Ako byť čo najviac objektívny: Cesta k lepšiemu sústredeniu a produktivite

Žijeme v uponáhľanej dobe. Čo pred pár rokmi trvalo hodiny, trvá dnes vďaka internetu minúty (alebo sekundy). Dalo by sa čakať, že vďaka technológiám budete vy i ja tráviť v práci menej času. Opak je však pravdou. Moderné technológie nás nútia pracovať dlho do noci. Musíme byť stále na príjme. Stále online. A to so sebou prináša časté problémy. Stalo sa vám niekedy, že ste mali na začiatku dňa mnoho úloh a večer zistíte, že polovica z nich nie je splnená? Pokiaľ áno, je tento článok práve pre vás.

Multitasking: Ilúzia efektivity

Hlavnou príčinou častého rozptyľovania a hlavne tzv. multitaskingu - robenia viacerých vecí naraz. „To ale nie je pravda, ja multitasking ovládam perfektne.“ Ako keby som vás počul. Musím vás ale opraviť. Nie. Nezládnete. Náš mozog multitasking nedokáže. Neveríte? Pozrite sa na pár štúdií. Keď sa snažíte sústrediť na viac než jednu vec, vaša produktivita sa zníži o 40 %. Podľa jednej štúdie priemerný zamestnanec kancelárie stratí 2,1 hodiny denne vďaka rozptyľovaniu sa a prerušovaniu svojej práce. V priemere je každý pracovník, ktorý používa počítač, vyrušený od práce každých 10,5 minút.

Robenie viacerých vecí naraz je veľká pohroma dnešnej doby. Vedeli ste, že máme v dnešnej dobe priemernú dĺžku schopnosti koncentrácie iba 8 sekúnd? To je rovnako ako majú zlaté rybičky. Vaše myšlienky sú ako opice, ktoré skáču zo stromu na strom a je ťažké ich upokojiť. Sám to moc dobre poznám. Vďaka tomu skĺznem ku kontrole všetkých sociálnych sietí a potom ani neviem, čo som chcel… Aha, už viem. Dopísať posledný článok na blog… Poznávate sa v tom? Áno, niekto môže povedať, že je to zle zorganizovaná práca, ale hlavným problémom je potreba multitaskingu - robenia viacerých vecí naraz. Pokiaľ robíme veľa vecí naraz, tak sa naša pozornosť rozdelí a preskakuje z rôznych vecí tam a späť. Rovnako ako v mojom prípade vyššie. Pokiaľ chcete byť produktívnejší a zbaviť sa zbytočného stresu, naučte sa robiť iba jednu vec s čo najmenším rozptýlením, tzv. single-tasking.

Výhody single-taskingu

• Budete pri práci viac sústredený.
• Budete viac efektívny.
• Budete lepší vo všetkom, čo robíte.
• Budete sa schopný lepšie a rýchlejšie učiť nové veci.
• Vaše chvíle s rodinou a priateľmi budú ďaleko plnohodnotnejšie.

9 tipov pre zlepšenie sústredenia a obmedzenie multitaskingu

1. Začnite viac vnímať

Zamerajte sa na vlastnú potrebu multitaskingu a začnite si ju uvedomovať. Budete sami prekvapení, ako často preskakujete z úlohy niekam úplne inam, aj keď to nie je vôbec dôležité. Vnímanie vlastných návykov je prvým krokom k ich zmene.

2. Nerozptyľujte sa

Čaká vás dokončenie tabuľky v Exceli, dopísanie článku na blog alebo dokončenie prezentácie v PowerPointe? Všetko ostatné vypnite. Nemajte otvorené žiadne okno vo svojom prehliadači (max. 1, ktoré potrebujete k svojej práci). Vypnite si vyzváňanie na mobile a s nikým nehovorte. Naplno sa ponorte do svojej práce. Sami uvidíte, ako rýchlo a efektívne splníte danú úlohu. Skúste Pomodoro techniku. Jednoduchá technika, ktorá spočíva v tom, že sa 25 minút sústredíte len na jedinú úlohu a potom si dáte 5 minút pauzu. V týchto 5 minútach sa prejdite, pretiahnite sa, uvarte si kávu a potom opäť do práce na 25 minút. Po 4 cykloch nastáva dlhšia pauza. V dobe 25 minútových blokov sa sústreďte skutočne len na jedinú vec, jedinú úlohu. Nedávno som začal Pomodoro techniku sám používať a môžem len odporučiť.

• Pomodoro časovač: Existuje množstvo aplikácií a online nástrojov, ktoré vám s Pomodoro technikou pomôžu.
• Výborný článok: René Nekuda popísal Pomodoro techniku podrobnejšie v tomto článku (odkaz by bol tu).

3. Vytvorte si pravidlá pre kontrolu informácií

Nastavte si konkrétne časy počas dňa, kedy budete kontrolovať e-maily, sociálne siete či správy. Napríklad ráno po príchode do práce, pred obedom a hodinu pred koncom pracovnej doby. Rovnaké pravidlo sa dá uplatniť pri kontrolovaní sociálnych sietí.

4. Plánujte

Plánovanie je základ. Mnoho úspešných ľudí sa zhoduje, že najlepšie je naplánovať si nastávajúci deň večer predtým. Sadnite si k počítaču a napíšte si základné veci (maximálne 6), ktoré chcete zajtra v práci urobiť. Vypíšte si úlohy bodovo a najlepšie ku každému z nich si napíšte váš časový odhad k splneniu. Nezabudnite, že váš odhad bude väčšinou nepresný. Vždy počítajte s rezervou. Potom si zoraďte úlohy do časového plánu cez celý deň. Snažte si na ráno naplánovať tú najťažšiu (alebo najpríjemnejšiu úlohu). Človek má po ráne vždy najviac energie a jedná sa o najlepší čas, kedy sa na ťažké úlohy vrhnúť.

5. Urobte si "odpadkový kôš" na myšlienky

"Odpadkový kôš" predstavuje papier a pero. Verte mi, že je lepšie použiť osvedčenú klasiku, než poznámkový editor na vašom elektronickom prístroji. Pokiaľ ste pohltení určitou prácou a zrazu vám vyskočí nová myšlienka, napíšte si ju! Behom práce na jednej úlohe sa bude vaša myseľ snažiť vás neustále vyrušovať s novými nápadmi a myšlienkami. Všetko si zapíšte na papier a pokračujte v tom, čo robíte. Po dokončení úlohy si prečítajte vaše poznámky, niečo poškrtajte a zbytok urobte, či preplánujte.

6. V jednoduchosti je sila

Naučte sa veci zjednodušovať. Nešlo by všetko vybaviť rovnako dobre, keby bola pracovná schôdza kratšia o polovicu? Nebuďte typ človeka, ktorý len "niečo" robí (a rád všetkým okolo hovorí vety typu „nestíham, som busy“). Robte to, čo je dôležité a najjednoduchšie, ako sa len dá. Cieľom nie je mať čo najviac úloh, ale mať čo najviac úspešne dokončených a dôležitých úloh.

7. Vytvorte si "nesplniteľný" deadline

Predstavte si túto situáciu. Dostali ste veľký projekt a máte na jeho dokončenie týždeň. Všetko si dobre rozplánujete a pomaly na ňom začínate pracovať. V tom dostanete telefonát od šéfa… „Ten projekt musí byť hotový ešte dnes!!“ A čo sa stane? Budete v strese, ale ako obaja dobre vieme, daný projekt večer stihnete odovzdať. Prečo? Pretože sa budete sústrediť iba na túto úlohu. Stanovujte si krátky čas na dokončenie a uvidíte rozdiel, s akým budete pristupovať k vašim úlohám. Pokiaľ si dáte na úlohu mesiac, bude vám trvať mesiac. Dajte si na to týždeň a máte 3 týždne voľno… Tento prístup, hoci sa môže zdať paradoxný, vám pomôže uvedomiť si, ako efektívne dokážete pracovať pod tlakom a ako rýchlo dokážete mobilizovať svoje zdroje.

8. Hovorte NIE!

Naučte sa hovoriť NIE! Pokiaľ je váš kalendár na daný deň plný, neprijímajte zbytočné úlohy, ktoré môže rovnako dobre (ak nie lepšie) urobiť niekto iný. ALE. Pokiaľ si už úlohu vezmete na starosti, snažte sa prácu nekúskovať medzi ďalších ľudí. Nebuďte typ človeka, ktorý VŠETKO iba deleguje. Snažte sa držať opraty daného projektu čo najviac vo svojej réžii. Pokiaľ projekt nebudete môcť zvládnuť, povedzte nie už na začiatku a prenechajte ho niekomu inému. Schopnosť odmietnuť nesúvisí s neochotou pracovať, ale s uvedomením si vlastných kapacít a priorít.

9. Využívajte technológie na podporu sústredenia, nie na rozptýlenie

Dnešné technológie nám môžu pomôcť, ak ich používame správne. Aplikácie na správu úloh, kalendáre, ale aj špecializované nástroje na meranie času stráveného na jednotlivých úlohách (napríklad Costlocker, Hubstaff, Toggl Track) vám môžu pomôcť lepšie organizovať prácu. Digitálne to-do listy (Todoist, TickTick, Google Tasks) sú vždy po ruke a minimalizujú riziko straty dôležitých poznámok. Dokonca aj umelá inteligencia ako ChatGPT vám môže pomôcť s niektorými aspektmi vašej práce, poskytnúť nové nápady alebo urýchliť proces tvorby obsahu. Dôležité je však stanoviť si hranice a nenechať sa technológiami rozptyľovať.

Objektivita a vnímanie talentu

Byť čo najviac objektívny neznamená len efektívne riadiť svoj čas, ale aj správne vnímať svoje silné stránky a talenty. Český psychológ Dalibor Špok zdôrazňuje, že vnímať talent ako úzko vymedzené špecifické nadanie, napríklad na konkrétne umelecké či športové činnosti, môže byť limitujúce a v konečnom dôsledku kontraproduktívne. „Ak talent chápeme takto široko, každý ho máme na niečo. Máme silné predpoklady pre niečo a slabé zas pre niečo iné.“

Vysoko konkurenčné odbory môžu klásť dôraz na vrodený talent, ale v mnohých iných odboroch zohráva väčšiu rolu motivácia, inteligencia, usilovnosť či ochota učiť sa. Snaha o objektívne porovnávanie na začiatku môže byť kontraproduktívna. Dôležitejšie je vnímať svoj vlastný vnútorný rebríček silných stránok, neporovnávať sa s okolím, ale uvedomiť si, čo je vašou osobnou najsilnejšou stránkou v porovnaní s vašimi menej silnými stránkami. Silné stránky môžeme nachádzať vo viacerých životných oblastiach, nielen v pracovnej.

Objektívny prístup k sebe samému zahŕňa aj sebapoznanie. Ako zistiť, čo nám ide?

• Obráťte sa do minulosti: Zamyslite sa nad činnosťami, ktoré ste v minulosti vykonávali (práca, štúdium, záľuby). Prečo ste sa im venovali a čo sa vám na nich osvedčilo? Motívy z detstva sa často prenesú do dospelosti.
• Sústreďte sa na prítomnosť: Vyskúšajte si konkrétne činnosti, ktoré vás zaujímajú, a nebojte sa experimentovať.
• Požiadajte o spätnú väzbu: Poraďte sa s rodinou, známymi, kolegami. Ak sa v spätnej väzbe niečo častejšie opakuje, môže to byť váš talent.

Uplatňovanie našich talentov a toho, čo nám ide, nám dodáva pocit hrdosti, spokojnosti a osobného šťastia. "Keď máme rozvinuté to, čo nám je dané, vedieme kvalitnejší život. Nie je to o zarábaní peňazí a nie je to čisto o práci. Je to o celom našom prístupe k našim životným voľbám," dodáva Dalibor Špok.

Finančná objektivita: Aplikácie ako pomocníci

Objektivita sa týka aj našich financií. Prehľad o vlastných peniazoch nemusí vyžadovať doktorát z ekonómie. Smartfón môže byť praktickým pomocníkom. Existuje množstvo aplikácií, ktoré fungujú ako digitálne verzie zápisníkov, Excelu či osobných finančných koučov:

• Spendee: Ideálna pre základný prehľad financií bez zložitých nastavení. Ponúka možnosť vytvoriť si viacero peňaženiek a oddeliť rôzne typy výdavkov.
• Wallet: Funguje ako klasický rozpočtový zošit v digitálnej podobe. Umožňuje nastaviť si rozpočty na kategórie a upozorní vás, ak prekročíte limity.
• Money Manager: Pracuje s prehľadom financií vo forme kalendára, ktorý odhalí vaše návyky. Praktický je systém dvojitého účtovníctva pre presnejší prehľad cash flow.
• YNAB (You Need A Budget): Stojí na filozofii, že každé euro musí mať svoj účel. Zameriava sa na vopred naplánovaný systém a predvídateľný cash flow.
• Beyond Budget: Kombinuje rozpočtovanie s predpoveďami budúceho zostatku na základe vášho tempa míňania.
• Cashew: Minimalistická aplikácia pre poriadok vo financiách. Zameriava sa na rýchle zapisovanie výdavkov a prehľadné grafy.

Pri používaní finančných aplikácií je dôležité dbať na bezpečnosť a nikdy nezdieľať citlivé údaje ako číslo účtu, PIN či heslá do internetbankingu.

Objektivita pri dosahovaní cieľov a prekonávaní prekážok

Byť objektívny znamená aj realisticky hodnotiť svoje ciele a schopnosti. Nenastavujte si ciele príliš nízko a nebojte sa myslieť vo veľkom. Robiť prácu, ktorú zbožňujete, je obrovské šťastie. Ak vám za ňu ešte platia, je to ako vyhrať jackpot.

Strach z neúspechu môže byť paralyzujúci. Je však dôležité si uvedomiť, že na ceste za úspechom sa nevyhnete prekážkam a problémom. Úspech sa často nachádza presne za hranicami síl, ktoré vynaloží obyčajný a priemerný človek. Váš čas je vzácny, preto ho premrhajte žitím tak, ako vám určujú ostatní. Nenechajte sa chytiť do pasce, že sa budete správať tak, ako iní od vás vyžadujú. Naučte sa počúvať svoj vnútorný hlas a buďte odvážny ho nasledovať.

Recept na úspech podľa viacerých osobností:

• Tim Ferriss: Odporúča napísať si každé ráno zoznam 5-6 vecí, ktoré treba splniť. Ak sú ciele splnené, papier roztrhajte. Tiež radí neponáhľať sa s plnením pracovných úloh, pretože práca, ktorú necháte "odstáť", sa môže sama vyselektovať alebo prestať byť dôležitou.
• Napoleon: Otváral listy až niekoľko týždňov po ich doručení, čo je podobná myšlienka ako u Tima Ferrissa.
• James Clear: Zdôrazňuje dôležitosť slova "NIE" v otázke produktivity. Väčšina ľudí hovorí ÁNO všetkému a potom sa čuduje, že na nič nemajú čas.
• Bryan Tracy: Odporúča pracovať v čase, keď ste najproduktívnejší, aj keď to znamená pracovať v noci.
• Aaron: Tvrdí, že počúvanie toho istého songu dookola môže zvýšiť vašu produktivitu.
• Producent a režisér (bez mena): Nedá dopustiť na diáre značky Moleskine, kde si zapisuje poznámky, pripomienky a nápady.

Objektívny pohľad na pracovnú efektivitu

Byť čo najefektívnejší znamená zvládnuť čo najviac úloh v čo najkratšom čase a s čo najmenším úsilím.

1. Určite si reálne ciele a spíšte si ich: Rozdeľte ich na menšie úlohy a vytvorte si to-do list. Osvedčená rada je urobiť najprv to, do čoho sa vám chce najmenej.
2. Merajte si čas: Zapisujte si, čo a ako dlho robíte, aby ste odhalili "časových upírov" a lepšie plánovali.
3. Odpočívajte: Striedajte sústredenú prácu s prestávkami, pretiahnite sa, pozrite sa von oknom.
4. Pekne po poriadku: Vždy robte v danom čase len jednu vec. Multitasking vás spomaľuje.
5. Minimalizujte riziko vyrušovania: Nájdite si kľudné miesto, použite slúchadlá, dohodnite si s kolegami signály.
6. Využívajte technológie: Aplikácie na meranie času, digitálne to-do listy, špecializované softvéry, prípadne AI vám môžu uľahčiť prácu.
7. Udržujte rovnováhu medzi prácou a životom: Nezabúdajte na osobný život, oddych a "dobíjanie batérií".

Vedci z Univerzity v San Diegu uvádzajú, že priemerný Američan denne spotrebuje 34 gigabajtov dát a informácií. Vedieť určiť priority a sústrediť sa si vyžaduje nielen prípravu, ale aj tréning a disciplínu. Odmenou vám bude nielen úspešné plnenie úloh, ale aj vyššie sebavedomie, lepšia rovnováha medzi pracovným a súkromným životom a celkovo lepšie duševné zdravie.

Objektívny prístup k sebe a k svojej práci je kľúčom k zvládaniu výziev modernej doby. Namiesto snahy robiť všetko naraz, sa zamerajte na to podstatné a robte to čo najlepšie. Týmto spôsobom nielen zvýšite svoju produktivitu, ale aj znížite stres a získate viac času na to, čo je v živote naozaj dôležité.

tags: #ako #byt #co #najviac #objektivny