Zákonné povinnosti, ktoré musí zamestnávateľ splniť pri prijatí prvého zamestnanca, sú kľúčové pre hladký chod pracovnoprávneho vzťahu a pre vyhnutie sa sankciám. Tieto povinnosti sa týkajú najmä registračných krokov v Sociálnej poisťovni a zdravotnej poisťovni, ako aj ďalších administratívnych a finančných záväzkov. Pochopenie týchto krokov je nevyhnutné pre každého, kto sa rozhodne rozšíriť svojich zamestnancov.
Registračné povinnosti v Sociálnej poisťovni
Jednou z prvotných a najdôležitejších povinností zamestnávateľa je registrácia v Sociálnej poisťovni. Zamestnávateľ sa musí prihlásiť do registra zamestnávateľov, a to najneskôr deň vopred pred zamestnaním prvého zamestnanca. Tento proces sa týka aj podnikateľa, ktorý začne zamestnávať zamestnancov.
Postup registrácie zamestnávateľa
Formulár "Registračný list zamestnávateľa" je možné podať v papierovej podobe v príslušnej pobočke Sociálnej poisťovne, prípadne elektronicky prostredníctvom Ústredného portálu verejnej správy (www.slovensko.sk). Keďže so Sociálnou poisťovňou sa musí komunikovať elektronicky, je potrebné si vybaviť aj prístup k e-Službám Sociálnej poisťovne. Podpisovať budete "Dohodu o používaní elektronických služieb".
Podnikateľ, ktorý začne zamestnávať zamestnancov, má voči Sociálnej poisťovni registračné povinnosti, ako aj povinnosť pravidelného zasielania výkazov a platenia odvodov. Povinnosti zamestnávateľa voči Sociálnej poisťovni určuje zákon č. 461/2003 Z. z. o sociálnom poistení v znení neskorších predpisov.
Ak zamestnávateľ začne zamestnávať zamestnancov, je povinný prihlásiť sa (sám seba) do registra zamestnávateľov vedeného príslušnou pobočkou Sociálnej poisťovne do ôsmich dní odo dňa, v ktorom začal zamestnávať aspoň jedného zamestnanca. Ak už nezamestnáva žiadneho zamestnanca, je povinný odhlásiť sa z registra zamestnávateľov do ôsmich dní odo dňa, v ktorom nezamestnáva už žiadneho zamestnanca. Zamestnávateľ sa prihlási do registra zamestnávateľov a odhlási z registra zamestnávateľov na tlačive "Registračný list zamestnávateľa".
Nový zamestnávateľ sa môže prihlásiť do registra zamestnávateľov a vybaviť si prístup do e-Služby súčasne - podpíše Dohodu a súčasne vypíše a odovzdá aj "Registračný list zamestnávateľa". Urobí to priamo v pobočke Sociálnej poisťovne alebo dokumenty zašle cez ústredný portál verejnej správy elektronicky.
Prihlásenie zamestnanca do Sociálnej poisťovne
Po registrácii zamestnávateľa nasleduje prihlásenie zamestnanca do Sociálnej poisťovne. Termín na podanie "Registračného listu zamestnanca" je pred vznikom pracovnoprávneho vzťahu, najneskôr deň pred začatím výkonu jeho činnosti. Zamestnávateľ je povinný prihlásiť zamestnanca do registra poistencov a sporiteľov starobného dôchodkového sporenia najneskôr pred začatím výkonu činnosti zamestnanca.
Povinné poistenie zamestnancovi vzniká dňom vzniku právneho vzťahu, ktorý zakladá právo na príjem zo závislej činnosti a zaniká dňom zániku tohto právneho vzťahu. Bezodkladne po prihlásení zamestnanca do registra poistencov a sporiteľov starobného dôchodkového sporenia Sociálna poisťovňa sprístupní cez e-Služby zamestnávateľovi pridelené identifikačné číslo právneho vzťahu (IČPV) zamestnanca. Ak má zamestnávateľ udelenú výnimku z komunikácie so Sociálnou poisťovňou prostredníctvom e-Služby, Sociálna poisťovňa zasiela zamestnávateľovi IČPV zamestnanca prostredníctvom e-schránky alebo listinnou formou prostredníctvom pošty.
V prípade zamestnanca cudzinca, ktorý nemá pridelené rodné číslo, sa "Registračný list fyzickej osoby (RLFO) - prihláška" zasiela pobočke elektronicky prostredníctvom eSlužieb, alebo v papierovej forme. Ak predložíte RLFO - prihlášku v papierovej forme, pobočka vám vygeneruje na účely sociálneho poistenia identifikačné číslo sociálneho zabezpečenia. Pred elektronickým zaslaním RLFO prostredníctvom eSlužieb prostredníctvom bezpečnej komunikácie alebo elektronickej schránky zašlete pobočke údaje zamestnanca cudzinca, najmä meno, priezvisko a dátum narodenia. Pobočka zamestnancovi vygeneruje na účely sociálneho poistenia identifikačné číslo sociálneho zabezpečenia, ktoré vám zašle prostredníctvom bezpečnej komunikácie alebo elektronickej schránky.
Po skončení pracovnoprávneho vzťahu (napr. pracovného pomeru, dohody o vykonaní práce) je zamestnávateľ povinný najneskôr v deň nasledujúci po skončení pracovnoprávneho vzťahu odhlásiť zamestnanca z registra poistencov a sporiteľov starobného dôchodkového sporenia (prostredníctvom formulára "Registračný list fyzickej osoby", ktorý sa označí ako odhláška) a predložiť pobočke Sociálnej poisťovne do troch dní od skončenia pracovnoprávneho vzťahu "Evidenčný list dôchodkového poistenia".
Mesačné výkazy a platby poistného
Po prihlásení zamestnanca do Sociálnej poisťovne vznikajú zamestnávateľovi ďalšie pravidelné povinnosti. Elektronicky sa budú následne podávať aj mesačné výkazy do Sociálnej poisťovne, v ktorých zamestnávateľ uvedie výpočet sociálnych odvodov za svojich zamestnancov.
Platiteľ poistného je povinný vykazovať preddavky na poistné za každý mesiac, za ktorý odvádza poistné, a to prostredníctvom výkazov. Zamestnávateľ bude odvádzať poistné za zamestnanca ako aj poistné za seba ako zamestnávateľa. Poistné je splatné v deň, ktorý je u zamestnávateľa určený na výplatu príjmov alebo ak takýto deň nie je určený, najneskôr v posledný deň kalendárneho mesiaca nasledujúceho po kalendárnom mesiaci, za ktorý sa platí poistné.
Zamestnávateľ je povinný predkladať pobočke Sociálnej poisťovne mesačný výkaz poistného a príspevkov, v ktorom uvedie súhrn poistného a príspevkov za zamestnanca ako aj poistné a príspevky, ktoré je povinný platiť ako zamestnávateľ. Registračné povinnosti a mesačné vykazovanie v súvislosti so zamestnancom je zamestnávateľ povinný vykonávať výlučne elektronicky prostredníctvom elektronického portálu Sociálnej poisťovne.
Nové povinnosti týkajúce sa spôsobu výplaty mzdy
Od 29. októbra 2025 Sociálna poisťovňa nasadila novú verziu formulára RLFO. Nová povinnosť sa týka všetkých zamestnancov, ktorých zamestnávateľ prihlasuje do Sociálnej poisťovne po tomto dátume, vrátane dohodárov. Pri podaní RLFO prihláška zamestnávateľ uvedie, či sa bude mzda vyplácať na bankový účet alebo v hotovosti. Ak je mzda vyplácaná na účet, je potrebné uviesť číslo účtu vo formáte IBAN a v prípade zahraničných účtov aj názov účtu a kód SWIFT/BIC.
Do 31. marca 2026 potrvá prechodné obdobie, počas ktorého musia zamestnávatelia nahlásiť údaje o spôsobe výplaty mzdy aj za zamestnancov, ktorých pracovný vzťah vznikol pred 1. novembrom 2025. Zamestnávatelia môžu údaje nahlásiť počas tohto obdobia kedykoľvek. Dôležité je, aby ich odoslali najneskôr do 31. marca 2026. Sociálna poisťovňa musí mať tieto údaje k dispozícii najneskôr 1. apríla 2026. Údaje o spôsobe výplaty mzdy je potrebné nahlásiť za zamestnancov, ktorých pracovný vzťah ku dňu, v ktorom sa zamestnávateľ rozhodne splniť oznamovaciu povinnosť stále trvá.
Od 1. apríla 2026 sa táto povinnosť ruší úplne. Zmena účtu alebo prechod z hotovosti na účet (alebo naopak) sa po 1. apríli 2026 už nenahlasuje. Ak sa zmena udeje ešte počas prechodného obdobia (do 31. marca 2026), zákon presnú lehotu neurčuje - dôležité je, aby Sociálna poisťovňa mala aktuálne údaje najneskôr do 31. marca 2026.
Tip: Program Mzdy a personalistika OLYMP pomôže s oboma možnosťami. Ak sa rozhodnete nahlásiť údaje hromadne, stačí v exporte zaškrtnúť voľbu „Hromadne oznámiť spôsob výplaty“. Vytvorí sa hromadný export s údajmi o spôsobe výplaty mzdy za zamestnancov, ktorých pracovný vzťah vznikol pred 1. novembrom 2025 a k zvolenému dátumu (v tomto prípade k 1. decembru 2025) stále trvá.
Povinnosti voči zdravotnej poisťovni
Ďalšie povinnosti vznikajú zamestnávateľovi voči tej zdravotnej poisťovni, v ktorej je nový zamestnanec poistencom. Zamestnávateľ sa totiž stáva jeho platiteľom poistného na zdravotné poistenie, čo musí oznámiť príslušnej zdravotnej poisťovni.
Registrácia zamestnávateľa a zamestnanca v zdravotnej poisťovni
Aj v zdravotnom poistení platí, že zamestnávateľ musí so zdravotnou poisťovňou komunikovať výlučne elektronicky, a to už od prvého podania. Každá zo zdravotných poisťovní má zavedený svoj postup na vybavenie a aktiváciu elektronických služieb, prostredníctvom ktorých je potrebné s ňou komunikovať.
Do ôsmich dní od vzniku pracovného pomeru je zamestnávateľ povinný registrovať zamestnanca v zdravotnej poisťovni. Prihlásenie urobíte prostredníctvom "Oznámenia zamestnávateľa o poistencoch pri zmene platiteľa poistného na verejné zdravotné poistenie". Pri prvom zamestnancovi registrujete zároveň aj zamestnávateľa. Zdravotná poisťovňa totiž registruje zamestnávateľa až vtedy, keď sa stane platiteľom odvodov.
Registrácia ďalších zamestnancov môže byť v papierovej forme, pokiaľ platiteľ poistného zamestnáva najviac 2 zamestnancov (pozor, nie je podstatný počet poistencov tej-ktorej poisťovne, rozhodujúci je celkový počet zamestnancov). V oznámení uvádzame rodné číslo poistenca, meno, priezvisko a titul. Kód poistenca v tomto prípade je 2.
V prípade, že zamestnanec do zamestnania nenastúpi, musíme pôvodnú prihlášku stornovať.
Daňové povinnosti zamestnávateľa
Nový zamestnávateľ sa stáva platiteľom dane z príjmov zo závislej činnosti. Ak je však už registrovaný pre daň z príjmov právnickej osoby (teda má pridelené DIČ), nemusí sa pre platenie dane zo závislej činnosti registrovať, ani túto skutočnosť daňovému úradu oznamovať.
Počas zamestnávania totiž čakajú zamestnávateľa povinnosti voči daňovému úradu, akými sú podávanie mesačných prehľadov o zrazených preddavkoch na daň či ročného hlásenia o vyúčtovaní dane.
Minimálna mzda a náklady zamestnávateľa
Netreba zabúdať na to, že zamestnávateľ musí poskytovať zamestnancovi mzdu najmenej vo výške minimálnej mzdy, resp. minimálnej mzdy prislúchajúcej pre konkrétny stupeň náročnosti práce. Pre rok 2026 platí minimálna mzda vo výške 915 eur. Zamestnávateľa však v tomto smere zaujíma najviac ukazovateľ ceny práce, teda celkových nákladov, ktoré bude platiť za svojho zamestnanca.
Pre výpočet ceny práce je potrebné okrem hrubej mzdy pripočítať aj odvody platené zamestnávateľom, ktoré sú štandardne vo výške 36,2 % z hrubej mzdy. Zamestnancovi musí zamestnávateľ poskytovať dovolenku, takže s nákladom, kedy zamestnanec dostáva mzdu, ale prácu nevykonáva, treba rátať tiež. Základná výmera dovolenky sú minimálne 4 týždne.
Ostatné benefity a povinnosti
Príspevky na stravovanie a rekreáciu
Povinnosťou zamestnávateľa je aj poskytovanie príspevku na stravovanie. Sumy povinných príspevkov sa kvôli inflácii pomerne často menia, preto si dajte pozor, aby ste vyplácali zamestnancom vždy aktuálnu (aspoň minimálnu) sumu.
Poskytovať rekreačný príspevok musia len tie firmy, ktoré majú aspoň 50 zamestnancov, takže menších zamestnávateľov sa netýkajú. Od roku 2025 majú takíto zamestnávatelia aj novú povinnosť, ktorou je poskytovanie príspevku na športovú činnosť dieťaťa.
Bezpečnosť práce a iné
Medzi ďalšie povinnosti zamestnávateľa patria tie, ktoré súvisia s ochranou a bezpečnosťou zdravia pri práci (BOZP), s ochranou pred požiarmi či v súvislosti s pracovnou zdravotnou službou.
Sankcie za neplnenie povinností
Za neplnenie povinností zamestnávateľovi hrozia pokuty, ktoré sú spravidla upravené intervalom alebo majú stanovený horný strop. V niektorých prípadoch sa môže kontrolný orgán rozhodnúť, či pokutu zamestnávateľovi dá alebo nie, v iných prípadoch je pokuta stanovená povinne zákonom. V sociálnom poistení je zavedený princíp druhej šance, čo znamená, že pokuta sa neuloží, ak si zamestnávateľ splní povinnosť v dodatočnej 7-dňovej lehote. Na registračný list fyzickej osoby je potrebné dať si obzvlášť pozor, nakoľko nedostatky pri jeho náležitostiach patria medzi časté chyby identifikované inšpektorátmi práce. V prípade nesprávneho plnenia registračných povinností zamestnávateľovi môžu byť uložené poplatky za oneskorené plnenie registračných povinností, prípadne iné pokuty. Hrozba sankcií však nie je jediným dôvodom, prečo je potrebné tejto problematike venovať náležitú pozornosť.
Kedy sa obrátiť na odborníkov
Problematika zamestnávania je veľmi široká a zákony, ktoré ju upravujú, majú spolu vyše 1 700 strán. Najlepším riešením môže byť zveriť túto problematiku do rúk odborníkov, pričom im na vybavovanie záležitostí môžete udeliť plnú moc. Treba však upozorniť, že nie všetko vie za vás vybaviť mzdový účtovník. Agendou, od ktorej vás môže odbremeniť, sú najmä výpočet samotnej mzdy, daňové povinnosti či povinnosti voči Sociálnej a zdravotným poisťovniam.
Poznámka: Informácie v tomto článku sú platné k dátumu poslednej aktualizácie a môžu sa meniť v závislosti od legislatívnych zmien. Odporúčame sledovať aktuálne informácie na webových stránkach príslušných inštitúcií.