V dnešnej dobe, keď trh práce neustále osciluje a firmy hľadajú tie najlepšie talenty, sa spôsob, akým komunikujú so záujemcami o prácu, stáva kľúčovým ukazovateľom ich firemnej kultúry a profesionality. Dôležitosť otvorenej a empatickej komunikácie sa prejavuje nielen pri prijímaní nových zamestnancov, ale aj pri oznamovaní negatívnych výsledkov výberového konania. Každý uchádzač, ktorý investuje svoj čas a energiu do prípravy na pohovor a zaslanie životopisu, si zaslúži adekvátnu spätnú väzbu.
Prvé kroky: Pozdrav, účel a nadviazanie na predchádzajúcu komunikáciu
Pri začiatku akéhokoľvek profesionálneho kontaktu, či už ide o prvotnú žiadosť o informácie alebo o odpoveď na predchádzajúcu interakciu, je dôležité zvoliť správny tón a štruktúru. Oslovenie príjemcu menom a nadviazanie na predchádzajúcu komunikáciu vytvára osobný a profesionálny dojem. Príklady ako „Včerajšie stretnutie s Vami bolo príjemné“ alebo neformálnejšie „Dúfam, že sa Vám darí dobre“ môžu pomôcť prelomiť ľady a navodiť priateľskejšiu atmosféru.
Následne je nevyhnutné jasne a stručne ozrejmiť účel komunikácie. Krátky pozdrav a poďakovanie by mali byť nasledované priamym prechodom k veci. Tento prístup nielenže šetrí čas obom stranám, ale zároveň posilňuje profesionálny imidž spoločnosti.
Dôležitosť záverečnej zdvorilostnej formulky
Záverečná zdvorilostná formulka plní kľúčovú funkciu - umožňuje príjemcovi rozhodnúť sa o ďalšom postupe. Veta ako „Vopred Vám veľmi pekne ďakujem za Vašu odpoveď“ alebo „Dajte mi prosím vedieť, čo si o tejto téme myslíte“ dáva priestor na reakciu a zároveň slúži ako jemná výzva k akcii. Týmto spôsobom sa zabraňuje nejasnostiam a potenciálnym nedorozumeniam.
Ukončenie s profesionálnym pozdravom a podpisom
Každá profesionálna komunikácia by mala byť ukončená slušným pozdravom a jasným podpisom. Toto nielenže dodáva komunikácii formálny charakter, ale zároveň poskytuje všetky potrebné kontaktné údaje. Dôkladná kontrola preklepov, gramatických chýb a interpunkcie je samozrejmosťou, ktorá podčiarkuje dôraz na detail a profesionalitu.
Výzvy v náborovom procese: Komunikácia s odmietnutými kandidátmi
Jednou z najcitlivejších oblastí v náborovom procese je oznamovanie negatívneho výsledku výberového konania. Mnohí manažéri sa tejto úlohe vyhýbajú, nevediac, ako ju správne uchopiť. Pritom práve v tejto fáze môže spoločnosť ukázať svoju empatiu a profesionalitu. Formulácia ako „S poľutovaním sme nútení Vám oznámiť, že vo výberovom konaní, ktoré usporiadala naša spoločnosť a ktorého ste sa zúčastnili, bola daná prednosť inému kandidátovi“ by mala byť formulovaná s dôrazom na slušnosť, etiku a profesionalitu, aby bola prijateľná pre uchádzača.
Je dôležité zdôrazniť, že takéto rozhodnutie sa nemusí týkať schopností kandidáta, ale skôr jeho súladu s konkrétnymi požiadavkami danej pozície. „Toto rozhodnutie sa netýka Vašich schopností. Pri takomto formulári je však potrebné dodržiavať zásady slušnosti a etiky a napísať odpoveď takým spôsobom, aby prijímateľ danú skutočnosť akceptoval.“
V prípade, že kandidát spĺňa základné kritériá a existuje potenciál pre budúcu spoluprácu, je vhodné informovať ho o ponechaní jeho životopisu a získať súhlas na spracovanie osobných údajov v súlade s platnou legislatívou (napr. Zákon č. 122/2013 Z.z.).
Empatia a skúsenosti z druhej strany
Vžite sa do situácie uchádzača, ktorý intenzívne hľadá prácu. Mnohí si pamätajú obdobia, keď týždne čakali na odpoveď, alebo sa jej nedostali vôbec. Niekedy bola odpoveď príliš všeobecná. Teraz, keď ste v pozícii zamestnávateľa, máte možnosť túto situáciu napraviť. Dodržiavanie stanovených termínov pre ukončenie výberového procesu, ktoré boli komunikované uchádzačom, je základom dôveryhodnosti.
Email.Zoznam.sk: 4 - Ako napísať e-mail
Dôležitosť definovania kritérií a ich zoradenia
Pred začatím výberového procesu je nevyhnutné jasne definovať požadované vlastnosti a znalosti kandidáta pre danú pracovnú pozíciu. Ich zoradenie podľa dôležitosti pomôže pri objektívnom hodnotení. Aj keď sa vám kandidát zapáči po ľudskej stránke, ak nespĺňa kľúčové kritériá, je potrebné to jasne komunikovať.
Štruktúrovaný náborový proces: Od prvého kontaktu po osobný pohovor
Profesionálny náborový proces môže byť štruktúrovaný nasledovne:
- Prvotné posúdenie životopisov: Uchádzači, ktorí spĺňajú aspoň základné predstavy o kvalite a odbornej spôsobilosti, sú zaradení do užšieho výberu.
- Telefonický rozhovor: Krátky telefonický rozhovor slúži na overenie informácií uvedených v životopise a na spoznanie kandidáta z hľadiska potenciálnej vhodnosti pre pozíciu.
- Osobné stretnutie: Kandidáti, ktorí úspešne prešli telefonickým kolom, sú pozvaní na osobný pohovor.
V tomto kontexte je dôležité oceniť záujem všetkých uchádzačov. „Chcel by som sa ešte takto dopredu poďakovať tým z vás, ktorým už ani nezavoláme, za váš záujem. Verte, že sme si všetky životopisy každého jedného prečítali, vyberali sme s najlepším vedomím a svedomím nielen pre našu firmu, ale aj pre vás samotných.“
Dôvody oneskorenej alebo žiadnej odpovede: Pohľad interných zdrojov
Z praxe vyplýva, že na portáli Profesia.sk sa často objavujú sťažnosti uchádzačov na nedostatočnú komunikáciu zo strany zamestnávateľov. Aj keď HR aplikácie ako Mark môžu pomôcť s automatizovanými odpoveďami, ich využívanie nie je povinné. Spôsob, akým spoločnosť komunikuje s potenciálnymi zamestnancami, je odrazom jej firemnej kultúry.
Hodnotenie RecruitRank na portáli Profesia.sk poskytuje firmám cennú spätnú väzbu a pomáha budovať dobré meno spoločnosti prostredníctvom vzájomnej komunikácie.
Existuje niekoľko dôvodov, prečo sa firmy niekedy neozvú alebo sa ozvú oneskorene:
- Viaceré rozpracované pozície: Recruiter môže pracovať na viacerých pozíciách súčasne, čo znamená, že životopisy sú prehliadané postupne.
- Časový rámec: Doba 5 dní je v mnohých príptoch príliš krátka. Recruiteri často potrebujú zozbierať dostatočný počet životopisov, čo môže trvať týždne. Pracovný proces nezahŕňa víkendy a sviatky. Pri kvalifikovaných pozíciách môže celý proces trvať aj niekoľko mesiacov.
- Nepodstatnosť skorého zaslania CV: Zaslanie životopisu hneď po zverejnení inzerátu nezaručuje okamžitú reakciu. Recruiteri majú aj iné úlohy.
- Kvalita profilu: V prípade nekvalifikovaných pozícií môže byť proces rýchlejší, pri kvalifikovaných pozíciách je dôležitý kvalitný a zaujímavý profil, napríklad na platformách ako LinkedIn.
Čo robiť, ak sa firma neozve?
V prípade, že sa firma neozve do primeraného času (ktorý môže byť aj niekoľko týždňov, najmä pri kvalifikovaných pozíciách), odporúča sa:
- Pokračovať v hľadaní: Vždy je vhodné medzitým hľadať ďalšie pracovné ponuky, aby sa neztrácal čas.
- Overiť termíny: Skontrolovať, či v inzeráte nebol uvedený konkrétny termín ukončenia zberu životopisov.
- Priame informovanie (v prípade menších firiem): V menších firmách, ktoré nemajú dedikovaných recruiterov, je často možné priamo sa informovať o stave žiadosti.
- Aktualizovať profil: Uistiť sa, že profil na pracovných portáloch je aktuálny a atraktívny.
V niektorých prípadoch sa firmy ozvú aj po dlhšej dobe, napríklad po viac ako dvoch týždňoch, aj keď inzerát uvádzal „nástup ihneď“. Niektoré firmy si dávajú čas až mesiac na zozbieranie životopisov a následne pozývajú vybraných kandidátov na prvé kolo.
Komunikácia ako odraz firemnej kultúry
V dnešnej dobe, keď je informovanosť vysoká a možnosti vyhľadávania práce sú rozsiahle, sa spôsob komunikácie stáva kľúčovým faktorom pre budovanie dobrého mena spoločnosti. Neozvať sa vôbec je na Slovensku bohužiaľ často normou, čo vytvára značný rozdiel oproti krajinám ako Česká republika, kde je štandardom ozvať sa do pár dní, aj s odmietnutím. Aj zamietavá odpoveď je odpoveď, ktorá uchádzačovi poskytne istotu a umožní mu efektívnejšie plánovať ďalšie kroky.
Základná slušnosť velí odpovedať všetkým, ktorí prejavili záujem. Aj keď to nemusí byť „osobitná“ pozícia v rámci firmy, odoslanie odpovede trvá len pár sekúnd. Je možné uviesť aj predpokladaný termín, do kedy sa firma ozve, aby kandidát vedel, na čom je.
Flexibilita a dynamika náborového procesu
Náborový proces môže byť veľmi dynamický. Nie vždy je možné vopred určiť, koho presne pozvete na pohovor. Z dvesto životopisov je často ťažké hneď na začiatku vyselektovať sto kandidátov. Niekedy sa objaví životopis, ktorý je okamžite „výhra“ a pohovor sa uskutoční hneď, čo vedie k rýchlemu obsadeniu pozície a stiahnutiu inzerátu.
V takýchto prípadoch je dôležité aj napriek nepredvídateľnosti procesu komunikovať so všetkými uchádzačmi. Aj keď nie je možné rozhodnúť o konkrétnom kandidátovi do posledného dňa, oznámenie o ukončení výberového procesu všetkým, ktorí prejavili záujem, je prejavom rešpektu a prispieva k celkovej kultúre firmy.