnostných systémov, eskalátorov, výťahov a systémov osvetlenia.
- Je dôležitá preventívna a prediktívna údržba.
- Majú vysokú spotrebu energie, čo si vyžaduje pokročilé systémy riadenia energetických systémov a optimalizáciu spotreby.
- Vyžadujú komplexný management, koordináciu s rôznymi nájomcami a dodávateľmi služieb.
- Je potrebné flexibilne reagovať na meniace sa požiadavky nájomcov a prispôsobovať technickú správu aktuálnym potrebám. Každý nájomca (obchody, kancelárie, reštaurácie) môže mať špecifické technické požiadavky, ktoré je potrebné zohľadniť a spravovať.
Bytové domy:
- Majú zvyčajne jednoduchšie technické systémy, ako sú centrálne vykurovanie, základné osvetlenie a bežné výťahy.
- Intervaly údržby zariadení sú zvyčajne dlhšie.
- Problémy s výnimkou havarijných situácií sa riešia s menšou urgenciou.
- Spotreba energie je nižšia a menej variabilná, čo uľahčuje správu.
- Požiadavky na správu sú stabilnejšie a menej variabilné v porovnaní s polyfunkčnými budovami. Väčšina obyvateľov má podobné požiadavky na technické služby.
Príklady Poskytovateľov Facility Managementu na Slovensku
Na slovenskom trhu pôsobí viacero spoločností, ktoré sa venujú facility managementu a správe budov. Medzi ne patria napríklad:
- HEURA: Skúsený správca bytových domov, ktorý sa zameriava na individuálny prístup a poskytuje správu budov v širšom rozsahu ako stanovuje zákon. Ponuka ich služieb je založená na individuálnom prístupe s cieľom spokojnosti klienta. Správe bytových domov sa venujú od roku 2013 a ich tím tvorí 17 zamestnancov.
- DOMUS MANAGEMENT s. r. o.: Poskytuje prémiovú správu bytových a nebytových priestorov v Košiciach s dôrazom na transparentnosť, predvídateľný plán opráv a profesionálnu komunikáciu. Spájajú klasickú správu s moderným prístupom: digitálne procesy, jasné reporty a zákaznícka podpora.
- ATALIAN SK s. r. o.: Pôsobí na slovenskom trhu od roku 2000 a poskytuje integrovaný facility management, ktorý zahŕňa technickú správu, energetický management, upratovacie služby, údržbu a realizáciu zelene, recepčné služby a iné podporné služby. V súčasnosti ich služby využíva viac ako 270 klientov.
- Service Plus Slovensko, s.r.o.: Ponúka komplexnú správu nielen bytových domov, ale aj polyfunkčných domov a administratívnych budov. Ich správa je prehľadná, flexibilná a orientovaná na zákazníka.
Jedným z príkladov úspešného riešenia problémov v bytovom dome, kde tradičný správca dlho odkladal riešenie, je príbeh spoločnosti APIS, ktorá vďaka svojej schopnosti zmobilizovať ľudí dokázala v priebehu 6 mesiacov vyriešiť problém so zatekajúcou strechou, od návrhu riešenia cez výber dodávateľa, organizáciu hlasovania, financovanie až po začiatok realizácie.
Budúcnosť Facility Managementu
Investori a developeri by sa mali zaoberať nastavením procesov technickej správy budov už od fázy plánovania a návrhu projektu. Týmto prístupom môžu optimalizovať náklady, zabezpečiť dodržiavanie predpisov, zvýšiť efektivitu a udržateľnosť budovy a pripraviť sa na budúce potreby a technológie. Skoré zapojenie odborníkov na technickú správu umožňuje navrhnúť budovu tak, aby bola ľahko a efektívne udržiavateľná. Včasné plánovanie umožňuje optimalizovať technické systémy, čo znižuje náklady na prevádzku a údržbu v dlhodobom horizonte. Zohľadnením procesov technickej správy už v raných fázach je možné lepšie odhadnúť a riadiť celkové náklady na vlastníctvo vrátane nákladov na energiu, údržbu a opravy. Optimalizácia procesov technickej správy môže zvýšiť efektivitu budovy, čo vedie k vyššej návratnosti investícií pre investorov.
Dôležitým faktorom pri zavádzaní inovácií Facility manažmentu je komunikačné riziko. Riziko je na jednej strane spojené s nádejou pre dosahovanie mimoriadne vysokých prínosov, avšak na druhej strane s nebezpečenstvom neúspechu a strát. Dôležitá informácia je, že zavádzanie prvkov inovácií (ako je aj princíp FM) je neoddeliteľnou súčasťou každej organizácie. Inovácie dnes určujú budúcu konkurencieschopnosť organizácie a jej budúci rast či zánik.
Facility management je neoddeliteľnou súčasťou každodennej prevádzky mnohých organizácií a zabezpečuje, že prostredie, v ktorom sa pracuje, je bezpečné, efektívne a príjemné. Jeho cieľom je nielen zabezpečiť technickú funkčnosť budovy, ale aj prispieť k celkovej kvalite života a práce jej užívateľov.
tags: #facility #service #management #najomny #byt