V súčasnom digitálnom veku sa ochrana osobných údajov stala jednou z najdôležitejších tém, a to nielen z pohľadu legislatívy, ale aj ako kľúčový prvok budovania dôvery u zákazníkov a partnerov. Pre subjekty pôsobiace v realitnom sektore, kde je spracovanie značného množstva citlivých informácií nevyhnutnosťou, predstavuje dodržiavanie pravidiel stanovených Všeobecným nariadením o ochrane osobných údajov (GDPR) a súvisiacimi národnými zákonmi, ako je slovenský Zákon č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov, zásadnú úlohu. Toto nariadenie, spolu so spomínaným zákonom, nadobudlo účinnosť 25. mája 2018, čím prinieslo nové a prísnejšie požiadavky na spôsob, akým prevádzkovatelia zhromažďujú, spracúvajú a chránia osobné údaje fyzických osôb.
Základné Povinnosti Prevádzkovateľa Podľa GDPR
Zo znenia zákona o ochrane osobných údajov vyplýva pre prevádzkovateľa, teda pre subjekt, ktorý určuje účel a prostriedky spracovania osobných údajov, povinnosť prijať viacero písomných dokumentov. Tieto dokumenty musia obsahovať prehlásenie prevádzkovateľa o bezpečnosti spracúvaných osobných údajov. Pred účinnosťou GDPR bol základným dokumentom bezpečnostný projekt, ktorého vzor alebo osnovu bolo možné stiahnuť a podľa ktorej sa prevádzkovatelia riadili v prípadoch, kedy to zákon explicitne stanovoval.
GDPR vo viacerých svojich článkoch jasne definuje, aké dokumenty je prevádzkovateľ povinný zabezpečiť v písomnej forme. Napríklad v Článku 7 ods. 2 Nariadenia sa uvádza, že ak dotknutá osoba udelí súhlas v rámci písomného vyhlásenia, ktoré sa týka aj iných skutočností, žiadosť o vyjadrenie súhlasu musí byť predložená tak, aby bola jasne odlíšiteľná od týchto iných skutočností, v zrozumiteľnej a ľahko dostupnej forme a formulovaná jasne a jednoducho. Vzťah medzi prevádzkovateľom a sprostredkovateľom je zase detailne upravený v Článku 28 ods. 3 nariadenia GDPR, kde sa stanovuje, že spracúvanie sprostredkovateľom sa riadi zmluvou alebo iným právnym aktom podľa práva Únie alebo práva členského štátu, ktorý zaväzuje sprostredkovateľa voči prevádzkovateľovi a ktorý špecifikuje predmet a dobu spracúvania, povahu a účel spracúvania, typ osobných údajov a kategórie dotknutých osôb, ako aj povinnosti a práva prevádzkovateľa.
7 zásad GDPR vysvetlených za 7 minút
Súhlas so Spracovaním Osobných Údajov: Kľúčový Element
Súhlas so spracovaním osobných údajov predstavuje jeden z najčastejšie využívaných právnych základov pre spracovanie osobných údajov. Dotknutá osoba, teda osoba, ktorej osobné údaje sa spracúvajú, môže udeliť súhlas písomne, alebo iným preukázateľným spôsobom. Vzor súhlasu na spracovanie osobných údajov je dostupný na stiahnutie a musí obsahovať zákonom predpísané náležitosti. Kľúčovým prvkom je výslovný prejav dotknutej osoby, konkrétne formulácia "súhlasím so spracúvaním". Prevádzkovateľ si môže od dotknutej osoby vyžiadať písomný súhlas, ktorý musí obsahovať spomínané vyhlásenie dotknutej osoby.
Je dôležité poznamenať, že súhlas o spracovaní osobných údajov môže byť udelený aj elektronicky, napríklad pri nákupe cez e-shop. Aby bol súhlas platný podľa GDPR, musí byť dobrovoľný, konkrétny, informovaný a jednoznačný. Vzor súhlasu je pripravený podľa GDPR znenia aj podľa slovenského zákona č. 18/2018 Z. z. Mnohé webové stránky však používajú generické texty, ktoré si navzájom kopírujú, čo je riskantné, pretože každá stránka spracúva iné typy údajov.
Práva Dotknutej Osoby v Kontexte GDPR
V postavení dotknutej osoby disponujete širokou škálou práv, ktoré vám umožňujú kontrolovať spracovanie vašich osobných údajov. Medzi tieto práva patria:
- Právo na prístup: Máte právo na poskytnutie kópie osobných údajov, ktoré o vás prevádzkovateľ má k dispozícii, ako aj na informácie o tom, ako sú vaše osobné údaje používané.
- Právo na opravu: Ak si myslíte, že údaje, ktorými prevádzkovateľ disponuje, sú nepresné, neúplné alebo neaktuálne, môžete požiadať o ich úpravu, aktualizáciu alebo doplnenie.
- Právo na výmaz (na zabudnutie): Máte právo požiadať o vymazanie vašich osobných údajov. Toto právo je však obmedzené v prípadoch, kedy spracovanie vyplýva zo zákonnej povinnosti alebo je nevyhnutné na výkon práva.
- Právo odvolať súhlas: V prípadoch, kedy sú vaše osobné údaje spracúvané na základe vášho súhlasu, máte právo tento súhlas kedykoľvek odvolať. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania, ktoré bolo na jeho základe vykonané pred jeho odvolaním. Bližšie informácie o možnostiach odvolania súhlasu poskytne vybraná realitná kancelária patriaca do skupiny RE/MAX Slovakia vrátane spolupracujúcich maklérov.
- Právo na obmedzenie spracúvania: Za určitých okolností ste oprávnení požiadať o obmedzenie používania vašich osobných údajov.
- Právo na prenosnosť údajov: Za určitých okolností máte právo požiadať o prenos osobných údajov, ktoré ste prevádzkovateľovi poskytli, na inú tretiu stranu podľa vášho výberu. Toto právo sa však vzťahuje len na údaje spracúvané na základe súhlasu alebo zmluvy.
- Právo namietať: Máte právo namietať voči spracúvaniu osobných údajov, ktoré je založené na oprávnených záujmoch prevádzkovateľa.
- Právo podať návrh na začatie konania o ochrane osobných údajov: Ak sa domnievate, že vaše osobné údaje sú spracúvané nespravodlivo alebo nezákonne, môžete podať sťažnosť na dozorný orgán, ktorým je Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky.
V prípade, ak je poskytnutie osobných údajov zákonnou alebo zmluvnou požiadavkou, ste ako dotknutá osoba povinná tieto údaje poskytnúť. Neposkytnutie nevyhnutných osobných údajov na uzatvorenie zmluvy môže mať za následok neuzatvorenie zmluvného vzťahu.
Spracovanie Osobných Údajov v SLOVAKIA TOP ESTATES, s.r.o. (RE/MAX SK)
Spoločnosť SLOVAKIA TOP ESTATES, s.r.o., so sídlom Bottova 1, 811 09 Bratislava, IČO: 36 276 065, pôsobí ako prevádzkovateľ domény www.remax-slovakia.sk. Je dôležité zdôrazniť, že SLOVAKIA TOP ESTATES, s.r.o. RE/MAX SK nevykonáva priamo realitnú činnosť ani neposkytuje realitné služby. Tieto služby v mene obchodnej značky RE/MAX SK na území Slovenskej republiky poskytujú nezávislé realitné kancelárie fungujúce na princípe franšízingu - RE/MAX FRANCHISING.
Zásady spracúvania osobných údajov v spoločnosti:
- Zákonnosť, spravodlivosť a transparentnosť: Spracúvanie osobných údajov je založené na legitímnom základe, je spravodlivé a transparentné voči dotknutej osobe.
- Obmedzenie účelu: Osobné údaje sa získavajú na konkrétne určené, výslovne uvedené a legitímne účely a nesmú sa ďalej spracúvať spôsobom, ktorý nie je zlučiteľný s týmito účelmi.
- Minimalizácia osobných údajov: Všetky spracúvané údaje sú nevyhnutné na dosiahnutie stanoveného účelu.
- Správnosť: Dotknutá osoba je povinná poskytnúť pravdivé a aktuálne osobné údaje.
- Minimalizácia uchovávania: Osobné údaje sa uchovávajú po dobu nevyhnutne nutnú na dosiahnutie účelu spracovania.
- Integrita a dôvernosť: Prevádzkovateľ prijíma primerané technické a organizačné opatrenia na zabezpečenie ochrany osobných údajov. Počítače sú zabezpečené heslom a prístupové práva zamestnancov sú riadne kontrolované.
- Zodpovednosť: Prevádzkovateľ je zodpovedný za dodržiavanie zásad spracúvania osobných údajov.
Informácie o Spracovaní Osobných Údajov pre Rôzne Kategórie Subjektov
Spoločnosť SLOVAKIA TOP ESTATES, s.r.o. spracúva osobné údaje rôznych kategórií subjektov na základe rôznych právnych základov a na konkrétne účely.
1. Záujemcovia o predaj, prenájom, kúpu nehnuteľností:Vaše osobné údaje budú spracúvané za účelom posúdenia vašej ponuky alebo dopytu týkajúceho sa predaja, prenájmu alebo kúpy nehnuteľnosti. Právnym základom je oprávnený záujem prevádzkovateľa (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR) na efektívnom vybavovaní zaslaných ponúk a dopytov. Rozsah údajov závisí od vašej iniciatívy (napr. telefónne číslo, informácie o kúpe/prenájme, preferovaná adresa, typ nehnuteľnosti, osobné údaje v dopyte). Po doručení ponuky alebo dopytu budú tieto postúpené vybranej realitnej kancelárii RE/MAX Slovakia. Údaje sa spracúvajú po dobu 10 dní od skončenia mesiaca, v ktorom bola ponuka alebo dopyt doručená. Príjemcami údajov sú poverené osoby, zmluvní partneri, subjekty povinné zo zákona, konateľ spoločnosti, sprostredkovateľ správy webu a vybraná realitná kancelária RE/MAX Slovakia.
2. Záujemcovia o obhliadku nehnuteľnosti a bližšie informácie:Vaše osobné údaje budú spracúvané na účely posúdenia vášho dopytu týkajúceho sa obhliadky alebo poskytnutia bližších informácií o nehnuteľnosti. Právnym základom je rovnako oprávnený záujem prevádzkovateľa (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR). Údaje zahŕňajú telefónne číslo, osobné údaje z dopytovej otázky a informácie o obhliadke. Žiadosť bude postúpená realitnej kancelárii RE/MAX Slovakia alebo spolupracujúcemu maklérovi. Údaje sa spracúvajú po dobu 10 dní od skončenia mesiaca, v ktorom bol dopyt doručený. Príjemcami sú rovnakí ako v predchádzajúcom bode.
3. Uchádzači o pozíciu Maklér:Vaše osobné údaje budú spracúvané na účely posúdenia vašej žiadosti realizovanej prostredníctvom kontaktného formulára. Právnym základom je oprávnený záujem prevádzkovateľa (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR) na vybavovaní žiadostí a ich následnom postupovaní vybranej Realitnej kancelárii RE/MAX SLOVAKIA. Údaje zahŕňajú telefónne číslo a predpokladané miesto výkonu činnosti. Žiadosť bude postúpená Realitnej kancelárii RE/MAX Slovakia. Údaje sa spracúvajú po dobu 10 dní od skončenia mesiaca, v ktorom bola žiadosť doručená. Príjemcami sú rovnakí ako v prvom bode.
4. Klienti realitných kancelárií:Vaše osobné údaje budú spracúvané za účelom evidencie zrealizovaných obchodov súvisiacich so sprostredkovaním predaja, prenájmu alebo kúpy nehnuteľností, ako aj na správu a uplatnenie právnych nárokov vyplývajúcich zo zmlúv. Právnym základom je oprávnený záujem prevádzkovateľa (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR) na evidencii obchodov a ochrane obchodnej značky RE/MAX Slovakia. Pred začatím spracúvania bol vykonaný tzv. porovnávací test. Údaje sa spracúvajú po dobu 10 rokov od zrealizovania obchodu. Príjemcami sú poverené osoby, zmluvní partneri, subjekty povinné zo zákona, konateľ spoločnosti, sprostredkovateľ správy interného systému a vybraná realitná kancelária RE/MAX Slovakia. Spoločnosť SLOVAKIA TOP ESTATES, s.r.o. je povinná poskytovať vaše osobné údaje spoločnosti RE/MAX EUROPE so sídlom vo Švajčiarsku, ktoré je krajinou garantujúcou primeranú úroveň ochrany osobných údajov.
5. Reklamačný formulár:Vaše osobné údaje budú spracúvané za účelom posúdenia a vybavenia vašej žiadosti o reklamáciu. Právnym základom je oprávnený záujem prevádzkovateľa (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR) na náležitom vybavení reklamačného procesu a ochrane obchodnej značky RE/MAX. Údaje zahŕňajú typ transakcie, identifikačné údaje kancelárie a partnera, predmet reklamácie, a nepovinné údaje ako číslo zákazky, adresu nehnuteľnosti a údaje z nahratej dokumentácie. Údaje sa spracúvajú po dobu trvania reklamačného procesu, s výmazom do 1 roka od vybavenia. Príjemcami sú poverené osoby, zmluvní partneri, subjekty povinné zo zákona, konateľ spoločnosti, vybraná realitná kancelária RE/MAX Slovakia a sprostredkovateľ správy webu. Môže ním byť aj ombudsman poverený vybavovaním reklamácií.
6. Uchádzači o pozíciu „Franchise sales“:Vaše osobné údaje budú spracúvané za účelom vykonania výberového konania na obsadenie voľnej pozície. Právnym základom je vykonanie opatrení pred uzatvorením zmluvy (čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR). V prípade prijatia sa údaje spracúvajú po dobu 1 roka od podpisu zmluvy. V prípade neprijatia sa údaje vymažú do 5 dní od ukončenia výberového konania. Príjemcami sú poverené osoby, zmluvní partneri, subjekty povinné zo zákona a sprostredkovateľ správy webu.
7. Uchádzači o Franšízu:Vaše osobné údaje budú spracúvané na účely vykonania výberového konania na obsadenie voľnej „Franšízy“. Právnym základom je vykonanie opatrení pred uzatvorením zmluvy (čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR). V prípade prijatia sa údaje spracúvajú po dobu 1 roka od podpisu zmluvy. V prípade neprijatia sa údaje vymažú do 5 dní od ukončenia výberového konania. Príjemcami sú poverené osoby, zmluvní partneri, subjekty povinné zo zákona a sprostredkovateľ správy webu.
8. Dodávatelia:Vaše osobné údaje budú spracúvané na účely správy zmluvných vzťahov, uplatnenia právnych nárokov, internej evidencie a plnenia daňových povinností. Právnym základom je plnenie zmluvy (čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR), oprávnený záujem prevádzkovateľa (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR) a plnenie zákonných povinností (čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR), najmä podľa zákona o účtovníctve, dani z príjmov a DPH. Údaje sa spracúvajú po dobu 10 rokov od ukončenia zmluvného vzťahu. Príjemcami sú poverené osoby, zmluvní partneri, subjekty povinné zo zákona, konateľ spoločnosti, sprostredkovateľ správy interného systému a sprostredkovateľ plnenia zákonných povinností.
9. Referencie:Vaše osobné údaje budú spracúvané na účely informovania verejnosti o kvalite poskytovaných služieb vybranou Realitnou kanceláriou RE/MAX Slovakia. Právnym základom je oprávnený záujem prevádzkovateľa (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR). Rozsah údajov zahŕňa hodnotenie, predmet referencie, odporúčanie a iné údaje, ktoré ste uviedli. Údaje sa spracúvajú po dobu prevádzkovania webovej stránky alebo do požiadania o výmaz. Príjemcami sú poverené osoby, zmluvní partneri, subjekty povinné zo zákona, konateľ spoločnosti, správca sociálnej siete a vybraná realitná kancelária RE/MAX Slovakia.
Automatizované Rozhodovanie a Profilovanie
Prevádzkovateľ SLOVAKIA TOP ESTATES, s.r.o. uvádza, že nebude používať vaše osobné údaje na automatizované individuálne rozhodovanie vrátane profilovania.
Informovanie o Spracovaní Osobných Údajov a Práva Dotknutej Osoby
Prevádzkovateľ je povinný informovať dotknutú osobu o spracovaní jej osobných údajov v súlade s článkom 14 GDPR. Tieto informácie sú poskytované v primeranej lehote, najneskôr do jedného mesiaca od získania údajov, s možným predĺžením lehoty o ďalšie dva mesiace pri zložitých žiadostiach. V prípade pochybností o totožnosti môže prevádzkovateľ požiadať o dodatočné informácie.
Dotknutá osoba má právo na prístup k informáciám o rozsahu spracúvaných osobných údajov a na získanie kópie týchto údajov. Za ďalšie kópie môže byť účtovaný primeraný poplatok. Prevádzkovateľ sa snaží o aktuálnosť, presnosť a úplnosť spracúvaných údajov.
Ďalšie dôležité práva zahŕňajú:
- Právo na prenosnosť údajov: Získať údaje v elektronickom formáte a preniesť ich k inému subjektu, ak sa spracovanie zakladá na súhlase alebo zmluve.
- Právo odvolať súhlas: Kedykoľvek odvolať súhlas, ak sa spracovanie zakladá na súhlase.
- Právo namietať: Namietať proti spracovaniu na základe oprávneného záujmu prevádzkovateľa.
- Právo na výmaz: Požiadať o výmaz údajov, ak boli odvolané súhlasy, neexistuje iný právny základ spracovania, alebo ak boli osobné údaje nezákonne spracované.
- Právo podať sťažnosť: V prípade porušenia práv týkajúcich sa osobných údajov podať sťažnosť na Úrad na ochranu osobných údajov SR.
Prevádzkovateľ nezamýšľa prenášať osobné údaje do tretích krajín mimo územia Európskej únie a Európskeho hospodárskeho priestoru, pokiaľ nie je explicitne uvedené inak (napr. v prípade RE/MAX EUROPE).
Dodržiavanie Legislatívy a Bezpečnostné Opatrenia
Spoločnosť SLOVAKIA TOP ESTATES, s.r.o. pri spracovaní osobných údajov postupuje v súlade s Nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 (GDPR) a Zákonom č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov. Spoločnosť má zavedené technické a organizačné opatrenia na zabezpečenie primeranej úrovne bezpečnosti spracúvaných údajov, vrátane ochrany pred neoprávneným prístupom, stratou alebo zničením. Tieto opatrenia zahŕňajú napríklad riadenie prístupových práv zamestnancov a zabezpečenie počítačových systémov. Spoločnosť sa zaväzuje zachovávať mlčanlivosť o spracúvaných osobných údajoch. V prípade využívania sprostredkovateľov na spracovanie osobných údajov sú tieto vzťahy upravené písomnými zmluvami o spracovaní osobných údajov.
Dodržiavanie GDPR nie je len zákonnou povinnosťou, ale aj významným faktorom pre budovanie dôveryhodnosti a pozitívneho imidžu v očiach klientov a obchodných partnerov v dynamickom realitnom sektore.