Elektronická komunikácia s verejnou správou sa stáva čoraz dôležitejšou súčasťou života občanov aj podnikateľov. Finančná správa Slovenskej republiky v rámci neustáleho rozširovania elektronických služieb poskytuje komplexný rámec pre efektívnu a bezpečnú digitálnu interakciu. Tento článok sa zameriava na kľúčové aspekty elektronickej komunikácie s Finančnou správou, od registrácie a autorizácie až po podávanie elektronických dokumentov, s cieľom poskytnúť ucelené informácie pre široké spektrum používateľov.
Registrácia používateľa a prístup k elektronickým službám
Základným krokom pre využívanie elektronických služieb Finančnej správy je registrácia používateľa. Tento proces premieňa fyzickú osobu na oprávneného používateľa elektronických služieb a prideľuje jej jedinečný identifikátor používateľa (ID). Okrem ID si používateľ zvolí aj heslo a osobný identifikačný kód (PIC), ktoré predstavujú jeho prihlasovacie údaje. Po úspešnom vyplnení registračného formulára a stlačení tlačidla "registrovať" je používateľ informovaný o prijatí registračných údajov.
Existujú dva hlavné spôsoby dokončenia registrácie:
Potvrdenie registrácie prostredníctvom slovensko.sk: Ak je používateľ držiteľom občianskeho preukazu s čipom (eID karta), dokladu o pobyte s čipom, má nainštalovanú a aktivovanú aplikáciu "Slovensko v mobile" alebo je vlastníkom prihlasovacieho prostriedku vydaného v inom členskom štáte EÚ, môže registráciu do portálu Finančnej správy aktivovať priamo online. Po overení zadaných údajov je registrácia úspešne dokončená.
Potvrdenie registrácie bez eID alebo mobilnej aplikácie: V prípade, že používateľ nedisponuje vyššie uvedenými prostriedkami, je nevyhnutné, aby sa osobne dostavil k správcovi dane (daňovému alebo colnému úradu) s platným dokladom totožnosti. Zamestnanec správcu dane následne dokončí proces registrácie.
Pre fyzické osoby - podnikateľov, ktorí konajú vo svojom mene, je proces registrácie zjednodušený. Po vyplnení registračného formulára stačí zaškrtnúť políčko "Žiadam o sprístupnenie oprávnenia pre osobné konanie" priamo pod formulárom.
Autorizácia na zastupovanie a prístup k elektronickým schránkam
Autorizácia je proces, ktorý umožňuje daňovému subjektu udeliť oprávnenia iným osobám na prístup a disponovanie s jeho elektronickou schránkou alebo na podávanie elektronických dokumentov v jeho mene.
Autorizácia používateľa s kvalifikovaným elektronickým podpisom (KEP) alebo eID kartou:
Žiadosť o autorizáciu sa podáva elektronicky prostredníctvom osobnej internetovej zóny na portáli Finančnej správy. V sekcii "Autorizácie a zastupovania" si používateľ vyberie možnosť "Moje autorizácie k subjektom" a následne "Žiadosť o autorizáciu". V žiadosti je potrebné uviesť DIČ konkrétneho daňového subjektu, na ktorý sa žiada o prístupové práva.
Autorizácia používateľa bez KEP alebo eID karty:
V tomto prípade sa autorizácia realizuje osobne na daňovom alebo colnom úrade. Je potrebné predložiť príslušné dokumenty, ako napríklad plnomocenstvo na využívanie autorizovaných elektronických služieb, ak daňový subjekt zvolil na zastupovanie zástupcu. Ak je zástupcom právnická osoba a v jej mene nekoná štatutárny orgán, vyžaduje sa aj poverenie štatutárneho orgánu právnickej osoby inej osobe.
Dohoda o elektronickom doručovaní
Ak daňový subjekt chce doručovať písomnosti správcovi dane elektronickými prostriedkami, ktoré nie sú podpísané kvalifikovaným elektronickým podpisom (KEP) ani eID kartou, je potrebné s ním uzavrieť písomnú dohodu o elektronickom doručovaní. Táto dohoda je regulovaná zákonom č. 563/2009 Z. z. o správe daní (daňový poriadok) a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov.
Dohoda musí byť preukázateľne podpísaná oprávnenou osobou. Podpis môže byť realizovaný priamo pred zamestnancom správcu dane alebo úradne overený. Ak sa dohoda zasiela poštou, podpis oprávnenej osoby musí byť úradne overený. Všetky podklady na autorizáciu, vrátane uzatvorenia Dohody o elektronickom doručovaní, je možné priniesť na ktorýkoľvek daňový úrad.
V prípade, že ide o fyzickú osobu alebo právnickú osobu, ktorá ešte nie je zapísaná v registri daňových subjektov, je potrebné ju pred vytvorením autorizácie zaviesť do registra. Na tento účel je potrebné predložiť správcovi dane údaje potrebné pre jej zaevidovanie. Tieto údaje je možné oznámiť priamo na daňovom úrade vyplnením "evidenčného listu" alebo ústne do zápisnice. Evidenčný list je možné vyplniť a odoslať aj elektronicky prostredníctvom portálu Finančnej správy.
Elektronické podávanie dokumentov a účtovných závierok
V súvislosti s novelou zákona o účtovníctve, ktorá je platná od 1. januára 2022, je povinné predkladať všetky účtovné dokumenty výlučne v elektronickej podobe. Táto povinnosť sa vzťahuje aj na účtovné jednotky, ako sú občianske združenia, neziskové organizácie, spoločenstvá vlastníkov bytov a nebytových priestorov, či záujmové združenia právnických osôb, ak im vyplýva povinnosť zverejniť účtovnú závierku. V takom prípade musia účtovné závierky zaslať len elektronicky.
Elektronické podania môžu byť realizované prostredníctvom elektronických schránok, ktoré slúžia na elektronické doručovanie úradných rozhodnutí, notifikácií a iných správ od orgánov verejnej moci. Doručenie úradného rozhodnutia do elektronickej schránky má rovnaké právne účinky ako doručenie rozhodnutia v listinnej podobe do vlastných rúk klasickou poštou.
Formáty príloh a elektronický podpis
Konkrétne požiadavky na formáty príloh k elektronickému podaniu špecifikuje každý orgán verejnej moci priamo pri danej elektronickej službe. Formáty elektronických dokumentov, ktoré sú povinné osoby podľa zákona č. 95/2019 Z.z. povinné prijímať a čítať, sú predpísané vo Vyhláške č. 78/2020 Z.
- PDF (.pdf): Preferovaný formát pre naskenované prílohy, minimálne verzia 1.3 a maximálne verzia 2.0. Elektronický podpis alebo elektronická pečať sa môžu pripojiť ako súčasť súboru.
- XML (.xml): Kontajner XML údajov podľa prílohy č. 7 Vyhlášky č. 78/2020 Z.
Pre právne úkony je nevyhnutné použiť kvalifikovaný elektronický podpis (KEP), ktorý je ekvivalentom vlastnoručného podpisu. Ak konanie vyžaduje vlastnoručný podpis v listinnej forme, v elektronickej podobe je potrebné použiť KEP. Pred odoslaním podania je dôležité prečítať si návod na vyplnenie formulára, kde sú uvedené povinné náležitosti.
Kvalifikovaný elektronický podpis je možné vytvoriť pomocou špecializovaných aplikácií, ako sú D.Signer/XAdES (súčasť balíka D.Suite/eIDAS), alebo bezplatné aplikácie ako ZEP.disig.sk. Pre správne fungovanie je potrebný občiansky preukaz s elektronickým čipom (eID), čítačka elektronických kariet a nainštalovaný príslušný softvér.
Doručovanie a fikcia doručenia
V zmysle zákona o e-Governmente je možné doručovať do elektronickej schránky buď "do vlastných rúk" (obyčajne), alebo "do vlastných rúk s fikciou doručenia". Pri doručovaní "do vlastných rúk s fikciou doručenia" sa adresátovi sprístupní obsah správy až po potvrdení notifikácie o doručení zadaním bezpečnostného osobného kódu (BOK).
Elektronická správa sa považuje za doručenú buď márnym uplynutím úložnej lehoty (15 dní odo dňa nasledujúceho po dni uloženia správy v schránke), alebo potvrdením notifikácie o doručení. Uplatnenie fikcie doručenia znamená, že ak adresát nepotvrdí notifikáciu v úložnej lehote, rozhodnutie sa bude považovať za doručené uplynutím tejto lehoty.
Notifikácia o doručení:
V prípade doručovania úradného rozhodnutia "do vlastných rúk" sa v schránke najskôr zobrazí "Notifikácia o doručení…". Pre sprístupnenie obsahu rozhodnutia je potrebné potvrdiť prijatie notifikácie cez funkciu "Prevziať" zadaním bezpečnostného osobného kódu (BOK). Po prevzatí notifikácie sa rozhodnutie sprístupní a zároveň uloží do priečinka "Prijaté správy".
Potvrdenie o odoslaní elektronického podania:
Toto je notifikačná správa slúžiaca na preukázanie presného momentu odoslania elektronického podania, čo má význam najmä pri počítaní procesnoprávnych lehôt. Odosielateľom je Ústredný portál verejnej správy.
Centrálne úradné doručovanie
Finančná správa zabezpečuje aj centrálne úradné doručovanie elektronických úradných dokumentov v listinnej podobe pre adresátov, ktorí nemajú aktivovanú elektronickú schránku na portáli slovensko.sk. Táto služba je poskytovaná v spolupráci s Národnou agentúrou pre sieťové a elektronické služby (NASES). Úradné zásielky sa podávajú v špeciálnych doručenkových obálkach a sú doručované do 2 pracovných dní s hmotnosťou do 2 kg.
Časté otázky a odpovede
1. Aké elektronické služby môžem využívať prostredníctvom ústredného portálu?
Elektronické služby pre občanov a podnikateľov sú dostupné v sekcii "Nájsť službu" na ústrednom portáli. Služby si zverejňujú orgány verejnej moci, ako napríklad služby obchodného a živnostenského registra, katastra nehnuteľností, Úradu pre verejné obstarávanie a iné. Každý orgán verejnej moci má automaticky pridelenú aj službu "Všeobecná agenda".
2. Odkedy je možné urobiť podanie do elektronických schránok zriadených podľa zákona o e-Governmente?
Podania do elektronických schránok a prihlasovanie k elektronickým službám prostredníctvom občianskeho preukazu s čipom je sprístupnené od 3. marca.
3. Aké formáty môže mať príloha, ktorá je súčasťou elektronického podania?
Konkrétne požiadavky na formáty príloh špecifikuje orgán verejnej moci. Povinne prijímané formáty sú predpísané vo Vyhláške č. 78/2020 Z., napríklad PDF a XML.
4. Musím elektronické podanie, ktoré zasielam orgánu verejnej moci, podpísať kvalifikovaným elektronickým podpisom?
Áno, v prípadoch, kedy konanie vyžaduje vlastnoručný podpis v listinnej forme, je potrebné elektronické podanie podpísať kvalifikovaným elektronickým podpisom.
6. Čo znamená elektronické doručovanie a fikcia doručenia?
Elektronické doručovanie znamená doručovanie písomností prostredníctvom elektronickej schránky. Fikcia doručenia nastáva, ak adresát nepotvrdí prijatie správy v stanovenej úložnej lehote, čím sa správa považuje za doručenú.
7. Ako sa dozviem o tom, že moje elektronické podanie bolo doručené na orgán verejnej moci?
O doručení elektronického podania ste informovaný prostredníctvom elektronickej doručenky, ktorá obsahuje informácie o dátume a čase doručenia.
12. Akú veľkosť môže mať podanie cez elektronickú schránku aj s prílohami?
Maximálna veľkosť spracovávanej správy je 50 MB (51200 kB).
13. Ako počítať a zachovávať lehoty?
Pre počítanie lehôt je rozhodujúci právny stav určený osobitnými predpismi. Pre zachovanie procesnoprávnej lehoty postačí odovzdať podanie orgánu v posledný deň lehoty. Pre hmotnoprávnu lehotu je rozhodujúce reálne doručenie úkonu adresátovi v stanovenej lehote.
14. Aké sú požiadavky na názvy súborov pripájaných do elektronických podaní alebo do elektronických úradných dokumentov?
Odporúča sa nepoužívať v názvoch súborov špeciálne znaky ako „/“, „\“, „:“ a podobne.
18. Ktorý údaj je pre použitie dokumentu na právne úkony smerodajný?
Pre právne úkony je smerodajný platný kvalifikovaný elektronický podpis, prípadne kvalifikovaná časová pečiatka, ktorá zabezpečuje dlhodobú platnosť autorizácie.
19. Je potrebné certifikáty so zrušenou platnosťou manuálne odstrániť?
Užívateľom operačného systému MS Windows sa odporúča pred elektronickým podpisovaním dokumentov vymazať staré neplatné certifikáty zo systému, aby sa predišlo neprehľadnosti pri výbere platného certifikátu.
23. Čo mám robiť, ak nemôžem z objektívnych dôvodov elektronický úradný dokument prevziať a oboznámiť sa s jeho obsahom?
Zákon o e-Governmente ustanovuje inštitút neúčinnosti elektronického doručenia pre situácie, keď si z objektívnych príčin nemôžete prevziať doručené elektronické dokumenty (napr. hospitalizácia).