Založenie vlastnej spoločnosti je pre mnohých prvým krokom do sveta podnikania. Jednou z kľúčových požiadaviek pre zápis do obchodného registra je preukázanie práva k nehnuteľnosti, ktorá bude slúžiť ako sídlo spoločnosti. Tento proces však môže priniesť rôzne situácie a otázky, najmä ak vlastník nehnuteľnosti nie je zároveň aj spoločníkom či konateľom spoločnosti. V tomto článku sa detailne zameriame na právne náležitosti súvisiace so zápisom sídla, na práva a povinnosti vlastníkov nehnuteľností, ako aj na praktické aspekty, ktoré by mali podnikatelia a vlastníci zvážiť.
Preukázanie práva k nehnuteľnosti - základná podmienka zápisu sídla
Pri zápise sídla spoločnosti do obchodného registra je nevyhnutné preukázať, že spoločnosť má k danej nehnuteľnosti buď vlastnícke, alebo užívacie právo. V praxi to znamená, že buď je spoločnosť priamo vlastníkom nehnuteľnosti, alebo má k nej iný právny titul, ktorý jej umožňuje nehnuteľnosť užívať. Alternatívou, ktorá je v praxi veľmi často využívaná, je predloženie písomného súhlasu vlastníka nehnuteľnosti s tým, aby sa daná adresa zapísala ako sídlo spoločnosti.
Právny základ pre udelenie takéhoto súhlasu je zakotvený v ustanovení § 2 ods. 3 zákona č. 513/1991 Zb. Obchodného zákonníka. Toto ustanovenie jasne definuje, že sídlom právnickej osoby a miestom podnikania fyzickej osoby je adresa, ktorá je ako sídlo alebo miesto podnikania zapísaná v príslušnom registri.
Vývoj legislatívy: Zmeny v súhlase vlastníka nehnuteľnosti
Je dôležité poznamenať, že legislatíva týkajúca sa súhlasu vlastníka nehnuteľnosti prešla v posledných rokoch určitým vývojom. Počnúc 1. októbrom 2020 došlo k miernym zmenám, ktoré zaviedol zákon č. 390/2019 Z. z. Novela zákona priniesla predovšetkým požiadavku na úradné overenie podpisu vlastníka (prípadne spoluvlastníkov) na súhlase. V minulosti postačoval bežný podpis bez nutnosti jeho úradného overenia. Toto overenie je možné vykonať nielen na úradoch, ale aj elektronicky prostredníctvom elektronického občianskeho preukazu s aktivovaným elektronickým podpisom (ZEP).
Okrem toho novela zákona tiež precizovala postup pri situáciách, ak je nehnuteľnosť v spoluvlastníctve viacerých osôb. V takom prípade je potrebné získať súhlas všetkých spoluvlastníkov, ak zákon alebo zmluva neurčuje inak.
Náležitosti súhlasu vlastníka nehnuteľnosti
Aby bol súhlas vlastníka nehnuteľnosti platný a akceptovaný pri zápise do obchodného registra, musí spĺňať určité základné náležitosti definované v § 2 ods. 3 Obchodného zákonníka a súvisiacich predpisoch:
- Identifikácia nehnuteľnosti: Jasne špecifikovaná adresa nehnuteľnosti, prípadne číslo parcely a katastrálne územie, kde sa nehnuteľnosť nachádza.
- Identifikácia vlastníka: Presné údaje o vlastníkovi nehnuteľnosti, vrátane mena, priezviska, adresy trvalého pobytu, a v niektorých prípadoch aj rodného čísla alebo identifikačného čísla organizácie (IČO), ak ide o právnickú osobu.
- Výslovný súhlas: Súhlas musí byť formulovaný jednoznačne a výslovne uvádzať, že vlastník súhlasí so zápisom konkrétnej nehnuteľnosti ako sídla spoločnosti. Je dôležité uviesť presné obchodné meno spoločnosti, ktorej sa súhlas udeľuje.
- Úradne overený podpis: Podpis vlastníka (alebo podpisov všetkých spoluvlastníkov) musí byť úradne overený na matrike, u notára alebo prostredníctvom elektronického podpisu. Toto overenie potvrdzuje autenticitu podpisu.
Sídlo vs. užívanie nehnuteľnosti: Dôležité rozlíšenie
Je kľúčové pochopiť, že udelenie súhlasu vlastníka nehnuteľnosti na zápis sídla spoločnosti samo o sebe nezakladá žiadne právo na užívanie tejto nehnuteľnosti. Sídlo firmy má predovšetkým evidenčný a administratívny charakter pre účely zápisu adresy do obchodného registra. Neznamená to, že spoločnosť alebo jej zamestnanci majú právo bez ďalšej dohody využívať priestory nehnuteľnosti na svoju činnosť, skladovanie, alebo iné účely, pokiaľ nie je tak explicitne dohodnuté v samostatnej nájomnej zmluve alebo inej zmluve o užívaní priestorov.
Riziká a výhody pre vlastníka nehnuteľnosti
Udelenie súhlasu so zápisom sídla do nehnuteľnosti, v ktorej vlastník sám býva alebo ju užíva, môže priniesť určité riziká, ktoré by mali byť dôkladne zvážené.
Potenciálne riziká:
- Návštevy rôznych osôb: Na adresu sídla spoločnosti môžu chodiť rôzni ľudia, ktorí majú s firmou niečo spoločné. To sa môže týkať obchodných partnerov, ale aj potenciálnych exekútorov v prípade, ak by firma mala finančné problémy a jej predstavitelia by nezvládali platenie záväzkov.
- Exekúcie: Ak spoločnosť alebo jej konatelia čelia exekúcii, exekútori môžu prísť na adresu sídla, čo môže byť pre vlastníka nehnuteľnosti nepríjemné a potenciálne aj stresujúce.
- Zodpovednosť za záväzky: Hoci zápis sídla neznamená automaticky prevzatie zodpovednosti, v určitých špecifických situáciách môže dôjsť k presadzovaniu práv veriteľov aj voči vlastníkovi, ak nebola situácia správne ošetrená.
- Administratívna záťaž: Vlastník sa môže stať neúmyselným príjemcom pošty spoločnosti, čo môže viesť k nutnosti jej preposielania alebo inej administratívnej práci.
Výhody (často nepriame):
- Pomoc pri začiatkoch podnikania: Vlastník môže pomôcť priateľovi, rodinnému príslušníkovi alebo obchodnému partnerovi v začiatkoch jeho podnikania tým, že mu poskytne svoju adresu na zápis sídla.
- Potenciálne príjmy: V prípade, ak sa s vlastníkom dohodne aj na užívaní časti priestorov, môže získať dodatočný príjem formou nájomného.
Ako zatiaľ vyzerá stavba nášho domu ?
Riešenie komplikácií a zrušenie súhlasu
Jednou z dôležitých informácií pre vlastníkov je, že v prípade akýchkoľvek komplikácií alebo nepríjemností spojených so zápisom sídla firmy na ich adrese, majú možnosť tento súhlas s umiestnením sídla kedykoľvek odvolať. Toto odvolanie súhlasu je možné vykonať aj bez súhlasu dotknutej spoločnosti.
Postup pri odvolaní súhlasu:
- Písomné oznámenie spoločnosti: Vlastník by mal písomne, ideálne doporučeným listom s potvrdením o doručení, oznámiť spoločnosti, že odvoláva svoj súhlas s umiestnením sídla na jeho adrese.
- Výzva na zmenu sídla: V tomto oznámení by mal zároveň spoločnosť vyzvať, aby si v primeranej lehote (napríklad do 7 alebo 15 dní) zmenila sídlo na inú adresu.
- Návrh na súd: Ak spoločnosť napriek výzve nezmení svoje sídlo, vlastník nehnuteľnosti ako osoba, ktorá osvedčí právny záujem, môže podať návrh na súd na zrušenie spoločnosti. Toto je možné v zmysle § 68 ods. 6 písm. g) Obchodného zákonníka, ak spoločnosť nespĺňa podmienky podľa § 2 ods. 3 Obchodného zákonníka, teda nemá platne zabezpečené právo na užívanie sídla. Súd v takom prípade určí spoločnosti lehotu na odstránenie tohto nedostatku.
Príklad z praxe: V situácii, keď rodičia chcú, aby ich syn zrušil sídlo firmy na ich adrese, pretože už nie je konateľom, mali by rodičia ako vlastníci nehnuteľnosti písomne oznámiť spoločnosti, že odvolávajú súhlas s umiestnením sídla a požiadať o jeho zmenu v stanovenej lehote. Ak k zmene nedôjde, môžu podať návrh na súd.
Súhlas vlastníka a právo na užívanie nehnuteľnosti
Je dôležité znovu zdôrazniť, že súhlas vlastníka s umiestnením sídla nezakladá automaticky právo na užívanie priestorov. Ak chce spoločnosť priestory reálne užívať na prevádzkovanie svojej činnosti, skladovanie alebo kancelárske účely, je nevyhnutné uzatvoriť s vlastníkom riadnu nájomnú zmluvu, ktorá presne definuje rozsah užívania, nájomné a ďalšie podmienky.
Virtuálne sídlo: Moderná alternatíva
Pre podnikateľov, ktorí nechcú alebo nemôžu poskytnúť svoju fyzickú adresu na zápis sídla, existuje atraktívna alternatíva v podobe virtuálneho sídla. Virtuálne sídlo poskytuje profesionálnu adresu, ktorá je plne akceptovaná pri zápise do obchodného registra a živnostenského registra. Služba zvyčajne zahŕňa aj preberanie a elektronické zasielanie pošty, čím sa odbremení podnikateľ od administratívnych povinností a zároveň chráni jeho súkromie. Táto možnosť je často cenovo dostupnejšia a flexibilnejšia ako prenájom reálnych kancelárskych priestorov.
Založenie živnosti a doklad o oprávnení užívať nehnuteľnosť
Proces založenia živnosti, podobne ako založenie s.r.o., vyžaduje preukázanie práva k nehnuteľnosti, ktorá je uvedená ako miesto podnikania. Ak sa adresa miesta podnikania líši od adresy trvalého pobytu živnostníka, je potrebné predložiť jeden z nasledujúcich dokladov:
- Vlastnícky list: Ak je živnostník vlastníkom nehnuteľnosti.
- Nájomná zmluva: Ak si nehnuteľnosť prenajíma.
- Písomný súhlas vlastníka nehnuteľnosti: S úradne overeným podpisom, ak nie je živnostník ani vlastníkom, ani nájomcom.
Tieto doklady slúžia na to, aby úrad mal istotu, že podnikateľ má právo vykonávať svoju činnosť na danej adrese a že nedochádza k neoprávnenému užívaniu cudzej nehnuteľnosti.
Sídlo spoločnosti s ručením obmedzeným (s.r.o.)
Spoločnosť s ručením obmedzeným (s.r.o.) je najčastejšou právnou formou podnikania na Slovensku. Pri jej zakladaní je okrem iných dokumentov potrebné predložiť aj doklad preukazujúci právo spoločnosti užívať nehnuteľnosť, v ktorej bude mať sídlo. Týmto dokladom môže byť:
- Spoločenská zmluva alebo zakladateľská listina: Ak je spoločnosť vlastníkom nehnuteľnosti.
- Nájomná zmluva: Ak spoločnosť nehnuteľnosť prenajíma.
- Súhlas vlastníka nehnuteľnosti: S úradne overeným podpisom, ak spoločnosť nie je vlastníkom ani nájomcom.
Minimálna výška základného imania s.r.o. je 5 000 eur, pričom pred zápisom do obchodného registra je potrebné splatiť minimálne 30 % každého peňažného vkladu. Pri jednoosobovej spoločnosti musí byť základné imanie splatené celé pred zápisom.
Zmeny údajov v registroch a povinnosti podnikateľa
Každý podnikateľ, či už fyzická osoba (živnostník) alebo právnická osoba (napr. s.r.o.), je povinný oznámiť príslušnému živnostenskému úradu všetky zmeny a doplnky týkajúce sa údajov a dokladov, ktoré boli potrebné pri ohlásení živnosti alebo zápise spoločnosti. Toto oznámenie je potrebné vykonať do 15 dní od vzniku zmeny. Týka sa to aj zmeny sídla spoločnosti alebo miesta podnikania. Neoznámenie týchto zmien môže viesť k sankciám zo strany úradov.
Čo robiť, ak firma bez súhlasu zriadila sídlo na vašej adrese?
Ak zistíte, že na vašej nehnuteľnosti má bez vášho vedomia a súhlasu zriadené sídlo firma, je potrebné konať. V prvom rade odporúčame písomne kontaktovať danú firmu a požiadať ju o predloženie dokladu o súhlase s umiestnením sídla na vašej adrese. V rovnakom liste ich požiadajte, aby si sídlo firmy zmenili na inú adresu v primeranej lehote.
Ak firma nedokáže predložiť platný súhlas alebo nereaguje na vašu výzvu, môžete podať návrh na príslušný súd na zrušenie danej firmy. Podľa § 68b Obchodného zákonníka môže súd rozhodnúť o zrušení spoločnosti aj bez návrhu, ak spoločnosť nespĺňa podmienky uvedené v § 2 ods. 3 Obchodného zákonníka, teda nemá platné právo na užívanie sídla.
Súhlas vlastníka a daňové hľadisko
Príjem, ktorý fyzická osoba - vlastník nehnuteľnosti - dostane za udelenie súhlasu so zápisom nehnuteľnosti ako sídla právnickej osoby do obchodného registra, sa z daňového hľadiska považuje za ostatný príjem podľa § 8 zákona o dani z príjmov, pokiaľ tento súhlas nezakladá právo na užívanie nehnuteľnosti. Ak by súhlas zakladal právo na užívanie nehnuteľnosti, potom by sa príjem mohol považovať za príjem z prenájmu podľa § 6 ods. 3 zákona o dani z príjmov, ak nejde o obchodný majetok využívaný na podnikanie. Vždy je však vhodné konzultovať konkrétnu daňovú situáciu s daňovým poradcom.
Záverom, právne aspekty týkajúce sa sídla spoločnosti sú dôležité pre hladký chod podnikania a zároveň pre ochranu práv vlastníkov nehnuteľností. Dôkladné poznanie legislatívy, správne formulovanie súhlasov a v prípade potreby aj včasné riešenie prípadných komplikácií sú kľúčom k úspešnému a bezproblémovému podnikaniu.