Ochrana osobných údajov v realitnej činnosti: Váš sprievodca právami a povinnosťami

V súčasnom digitálnom veku je ochrana osobných údajov kľúčovou témou, ktorá sa dotýka nás všetkých. S rastúcim množstvom informácií, ktoré zdieľame online aj offline, sa stáva nevyhnutnosťou pochopiť, ako sú naše údaje spracúvané a aké práva máme v súvislosti s ich ochranou. V realitnej oblasti, kde sa často pracuje s citlivými osobnými informáciami, je táto problematika obzvlášť dôležitá. Od 25. mája 2018 vstúpila do platnosti nová legislatíva týkajúca sa ochrany osobných údajov, ktorá priniesla významné zmeny. Tieto zmeny vychádzajú predovšetkým z Nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov (ďalej len „GDPR“) a zo zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov (ďalej len „zákon č. 18/2018“).

Tento článok si kladie za cieľ poskytnúť komplexný prehľad o tom, ako realitné spoločnosti spracúvajú osobné údaje svojich klientov, obchodných partnerov a zamestnancov. Vysvetlíme si, kto je prevádzkovateľom, aké sú právne základy spracúvania údajov, aké údaje sa spracúvajú, na aké účely a ako dlho sú uchovávané. V neposlednom rade sa zameriame na vaše práva ako dotknutej osoby a na spôsoby, ako ich môžete uplatniť. Cieľom je poskytnúť vám, ako dotknutej osobe, o ktorej spoločnosti v realitnom sektore spracúvajú osobné údaje, potrebné informácie v súlade s platnou legislatívou.

Prevádzkovatelia a ich zodpovednosti

V kontexte ochrany osobných údajov je kľúčové rozlišovať medzi prevádzkovateľom a sprostredkovateľom. Prevádzkovateľ je subjekt, ktorý sám alebo spoločne s inými určí účely a prostriedky spracúvania osobných údajov. V realitnom sektore pôsobí viacero prevádzkovateľov, ktorí spracúvajú osobné údaje. Medzi takéto subjekty patria napríklad:

• REALITY SERVICE, s.r.o. so sídlom na Š. Moysesa 427/81, Žiar nad Hronom 965 01, s IČO: 36 746 436. Táto spoločnosť v súvislosti so svojou činnosťou spracúva osobné údaje na rôzne účely.
• Realitná kancelária PASTOROK REALITY, spol. s r. o. so sídlom na Ružovej ulici č. 312/37, Prievidza 971 01, s IČO: 51 219 646. Táto kancelária je zapísaná v obchodnom registri Okresného súdu Trenčín.
• Reality Center, s.r.o. so sídlom na M.R.Štefánika 58, 036 01 Martin, s IČO: 36 418 463. Táto spoločnosť spracúva osobné údaje svojich klientov v súvislosti so sprostredkovaním predaja, prenájmu a kúpy nehnuteľností.
• ARTHUR Real Estate Company, spol. s r.o. so sídlom na Kpt. Jaroša 4, 040 01 Košice, zapísaná v Obchodnom registri Okresného súdu Košice I, oddiel Sro, vložka č. 15726/V.
• Spoločnosť RMM Group s.r.o. so sídlom na Hubovej ulici 557/13, 931 01 Šamorín, IČO: 55 325 831, zapísaná v Obchodnom registri Okresného súdu Trnava, oddiel: Sro, vložka č.: 55035/T, ako prevádzkovateľ domény www.upgreat.sk.

Prevádzkovateľ je zodpovedný za zabezpečenie súladu spracúvania osobných údajov s GDPR a zákonom č. 18/2018. To zahŕňa implementáciu primeraných technických a organizačných opatrení na ochranu údajov, ako aj poskytovanie transparentných informácií dotknutým osobám.

V niektorých prípadoch môže byť prevádzkovateľom aj niekoľko subjektov, ktoré spoločne určujú účely a prostriedky spracúvania. V takom prípade hovoríme o spoločných prevádzkovateľoch. Spoloční prevádzkovatelia sa dohodnú na rozdelení zodpovedností v súlade s GDPR. Informačná povinnosť podľa článkov 13 a 14 GDPR môže byť plnená jedným z prevádzkovateľov, napríklad spoločnosťou RMM Group s.r.o. v prípade domény www.upgreat.sk.

Zodpovedná osoba

GDPR definuje zodpovednú osobu ako osobu určenú prevádzkovateľom alebo sprostredkovateľom, ktorá plní úlohy podľa GDPR a zákona č. 18/2018. V niektorých prípadoch prevádzkovateľ nemá povinnosť vymenovať zodpovednú osobu. Ak je však zodpovedná osoba určená, jej úlohou je poskytovať poradenstvo a monitorovať dodržiavanie predpisov o ochrane osobných údajov. V prípade potreby je možné zodpovednú osobu kontaktovať pre získanie ďalších informácií týkajúcich sa spracovania osobných údajov.

Miesto centrálnej správy sprostredkovateľa

V kontexte medzinárodného spracúvania údajov je dôležité určiť miesto centrálnej správy sprostredkovateľa v Európskej únii. Ak má sprostredkovateľ prevádzkarne vo viac než jednom členskom štáte, za miesto centrálnej správy sa považuje prevádzkareň v EÚ, kde sa uskutočňujú hlavné spracovateľské činnosti. Toto ustanovenie je relevantné pre sprostredkovateľov, na ktorých sa vzťahujú osobitné povinnosti podľa GDPR a zákona č. 18/2018.

Osobné údaje a ich spracúvanie

Osobné údaje sú akékoľvek informácie týkajúce sa identifikovanej fyzickej osoby alebo fyzickej osoby, ktorú možno identifikovať priamo alebo nepriamo. V realitnej činnosti sa často stretávame s nasledujúcimi kategóriami osobných údajov:

• Identifikačné a kontaktné údaje: meno, priezvisko, adresa, telefónne číslo, e-mailová adresa, rodné číslo (alebo dátum narodenia), číslo občianskeho preukazu, štátna príslušnosť.
• Údaje o zamestnaní a zamestnávateľovi: informácie o vašom pracovnom zaradení a zamestnávateľovi.
• Údaje o bankovom účte: pri platbách súvisiacich s kúpou, predajom alebo prenájmom nehnuteľnosti.
• Údaje o nehnuteľnostiach: informácie o nehnuteľnostiach, ktoré vlastníte, prenajímate alebo o ktoré máte záujem.
• Údaje potrebné na plnenie zmluvy: informácie nevyhnutné na uzatvorenie a plnenie zmluvných vzťahov, ako sú kúpne, nájomné alebo sprostredkovateľské zmluvy.

Spracúvanie osobných údajov je akákoľvek operácia alebo súbor operácií s osobnými údajmi, či už automatizovanými alebo neautomatizovanými prostriedkami. Zahŕňa to získavanie, zaznamenávanie, usporadúvanie, štruktúrovanie, uchovávanie, zmenu, vyhľadávanie, prehliadanie, využívanie, poskytovanie prenosom, šírením alebo inou formou, preskupovanie alebo kombinovanie, obmedzenie, vymazanie.

Právne základy spracúvania osobných údajov

Spracúvanie osobných údajov musí mať vždy platný právny základ. V kontexte realitnej činnosti sa najčastejšie uplatňujú tieto právne základy:

1. Súhlas dotknutej osoby (čl. 6 ods. 1 písm. a) GDPR): Váš výslovný súhlas je právnym základom pre spracúvanie vašich osobných údajov na jeden alebo viacero konkrétnych účelov. Súhlas je dobrovoľný a môžete ho kedykoľvek odvolať. Napríklad, ak udeľujete súhlas na marketingové účely.
2. Plnenie zmluvy (čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR): Spracúvanie osobných údajov je nevyhnutné na plnenie zmluvy, ktorej ste zmluvnou stranou, alebo aby sa na vašej žiadosti vykonali opatrenia pred uzatvorením zmluvy. V realitnej činnosti je toto najčastejší právny základ, napríklad pri sprostredkovaní predaja alebo prenájmu nehnuteľnosti. Poskytnutie osobných údajov v tomto prípade nie je dobrovoľné, ale nevyhnutné pre vznik a plnenie zmluvného vzťahu.
3. Plnenie zákonnej povinnosti (čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR): Spracúvanie je nevyhnutné na splnenie zákonnej povinnosti prevádzkovateľa. Realitné kancelárie majú napríklad povinnosť identifikovať klienta podľa zákona č. 297/2008 Z. z. o ochrane pred legalizáciou príjmov z trestnej činnosti a o ochrane pred financovaním terorizmu.
4. Oprávnený záujem prevádzkovateľa (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR): Spracúvanie je nevyhnutné na účely oprávnených záujmov, ktoré sleduje prevádzkovateľ alebo tretia strana, okrem prípadov, keď nad týmito záujmami prevažujú záujmy alebo základné práva a slobody dotknutej osoby, ktoré vyžadujú ochranu osobných údajov. Oprávneným záujmom môže byť napríklad priamy marketing, propagácia nehnuteľnosti, kontaktovanie v súvislosti s poskytovaním realitných služieb, odpovedanie na príspevky na sociálnych sieťach a riešenie reklamácií.

Účely spracúvania osobných údajov

Osobné údaje sú spracúvané na konkrétne, výslovne uvedené a oprávnené účely. V realitnej činnosti to zahŕňa predovšetkým:

• Sprostredkovanie predaja, prenájmu a kúpy nehnuteľností: Toto je hlavný účel realitnej činnosti. Zahŕňa všetky kroky od prvého kontaktu, cez obhliadky, rokovania, až po finalizáciu zmluvy.
• Priamy marketing a propagácia: Informovanie o nových nehnuteľnostiach, službách a ponukách realitnej kancelárie.
• Poskytovanie realitných služieb: Komplexné zabezpečenie služieb súvisiacich s nehnuteľnosťami.
• Plnenie zmluvných povinností: Dodržiavanie zmluvných podmienok vyplývajúcich zo sprostredkovateľských, kúpnych alebo nájomných zmlúv.
• Plnenie zákonných povinností: Napríklad identifikácia klienta podľa zákona proti praniu špinavých peňazí, daňové a účtovné povinnosti.
• Riešenie reklamácií a sťažností: Efektívne vybavovanie podnetov od klientov.
• Komunikácia na sociálnych sieťach: Odpovedanie na otázky a komentáre používateľov.
• Zabezpečenie prevádzky webovej stránky a online služieb: Správa cookies, analytika návštevnosti.

Poskytovanie osobných údajov tretím stranám

Vaše osobné údaje môžu byť v nevyhnutnom rozsahu poskytnuté aj ďalším subjektom. Tieto subjekty konajú buď ako sprostredkovatelia (spracúvajú údaje v mene prevádzkovateľa na základe písomnej zmluvy) alebo ako ďalší prevádzkovatelia (určujú vlastné účely a prostriedky spracúvania). Medzi najčastejších príjemcov patria:

• Záujemcovia o kúpu, predaj alebo prenájom nehnuteľností: Vaše údaje môžu byť zdieľané s potenciálnymi kupujúcimi alebo prenajímateľmi.
• Audítori a právni poradcovia: Pre účely auditu, právneho poradenstva alebo zastupovania.
• Notári a znalci: Pri overovaní dokumentov alebo oceňovaní nehnuteľností.
• Banky a poisťovne: Pri vybavovaní hypotekárnych úverov alebo poistení nehnuteľností.
• Daňoví a účtovní sprostredkovatelia: Pre vedenie účtovníctva a daňové účely.
• Orgány štátnej správy a verejnej moci: Na účely kontroly, dozoru alebo na základe zákonnej požiadavky.
• Subjekty vykonávajúce reklamnú a marketingovú činnosť: Pre účely cielenej inzercie a propagácie.

Všetky tieto subjekty sú povinné dodržiavať zásady ochrany osobných údajov a zachovávať mlčanlivosť o poskytnutých informáciách.

Doba uchovávania osobných údajov

Osobné údaje sú uchovávané len po dobu nevyhnutnú na splnenie účelu, na ktorý boli získané. Po uplynutí tejto doby sú údaje vymazané alebo anonymizované. Konkrétne doby uchovávania sa líšia v závislosti od účelu a právneho základu spracúvania:

• Plnenie zmluvy: Po dobu trvania zmluvy a následne po dobu plynutia premlčacích lehôt na uplatnenie vzájomných nárokov (zvyčajne 3 až 10 rokov v závislosti od typu zmluvy a právnej úpravy).
• Plnenie zákonnej povinnosti: Po dobu stanovenú zákonom. Napríklad, faktúry a účtovné doklady sa uchovávajú 10 rokov. Registratúrne záznamy sa uchovávajú minimálne 5 rokov.
• Marketing a propagácia: Zvyčajne po dobu 3 až 5 rokov od udelenia súhlasu alebo do odvolania súhlasu.
• Riešenie reklamácií: Po dobu nevyhnutnú na vybavenie reklamácie a dodržanie zákonných lehôt.
• Evidencia uplatnených práv a porušení: Po dobu stanovenú zákonom, napríklad do 6 mesiacov od uplynutia 5 rokov od uplatnenia práva.

V prípade, ak nedôjde k uzatvoreniu sprostredkovateľskej zmluvy, spracovanie osobných údajov záujemcu sa bezodkladne ukončí.

Vaše práva ako dotknutej osoby

GDPR a zákon č. 18/2018 vám ako dotknutej osobe priznávajú celý rad práv, ktoré vám umožňujú kontrolovať vaše osobné údaje. Tieto práva si môžete uplatniť voči prevádzkovateľovi:

1. Právo na prístup k osobným údajom (čl. 15 GDPR): Máte právo získať potvrdenie o tom, či prevádzkovateľ spracúva vaše osobné údaje. Ak áno, máte právo získať prístup k týmto údajom (ich kópiu) a doplňujúce informácie týkajúce sa ich spracúvania. Požiadavka na prístup k osobným údajom vám umožňuje vidieť osobné údaje, ktoré prevádzkovateľ uchováva.
2. Právo na opravu osobných údajov (čl. 16 GDPR): Máte právo žiadať o bez zbytočného odkladu opravu nesprávnych osobných údajov alebo doplnenie neúplných osobných údajov.
3. Právo na výmaz osobných údajov (právo „byť zabudnutý“) (čl. 17 GDPR): Máte právo požiadať o výmaz vašich osobných údajov, napríklad ak už nie sú potrebné na účel, na ktorý boli získané, ak namietate spracúvanie, alebo ak sú spracúvané nezákonne. Toto právo je však potrebné posúdiť z pohľadu všetkých relevantných okolností, pretože prevádzkovateľ môže mať zákonné povinnosti, ktoré mu bránia vyhovieť žiadosti.
4. Právo na obmedzenie spracúvania osobných údajov (čl. 18 GDPR): V zákonom stanovených prípadoch máte právo žiadať, aby prevádzkovateľ prestal spracúvať vaše osobné údaje. Toto sa môže týkať napríklad obdobia, počas ktorého overujete správnosť údajov, alebo ak sú údaje nezákonne spracúvané a namiesto výmazu žiadate obmedzenie ich použitia.
5. Právo na prenosnosť osobných údajov (čl. 20 GDPR): Máte právo získať vaše osobné údaje, ktoré ste prevádzkovateľovi poskytli, v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte a máte právo požadovať ich prenos ďalšiemu prevádzkovateľovi. Toto právo sa týka len údajov spracúvaných na základe súhlasu alebo zmluvy.
6. Právo namietať spracúvanie osobných údajov (čl. 21 GDPR): Ak je spracúvanie založené na oprávnenom záujme prevádzkovateľa alebo sa týka priameho marketingu, máte právo namietať voči spracúvaniu vašich osobných údajov. Ak prevádzkovateľ nepreukáže presvedčivý legitímny dôvod alebo ak namietate priamy marketing, vaše údaje na tieto účely nebudú ďalej spracúvané.
7. Právo na neúčinnosť automatizovaného individuálneho rozhodovania vrátane profilovania (čl. 22 GDPR): Pri spracúvaní vašich osobných údajov prevádzkovateľom nedochádza k automatizovanému rozhodovaniu ani profilovaniu.
8. Právo podať návrh na začatie konania o ochrane osobných údajov (§ 100 zákona 18/2018): Ak sa domnievate, že spracúvanie vašich osobných údajov je v rozpore so zákonom, máte právo podať návrh na Úrad na ochranu osobných údajov alebo inému príslušnému orgánu.

Ako uplatniť svoje práva

Na uplatnenie vašich práv môžete kontaktovať prevádzkovateľa prostredníctvom rôznych komunikačných prostriedkov. Je dôležité, aby vaša žiadosť spĺňala náležitosti podľa príslušných právnych predpisov. V prípade podania návrhu elektronickou formou je potrebné, aby spĺňal náležitosti podľa § 19 ods. 1 zákona č. 71/1967 Zb. o správnom konaní.

Prevádzkovateľ je oprávnený v prípade pochybností o vašej totožnosti požiadať o dodatočné overenie. Poskytovanie informácií je zvyčajne bezplatné, s výnimkou osobitných prípadov, kedy je možné účtovať primeraný poplatok.

Medzi odporúčané komunikačné prostriedky na uplatnenie práv dotknutých osôb patria:

• Doporučená poštová zásielka: Podpis dotknutej osoby musí byť úradne osvedčený a zásielka musí byť zaslaná na adresu sídla spoločnosti.
• Osobné podanie: V nevyhnutných prípadoch, najneskôr do 12:00 hod. (od 29.11.2021).
• Elektronická forma: Emailom na adresu zodpovednej osoby alebo prevádzkovateľa.

Ak vám záujemca (dotknutá osoba) prinesie alebo poskytne osobné údaje osobne bez súhlasu so spracúvaním osobných údajov, je potrebné mu poskytnúť príslušné tlačivo a požiadať o jeho vyplnenie. Ak ho nevyplní, prevádzkovateľ nemôže v súlade s GDPR spracúvať a uchovávať jeho osobné údaje.

V prípadoch, kedy vaše osobné údaje spracúvame na základe vášho súhlasu, máte právo tento súhlas kedykoľvek odvolať. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania založeného na súhlase pred jeho odvolaním. Súhlas môžete odvolať elektronicky, písomne, oznámením o odvolaní súhlasu alebo osobne v sídle spoločnosti.

Bezpečnosť a ochrana osobných údajov

Realitné spoločnosti kládzu veľkú váhu na ochranu osobných údajov a prijímajú všetky potrebné opatrenia na zachovanie ich bezpečnosti a utajenia. Tieto opatrenia zahŕňajú:

• Prístup k vašim osobným údajom majú len oprávnené osoby spoločnosti.
• Vaše osobné údaje sú prípadne ďalej poskytované len v zmysle platných právnych predpisov.
• Všetci oprávnení zamestnanci dodržiavajú zásady ochrany osobných údajov.
• Osobné údaje sa spracúvajú len na účely, na ktoré ste ich poskytli.
• Pri spracúvaní osobných údajov neprebieha automatizované rozhodovanie ani profilovanie.

Vaše osobné údaje budú uchovávané bezpečne, v súlade s bezpečnostnou politikou prevádzkovateľa.

Zhrnutie a ďalšie kroky

GDPR a zákon č. 18/2018 priniesli komplexný rámec pre ochranu osobných údajov. Realitné spoločnosti sú povinné transparentne informovať o spracúvaní údajov a rešpektovať práva dotknutých osôb. Váš súhlas a porozumenie tomu, ako sú vaše údaje spracúvané, sú kľúčové pre budovanie dôvery a zabezpečenie súladu s legislatívou.

Ak máte akékoľvek otázky alebo pochybnosti týkajúce sa spracovania vašich osobných údajov, neváhajte kontaktovať príslušnú realitnú spoločnosť alebo zodpovednú osobu. Dôležité je poznať svoje práva a vedieť, ako ich v prípade potreby uplatniť. Poskytovanie osobných údajov je vo väčšine prípadov dobrovoľné, avšak v niektorých situáciách, najmä pri plnení zmluvných alebo zákonných povinností, môže byť nevyhnutné. Vždy sa uistite, že máte dostatok informácií na to, aby ste mohli robiť informované rozhodnutia týkajúce sa vašich osobných údajov v rámci realitnej činnosti.

tags: #ochrana #osobnych #udajov #arthur #reality