Investičná kúpa bytu za účelom jeho prenajímania je v súčasnosti populárna. Prenajímanie je však podnikaním ako každé iné, vyžaduje si znalosti, skúsenosti a čas. Tento článok je zameraný na problematiku účtovania mesačných záloh na nájomné, ktorá môže pri nesprávnej úprave nájomnej zmluvy spôsobiť prenajímateľovi aj nájomcovi komplikácie. Správne nastavenie tejto otázky je kľúčové pre hladký priebeh nájomného vzťahu a predchádzanie nedorozumeniam.
Právny rámec krátkodobého nájmu bytu
Od roku 2014 je v platnosti nový Zákon o krátkodobom nájme bytu č. 98/2014 Z. z., ktorý upravuje legislatívu v oblasti krátkodobého (tržného) prenajímania bytov. Podstatné náležitosti Zmluvy o krátkodobom nájme bytu (ďalej len „NZ“) sú uvedené v § 3 Zákona. Patrí medzi ne aj určenie alebo spôsob určenia výšky úhrad za plnenia poskytované s užívaním bytu.
Podľa § 4 Zákona si majú zmluvné strany v rámci NZ okrem iného dohodnúť aj všetky otázky týkajúce sa výšky platieb, rozsahu a spôsobu výpočtu úhrady za plnenia poskytované s užívaním bytu a príslušenstva, t. j. v praxi skrátene nazývané zálohy za energie. To, akým spôsobom si to zmluvné strany dohodnú, už ponecháva zákonodarca na nich. V praxi sa stretávame s rôznymi prístupmi k tejto problematike, pričom každý má svoje špecifické výhody a nevýhody.
Možnosti účtovania nájomného a energií
Existuje niekoľko spôsobov, ako účtovať nájomné a energie, pričom voľba závisí od dohody medzi prenajímateľom a nájomcom a od špecifických podmienok nájmu.
- „Teplé nájomné“: Všetky náklady na energie sú zahrnuté v nájomnom. Najčastejšie sa využíva pri prenájme kancelárií vo veľkých komerčných budovách, kde nie je prakticky možné robiť presné odpočty spotreby. Výhodou je, že nájomca vie presne, koľko bude platiť, a prenajímateľ nemusí robiť vyúčtovania. Tento model zjednodušuje administratívu, ale môže byť menej spravodlivý voči nájomcovi, ak jeho skutočná spotreba je výrazne nižšia ako priemer.
- Nájomca platí energie priamo: Nájomca uhrádza prenajímateľovi len čisté nájomné a všetky energie si platí sám (vo vlastnom mene a na vlastný účet), t. j. po uzatvorení NZ sa všetky energie prehlásia na nájomcu. Mesačné nájomné a energie sú rozdelené v NZ na dve položky. Výhody, resp. nevýhody sú presne opačné ako v prvom prípade. Nájomca má plnú kontrolu nad svojou spotrebou a platí len to, čo reálne spotrebuje. Prenajímateľ sa však zbavuje zodpovednosti za dodávku energií a niekedy aj rizika neplatenia.
- Zálohové platby energií: Energie platí prenajímateľ, nájomca mu počas nájmu uhrádza mesačné zálohy na energie a prenajímateľ vždy 1x ročne a po skončení nájmu skutočné náklady nájomcovi vyúčtuje. V rámci tohto tretieho spôsobu zostáva v praxi často nejasné a sporné, ktoré položky súvisiace s užívaním bytu je prenajímateľ oprávnený nájomcovi do vyúčtovania zahrnúť a ktoré nie. Tento spôsob je najrozšírenejší, no zároveň najviac náchylný na nepresnosti a spory, ak nie je presne definovaný v nájomnej zmluve.
Protokolárne zápisy stavov meračov energií
Nevyhnutnou podmienkou pre správne vyúčtovanie energií je, aby prenajímateľ spoločne s nájomcom, vždy na začiatku nájmu, k 31.12. kalendárneho roka a pri skončení nájmu, protokolárne zapísali stavy na meračoch energií. Tento krok je zásadný pre zabezpečenie transparentnosti a presnosti pri konečnom vyúčtovaní. Bez riadne zaznamenaných stavov meračov môže dôjsť k neoprávnenému účtovaniu alebo naopak k zanedbaniu skutočných nákladov.
Položky zahrnuté vo vyúčtovaní energií
Niet pochýb o tom, že náklady na spotrebovaný plyn (varenie, kúrenie, ohrev TÚV) a elektrickú energiu pri užívaní bytu, sú nákladom nájomcu a tieto by mal prenajímateľ, ak má uzatvorenú zmluvu s ich dodávateľmi, preúčtovať nájomcovi. Rovnako aj poplatky za internet, pevnú linku a káblovú televíziu dovedenú do bytu by mali byť nákladom nájomcu. Ak má zmluvu s poskytovateľom (napr. Telekom, UPC) uzatvorenú prenajímateľ a chce tieto poplatky preúčtovávať nájomcovi, je nevyhnutné, aby táto skutočnosť ako aj orientačná výška poplatkov bola zo strany nájomcu odsúhlasená a uvedená v NZ.
Ďalšia významná časť nákladov spojených s užívaním bytu je zahrnutá v už vyššie spomenutom zálohovom predpise od správcu. V praxi prenajímatelia často a nesprávne všetky tieto položky preúčtovávajú nájomcovi. Po správnosti by však mali ísť na účet nájomcu len náklady súvisiace s užívaním bytu ako takým. Teda napríklad náklady na dodávku tepla, teplej a studenej vody, elektriny v byte, plynu v byte. Náklady, ktoré súvisia výlučne s vlastníctvom bytu, t. j. (1) poplatok za výkon správy, (2) poistenie bytového domu a najmä (3) fond opráv by sa nájomcovi preúčtovávať nemali. Nakoľko však súčet týchto troch položiek nie je bezvýznamná suma peňazí, odporúčam vlastníkom bytov, ktorí doteraz tieto položky preúčtovávali nájomcom a logicky nechcú znížiť svoje príjmy z prenájmu, aby ich zo záloh vypustili a radšej o túto sumu zvýšili samotné nájomné. Nájomcovi je totiž v zásade jedno, či platí prenajímateľovi 300 € nájomné plus 150 € zálohy na energie (vrátane nesprávne zahrnutého fondu opráv), alebo 350 € nájomné (v ktorom má prenajímateľ zahrnuté aj výdavky na fond opráv) plus 100 € zálohy na energie. V oboch prípadoch je to pre nájomcu 450 € mesačne. Tento prístup nielenže zabezpečuje dodržiavanie legislatívy, ale aj predchádza potenciálnym sporom a nejasnostiam.
Účtovné aspekty mesačných záloh
Účtovanie energií v priebehu roka
Otázka: Ako má nájomca účtovať energie v priebehu roka? Priamo na účet 502 alebo na účet poskytnutých preddavkov? Môže nájomca účtovať celú sumu 150 € na účet 518?
Postupy účtovania osobitne neupravujú spôsob účtovania daného účtovného prípadu. Nájomca neporuší zásady účtovania, ak položku „energie“ zahrnie do sumy nájomného, t. j. celú fakturovanú sumu zaúčtuje na účet 518 - Ostatné služby. Tento postup je administratívne najmenej náročný. Podľa nášho názoru by uplatnenie tohto postupu bolo nesprávne len vtedy, ak by položka „energie“ bola významná, a teda by výrazne mohla skresliť účtovnú závierku, čo zrejme nie je daný prípad. V praxi sa však odporúča účtovať zálohové platby na osobitný účet preddavkov, aby sa zabezpečila lepšia prehľadnosť a možnosť kontroly pri konečnom vyúčtovaní.
Vyúčtovacia faktúra za predchádzajúce obdobie
Ak má nájomca napr. v marci k dispozícii faktúru týkajúcu sa nákladov predchádzajúceho roka, môže túto faktúru priamo zaúčtovať do predchádzajúceho roka (za predpokladu, že účtovné knihy ešte nie sú uzavreté). Ak nájomca v priebehu roka dostane vyúčtovaciu faktúru za predchádzajúci rok (nedoplatok/preplatok) a nemal a ani nemohol mať pri uzatváraní účtovných kníh za predchádzajúci rok informáciu o tom, že mu vznikne nedoplatok/preplatok, potom vyúčtovaciu faktúru zaúčtuje do nákladov (výnosov) aktuálneho roka. Tento postup zabezpečuje dodržiavanie časového rozlíšenia nákladov a výnosov.
Daňová uznateľnosť nájomného
Prenajímateľ je fyzická osoba, to znamená, že nájomca môže do daňových výdavkov za príslušné zdaňovacie obdobie zahrnúť len uhradené faktúry za nájom. Podľa § 19 ods. 4 zákona č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov nájomné uhrádzané fyzickej osobe sa zahrnie do daňových výdavkov v zdaňovacom období, v ktorom bolo zaplatené. Zaplatené nájomné fyzickej osobe za príslušné zdaňovacie obdobie sa uzná najviac do výšky časovo rozlíšenej sumy prislúchajúcej na zdaňovacie obdobie. Predmetným ustanovením chcel zákonodarca zabrániť daňovým únikom. Sme toho názoru, že podľa tohto ustanovenia sa postupuje pri všetkých platbách uhrádzaných prenajímateľovi - fyzickej osobe, v súvislosti s nájmom veci (t. j. nájomné, energie, služby súvisiace s nájmom, ktoré prenajímateľ preúčtováva).
Praktické príklady a otázky
Zvýšenie mesačného predpisu
Ak správcovská spoločnosť zvýši mesačný predpis na základe nahlásenia vyššieho počtu osôb v byte, je dôležité preveriť, či je toto navýšenie oprávnené. Ak nájomca neprihlásil ďalšie osoby, je potrebné situáciu riešiť so správcom. V jednom z prípadov sa stalo, že správcovská spoločnosť neoprávnene zarátala do počtu osôb dieťa, ktoré sa narodilo až v priebehu roka. To viedlo k zvýšeniu mesačného predpisu o 40 € mesačne. V takýchto situáciách je nevyhnutné trvať na presnom a zákonnom postupe.
Prefakturovanie poplatkov za komunálne odpady
Podnikateľ - platiteľ DPH má v obchodnom majetku nehnuteľnosť (budovu - výrobné a administratívne priestory). Tieto nebytové priestory prenajíma inej firme - platiteľ DPH. Nájomca raz ročne na základe rozhodnutia mesta prefakturuje poplatky za komunálne odpady a drobné stavebné odpady nájomcovi ako služby spojené s nájmom. Je toto dodanie služby podľa § 2 zákona č. 222/2004 Z. z.? V tomto prípade ide o dodanie služby, ktoré podlieha DPH, ak sú splnené podmienky zákona o DPH.
Účtovanie preddavkových platieb za energie
Právnická osoba, platiteľ DPH, účtuje v PÚ. Má uzatvorenú nájomnú zmluvu na nebytový priestor s nájomcom, právnickou osobou, platiteľom DPH. Predmetom nájomnej zmluvy je len nájomné. Spotreba energie - vodné sa fakturuje nájomcovi raz ročne na základe vyúčtovacej faktúry od dodávateľa energií. Preddavkové platby dodávateľovi energií sa platia mesačne, účtujeme na základe predpisu 502, 343 MD, 325 D. Prefakturovanie vodného nájomcovi účtujeme 311 MD, 602, 343 D. Vyúčtovacie obdobie je kalendárny rok, od júna do júna. Ako správcovská spoločnosť máme zákonnú povinnosť zaslať každému vlastníkovi alebo nájomníkovi bytu a nebytového priestoru vyúčtovanie každý rok najneskôr do 31. mája.
Podstata a obsah ročného vyúčtovania
Ročné vyúčtovanie je pomerne zložitý dokument, v ktorom sa vyznať nie je jednoduché, preto vám v následujúcich riadkoch v prehľadnej forme prinášame všetky dôležité informácie o ročnom vyúčtovaní. Podstata vyúčtovania spočíva v porovnaní vašich zálohových platieb, ktoré ste v danom zúčtovacom období mesačne uhrádzali na základe zálohového predpisu a reálnych nákladov v danom zúčtovacom období na prevádzku vášho bytu aj bytového domu ako celku.
Čo je zálohový predpis?
S vlastníctvom bytu alebo nebytového priestoru je spojená aj zákonná povinnosť vlastníka uhrádzať náklady za služby a plnenia spojené s užívaním nehnuteľnosti. Tieto náklady sa uhrádzajú mesačne na základe zálohového predpisu na bankový účet bytového domu. Zálohový predpis je sumár všetkých nevyhnutných a očakávaných nákladov spojených s užívaním všetkých nehnuteľností v bytovom dome a jeho pravidelné mesačné uhrádzanie je nevyhnutné na to, aby správca zabezpečil plynulú prevádzku bytového domu, zabezpečil dodávku všetkých energií, služieb a udržiaval ho v dobrom technickom stave.
Položky zálohového predpisu tvoria najmä:
- Náklady na energie a médiá: Elektrina spoločných priestorov, teplo, teplá voda, studená voda, plyn a pod.
- Náklady na služby: Upratovanie, odmena za výkon správy, odmena zástupcovi vlastníkov, poplatky za vedenie bankového účtu bytového domu a pod.
- Preddavok do fondu prevádzky, údržby a opráv bytového domu - FPÚaO: Slúži na pokrytie predpokladaných nákladov na prevádzku, údržbu a opravy spoločných častí, spoločných zariadení, spoločných priestorov, príslušenstva a pozemku, ako aj na výdavky na obnovu domu. Každý vlastník bytu a nebytového priestoru v dome vykonáva úhrady do FPÚaO podľa veľkosti spoluvlastníckeho podielu. Ak je súčasťou bytu balkón, lodžia alebo terasa, pre účely tvorby tohto fondu sa zarátava do veľkosti spoluvlastníckeho podielu 25% z podlahovej plochy balkóna, lodžie alebo terasy.
Čo všetko obsahuje ročné vyúčtovanie?
Obsahom vyúčtovania sú:
- Identifikačné údaje (zúčtovacie obdobie, vlastník bytu alebo nebytového priestoru, identifikácia nehnuteľnosti, číslo bankového účtu bytového domu a IBAN), ďalej osobomesiace evidované v zúčtovacom období.
- Zoznam služieb a energií, ktoré sú predmetom vyúčtovania: náklady na energie a médiá (elektrina spoločných priestorov, teplo, teplá voda, studená voda, plyn a pod.), náklady na služby (upratovanie, zimná a letná údržba, OLO, servis výťahov, odmena za výkon správy, odmena zástupcovi vlastníkov, poplatky za vedenie bankového účtu bytového domu a pod.).
- Preddavok do fondu prevádzky, údržby a opráv bytového domu.
- Porovnanie zálohových platieb a skutočných nákladov za každú službu a plnenie pre bytový dom.
- Vysvetlenie k spôsobu rozúčtovania jednotlivých energií a služieb.
- Prehľad celkových nákladov meraných energií a služieb za celý bytový dom (t. j. počet merných jednotiek energií, cena za mernú jednotku energií, celkový náklad za jednotlivé služby, ktoré vstupovali do vyúčtovania).
- Prehľad všetkých platieb vlastníka, ktoré boli prijaté na bankový účet bytového domu.
Výsledkom ročného vyúčtovania je preplatok alebo nedoplatok. Pokiaľ je vlastník (nájomník) bytu alebo nebytového priestoru presvedčený, že v ročnom zúčtovaní došlo k vážnym pochybeniam, môže ho do 30 dní, teda do 31. mája (v závislosti od legislatívy a zmluvných podmienok), reklamovať. Reklamáciu je potrebné doručiť písomne alebo osobne počas úradných hodín.
Čo v prípade, že vlastník resp. nájomník neumožní odčítanie meračov v byte?
V prípade, že k takejto situácii dôjde - či už z objektívnych dôvodov, alebo úmyselným konaním, správca bude postupovať v súlade s platnou legislatívou, ktorá určuje náhradné spôsoby výpočtu spotreby tepla a teplej vody - Vyhláška Úradu pre reguláciu sieťových odvetví č. 630/2005 Z.z.
Riešenie sporov a nejasností
V praxi sa môžu vyskytnúť situácie, ktoré vyvolávajú otázky a potenciálne spory medzi prenajímateľom a nájomcom. Jedným z častých problémov je nejasnosť pri účtovaní nákladov súvisiacich s užívaním bytu. Napríklad, ak prenajímateľ fakturuje nájomcovi aj položky ako fond opráv alebo poplatok za správu, ktoré by mali byť súčasťou nákladov vlastníka. V takýchto prípadoch je kľúčová dôkladne formulovaná nájomná zmluva, ktorá jasne definuje všetky nákladové položky a spôsob ich rozpočítania.
V jednom z príkladov sa nájomca stretol s nečakaným nedoplatkom na elektrine spoločných priestorov, upratovaní a podobných položkách, pričom správcovská spoločnosť uvádzala nesprávne údaje o počte osôb v byte. Následne bol nájomcovi vystavený nový mesačný predpis, ktorý bol o 40 € mesačne vyšší. V takýchto prípadoch je dôležité neváhať a obrátiť sa na správcu alebo prenajímateľa s písomnou žiadosťou o vysvetlenie a nápravu.
Daňové súvislosti prenájmu
Z pohľadu dane z príjmov je príjem z prenájmu nehnuteľností považovaný za zdaniteľný príjem podľa § 6 ods. 3 zákona č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov. Daňovník si môže uplatniť do daňových výdavkov skutočne vynaložené výdavky alebo paušálne výdavky vo výške 40 % z úhrnu príjmov. Pri prenájme nehnuteľnosti fyzickej osobe je dôležité, aby nájomcovi boli do daňových výdavkov uznané len uhradené faktúry za nájom v príslušnom zdaňovacom období.
V prípade, ak prenajímateľom je fyzická osoba a nájomca (právnická osoba) uhrádza aj iné služby súvisiace s prenájmom (energie, voda, upratovanie, internet), tieto platby sú u prenajímateľa považované za zdaniteľné príjmy a u nájomcu budú súčasťou základu dane až po zaplatení. Dôležité je dodržiavať ustanovenia § 17 ods. 19 písm. b) zákona o dani z príjmov, ktoré sa týkajú časového rozlíšenia nákladov a výnosov.
V prípade, že prenajímateľom je spoločnosť, ktorá prenajíma nehnuteľnosť a zároveň mesačne fakturuje aj zálohové platby za energie a iné služby, tieto zálohové platby je možné účtovať priamo na výnosový účet 602 alebo 648, pričom ku koncu roka dôjde k ich zúčtovaniu s vyúčtovaním od dodávateľov.
Správne nastavenie účtovania mesačných záloh na nájomné je kľúčové pre hladký a transparentný nájomný vzťah. Dôkladná príprava nájomnej zmluvy, presné sledovanie stavov meračov a otvorená komunikácia medzi prenajímateľom a nájomcom sú základnými stavebnými kameňmi úspešného prenájmu.